E-billing

La fatturazione elettronica, altrimenti detta “e-billing” o “e-invoicing“, costituisce la maggior attrattiva per lo snellimento operativo e la riduzione dei costi in area amministrativa.

La e-bill è una fattura espressa da un file, firmato con firma elettronica avanzata (così da garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità, o non modificabilità, dei dati), dotato d’un riferimento temporale (data di emissione) il cui formato sia leggibile fino al termine del periodo di conservazione.
Viene trasmessa, o messa a disposizione del destinatario, mediante attrezzature e sistemi elettronici. Si considera emessa quando trasmessa al destinatario. Non può essere materializzata lungo il percorso del suo ciclo di vita, dalla sua emissione fino alla sua obbligatoria conservazione.

La Direttiva CE n. 2001/115 prevede per la e-bill l’obbligo di archiviazione mediante attrezzature elettroniche di trattamento e memorizzazione dei dati; da ciò discende l’obbligo d’ottenere il previo accordo del ricevente, cessionario o committente, il quale, accordando, dovrà disporre degli strumenti tecnici atti alla ricezione di e-bill ed alla loro conservazione nello stesso formato ricevuto. La Direttiva 2010/45/Ue del 13 luglio 2010, le cui disposizioni dovranno essere recepite entro il 31dicembre 2012, ribadisce che il previo accordo del ricevente è condizione obbligatoria e vincolante.

L’e-billing può eseguirsi sia in modo destrutturato (semplice inoltro del documento informatico), o, meglio, strutturato (accompagnato dalla struttura dei dati in esso contenuti) così da consentire al destinatario una gestione completamente automatizzata dei documenti, come, ad esempio, la registrazione automatica nel sistema gestionale, senza l’intervento dell’operatore.

Il servizio di e-billing è proposto:

  • con firma dell’emittente
  • con firma dell’emittente-outsourcer
  • in formato PDF/A (formato di eccellenza per la conservazione e leggibilità del documento)
  • in abbinamento col servizio di gestione del previo accordo del ricevente.