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Travel manager: chi è e cosa fa

I viaggi di lavoro oggi sono all’ordine del giorno, soprattutto nelle medie e grandi aziende. Con i rapporti commerciali ed esteri che diventano sempre più importanti, i dipendenti si trovano spesso a dover affrontare trasferte anche lunghe e in posti lontani.

Una buona gestione di queste attività è fondamentale per riuscire a controllare tutte le spese e ottimizzare le risorse a disposizione. Per questo compito, molte aziende si stanno dotando di una figura ormai fondamentale: il Travel manager.

Per capire meglio come quanto professionista sia importante per la corretta gestione delle prenotazioni, della documentazione e del budget aziendale, approfondiremo ora l’argomento attraverso tre passaggi:

  • le caratteristiche del Travel manager;
  • le attività di Travel management;
  • come aumentarne l’efficienza.

Quali sono le caratteristiche del Travel manager

Questa figura professionale è già da diversi anni ben integrata all’interno delle aziende internazionali e va a coprire tutti i compiti legati alla gestione delle trasferte in ogni fase, dalla programmazione del viaggio al rientro in azienda.

Nelle imprese italiane queste incombenze sono ancora oggi seguite per lo più dall’ufficio amministrativo o, addirittura, direttamente dal titolare dell’impresa. Con l’aumentare dei viaggi di lavoro, però, queste necessità burocratiche ed economiche acquistano sempre più peso, sia per il tempo che richiedono, sia per i costi da sostenere.

L’introduzione di un Travel Manager in azienda aiuta proprio a gestire questo tipo di difficoltà, lasciando nelle sue mani molti compiti e decisioni che andrebbero eseguite con cura e conoscenze più approfondite.

Questa figura ha infatti alle spalle solitamente studi di economia e finanza, oltre a esperienze di gestione e organizzazione viaggi. Sono proprio questi elementi a permettere al Travel manager di sapere come gestire le spese dei viaggi d’affari, prendendo accordi con tour operator e ottimizzando al contempo i costi. Il suo obiettivo è sempre trovare il giusto equilibrio tra le esigenze economiche aziendali e le richieste del personale in trasferta.

Per svolgere al meglio queste attività sono necessarie quindi spiccate doti relazionali, ma anche capacità strategiche e di negoziazione. La caratteristica che fa la differenza, però, è la competenza informatica: oggi per prendere decisioni mirate è essenziale poter raccogliere dati verificabili attraverso gestionali avanzati e saperli poi analizzare nel modo più efficace.

 

Le attività di Travel management

 

Il lavoro del Travel manager include moltissimi aspetti aziendali. Come già visto, entrano in gioco molteplici variabili, che vanno gestite seguendo una precisa direzione strategica.

Perché l’azienda possa beneficiare del suo lavoro, questa figura si dovrà occupare delle seguenti attività:

  1. Redigere una travel policy aziendale e farla rispettare
    Questo documento racchiude tutte le regole internamente decise riguardo i viaggi aziendali. Sono regolati quindi gli standard qualitativi delle strutture di soggiorno, come quelli del viaggio e dei pasti a spese del datore di lavoro. È compito del Travel manager anche revisionare periodicamente queste norme perché siano rispondenti alle necessità dell’azienda e dei dipendenti, oltre che calibrate in base al numero di trasferte annuali.
  2. Valutare l’andamento delle spese
    Questo compito prevede l’analisi delle uscite attraverso un sistema di reportistica periodica, che consente di monitorare l’equilibrio tra costi e qualità dei servizi. Proprio grazie a questa funzione analitica è possibile individuare aree che potrebbero generare maggiore risparmio con semplici aggiustamenti amministrativi.
  3. Contrattare con gli attori del settore viaggi
    Come prima cosa il Travel manager si occupa di organizzare gare di appalto per la scelta di un’agenzia viaggi partner, fondamentale per intercettare le offerte più convenienti sul mercato. Proprio in questo senso la collaborazione tra questi soggetti è strategica per assicurarsi tariffe vantaggiose per i pernottamenti e il trasporto.
  4. Ottimizzare i processi aziendali
    Dalle attività precedenti scaturiscono decisioni e cambiamenti che inevitabilmente coinvolgono tutta la struttura aziendale. Spesso ottimizzare significa anche innovare, introducendo sistemi di gestione elettronica documentale che permettono di digitalizzare molti processi, compresi quelli di prenotazione e rendicontazione dei viaggi e delle trasferte.

Come aumentare l’efficienza del Travel manager

 

I compiti di questa nuova figura, come abbiamo visto, sono molti e complessi. La gestione dei dati e della documentazione richiede un notevole sforzo, per questo molti Travel manager si servono di piattaforme di gestione spese e app per le spese di viaggio.

L’automatizzazione dei processi, come accennato, è il modo più efficace per l’ottimizzazione del tempo e dei costi in azienda. L’inserimento di una persona specializzata in queste attività, inoltre, permette di amplificarne i vantaggi, sfruttando appieno tutte le funzionalità di questi sistemi: dalla condivisione e approvazione delle trasferte alla prenotazione e, infine, alla produzione delle note spese.

I software sviluppati ad hoc per queste funzioni, inoltre, rendono accessibile la gestione dei viaggi di lavoro anche ad altre figure interne all’azienda. Per le aziende più piccole che non pensano di aver bisogno di un Travel manager, ma che già notano difficoltà nella gestione di tutti gli aspetti che abbiamo approfondito, un software di gestione delle spese di viaggio è la soluzione più pratica ed efficiente.

In questo panorama, il sistema Captio si distingue per la sua semplicità e le ampie possibilità di integrazione e personalizzazione offerte dal servizio di Validata: grazie al supporto di tecnici esperti, è possibile valutare i costi e i vantaggi dell’integrazione di applicazioni per le spese di viaggio nel proprio sistema contabile e informatico.

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