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Spese di viaggio: limiti di deducibilità in Italia e all’estero

La deducibilità delle spese di viaggio è un tema molto comune tra i lavoratori e merita pertanto un approfondimento per chiarirne modalità e limiti previsti per legge.

Di conseguenza, la deducibilità delle spese viaggio diventa fondamentale anche per quelle aziende che le prevedono per le proprie attività. Un attento sistema di gestione dei costi, il completo controllo sulla propria travel policy e il consapevole trattamento fiscale dei rimborsi sono fattori da tenere in grande considerazione.

Prima di passare in rassegna, però, i limiti di deducibilità e le diverse alternative di rimborso spese di viaggio, è necessario dare una chiara definizione di trasferta. La deducibilità è infatti riconosciuta solamente in caso di trasferta, che bisogna distinguere dal trasferimento: mentre quest’ultimo non prevede un limite temporale e richiede l’identificazione di una nuova sede di lavoro, la trasferta si caratterizza per il rientro alla normale sede lavorativa dopo un tempo circoscritto e definito.

Per questo stesso motivo, non possono essere considerate spese di trasferta quelle che il lavoratore sostiene per recarsi al lavoro, anche se in un comune differente da quello di residenza.

In questo articolo approfondiremo:

  • cosa rientra nelle spese di viaggio;
  • come e quanto spetta per la deducibilità;
  • i diversi sistemi di rimborso.

Cosa rientra nelle le spese di viaggio

Le spese di viaggio sono i costi che un lavoratore sostiene a fronte di una trasferta di lavoro. Si possono quindi nominare il vitto, l’alloggio e il trasporto.

Ognuno di questi costi può essere sostenuto secondo la discrezione del dipendente, in accordo con l’azienda, perciò possono rientrare nelle spese di viaggio quelle per l’automobile, ma anche per treno, taxi, aereo o metro, oltre ai costi di hotel, appartamenti e alle spese sostenute per i pasti durante la trasferta.

Mentre si ha piena libertà sulle modalità di trasferta, per la deducibilità delle spese viaggio esistono delle limitazioni. Proseguendo con la lettura approfondiremo i diversi sistemi di riconoscimento dei rimborsi previsti per legge.

Deducibilità spese viaggio: come e quanto?

Per il rimborso di vitto e alloggio relativo alle trasferte dei lavoratori, esistono tre diversi sistemi di calcolo e assegnazione:

  • rimborso analitico o rimborso a pié di lista;
  • rimborso forfettario;
  • rimborso misto.

Questi sistemi sono regolamentati e distinguono tra trasferta nazionale e trasferta estera, per un corretto calcolo della deducibilità delle spese.

Rimborso analitico (o a pié di lista)

Il rimborso analitico è disciplinato dall’art. 93 comma 3 Tuir, il quale dichiara:

Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero.

Le limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio, secondo il rimborso analitico, prevedono quindi un limite di 180,76€ per le trasferte fuori dal territorio comunale e di 258,23€ per quelle all’estero.

La deducibilità delle spese di trasporto, invece, non prevedono soglie, ma piuttosto riduzioni di validità.

Tutti i costi sostenuti per il veicolo di proprietà o per un’automobile a noleggio durante la trasferta – ad esempio il pedaggio autostradale o il carburante – si possono dedurre dal reddito d’impresa solamente se non si superano i 17 cavalli fiscali o i 20 cavalli in caso di vettura diesel, secondo le tabelle ACI.

Per il rimborso, il lavoratore dovrà presentare i documenti giustificativi di viaggio (fatture, scontrini, biglietti) e riassumerli in una nota spese.

Rimborso forfettario

In alternativa al sistema di rimborso analitico, l’azienda può decidere di riconoscere al lavoratore un rimborso forfettario. Questo consiste nel riconoscimento di una somma indicativa di rimborso per le spese sostenute, senza l’obbligo di presentare documenti giustificativi.

La deducibilità delle spese di viaggio sono disciplinate in questo caso dall’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986, che prevede un limite di 46,48€ al giorno in caso di trasferte fuori dal territorio comunale e di 77,46€ al giorno in occasione di trasferte all’estero.
In questo sistema va sottolineato che gli importi indicati sono giornalieri e non dipendono dalla durata della trasferta, inoltre non sarà obbligatorio documentare le spese di vitto e alloggio ai fini fiscali.

Il rimborso delle spese di trasporto, invece, segue la stessa procedura prevista dal rimborso analitico, integrando le spese forfettarie. Sono quindi esenti da tassazione i rimborsi di trasporto che vengono dichiarati con i rispettivi giustificativi.

Rimborso misto

Quest’ultimo sistema di rimborso delle spese di viaggio sta nel mezzo delle soluzioni previste dal rimborso analitico e da quello forfettario: oltre al rimborso analitico di vitto e alloggio, infatti, al lavoratore viene riconosciuta anche un’indennità di trasferta.

La normativa che ne regola la deducibilità prevede che il datore di lavoro possa aggiungere come indennità esente da tassazione un massimo di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e di 51,65€ al giorno per le trasferte all’estero.

Queste cifre corrispondono a un’indennità forfettaria di 2/3 dei limiti imposti al rimborso forfettario, ma possono essere applicati anche limiti di 1/3 che corrispondono quindi a 15,49€ al giorno per le trasferte in Italia e 25,82€ per trasferte all’estero.

Oltre a queste cifre, anche nel caso del rimborso misto viene riconosciuta al lavoratore la deducibilità delle spese di trasporto. Come per i sistemi precedenti, dunque, è fondamentale la presenza di documenti giustificativi che permettano il calcolo del rimborso secondo le tabelle ACI. 

Per la corretta gestione delle spese di viaggio, ogni azienda dovrebbe dotarsi prima di tutto di un proprio sistema che agevoli il controllo efficace di tali costi. A questo scopo esiste uno specifico strumento, Captio, che permette di gestire in modo completamente digitale tutto il processo legato alle spese di viaggio e alle note spese.

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