riconciliazione-bancaria-perche-automatizzarla

Riconciliazione bancaria: perché conviene automatizzarla

La riconciliazione bancaria è tra le attività più importanti nei reparti contabili delle aziende. Pur non essendo un obbligo fiscale, questa pratica è condivisa da tutte le imprese per una buona gestione finanziaria e per facilitare il bilancio annuale.

La sua evidente rilevanza, però, si scontra sempre più spesso con elementi quali la mancanza di tempo, la necessaria disponibilità di personale e la difficoltà del compito. La riconciliazione bancaria, infatti, se fatta manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel può richiedere molto tempo e un notevole dispendio di energia e risorse.

Oggi, tuttavia, la tecnologia rappresenta un supporto concreto per le attività contabili, grazie a software sempre più precisi e efficaci.

Per capire meglio i motivi per cui una riconciliazione bancaria automatizzata possa essere utile a tutti i tipi di aziende, dalle più piccole alle multinazionali, approfondiamo questo argomento in tre passaggi:

  • cos’è la riconciliazione bancaria;
  • quali sono i vantaggi;
  • perché automatizzare la riconciliazione bancaria.

Cos’è la riconciliazione bancaria e perché è importante


La riconciliazione bancaria è uno strumento per il controllo finanziario aziendale. Con questa attività si mettono a confronto i dati bancari con i movimenti registrati in azienda, per verificare che non ci siano discrepanze e che le risorse economiche vengano gestite nel migliore dei modi.

Questa pratica permette in sostanza di mantenere il pieno controllo sui movimenti finanziari in azienda, tenendo aggiornati i libri contabili rispetto alle movimentazioni registrate dalla banca.

La corrispondenza tra queste due fonti però non sempre coincide: registrando le attività in momenti diversi, difficilmente si avrà un allineamento perfetto. Assieme ai movimenti di conti correnti e carte di credito, infatti, bisogna tenere conto anche delle spese di cassa, quindi in contanti, nelle loro più diverse forme. È poi molto comune che alcuni documenti contabili, quali gli scontrini o le fatture degli acquisti, vengano consegnati in ritardo o addirittura dimenticati, rendendo quindi molto difficoltosa la rendicontazione.

Nonostante la difficoltà del compito, il risultato atteso è sempre la perfetta corrispondenza tra libri contabili ed estratto conto. Errori o mancanze non sono ammessi, per questo la riconciliazione bancaria è un’attività fondamentale, da ripetere frequentemente per evitare il più possibile che si verifichino incongruenze e che diventi difficoltoso risalire alle loro origini.

I vantaggi di una riconciliazione bancaria frequente


È ora chiaro come una corretta riconciliazione bancaria sia fondamentale in una buona gestione aziendale. Lo è ancora di più, però, la costanza di questa operazione: aumentando la frequenza del controllo diminuisce il numero di operazioni contabili da allineare e, di conseguenza, la possibilità di errore.

Se questo è il primo motivo per cui si dovrebbe mantenere una certa costanza e cadenza nella riconciliazione bancaria, è bene sottolineare che questa buona pratica porta anche diversi altri vantaggi.

Il controllo pressoché continuo delle operazioni permette, infatti, di ottimizzare i processi aziendali in modo notevole, oltre a far risparmiare l’impresa. In aggiunta si crea un processo costruttivo di supporto alla contabilità, che potrà contare su una riconciliazione bancaria aggiornata e quindi risolvere in modo veloce alcune tra le più comuni criticità amministrative.

In ogni caso, se l’attività rimane manuale, bisogna comunque tenere in considerazione che l’errore umano è sempre possibile e non può essere annullato. Per agevolare questo compito, e renderlo meno gravoso, fai attenzione ai quattro principali errori commessi da chi si occupa di contabilità.

Li passiamo in rassegna per fornirti un utile strumento di controllo:

  1. La duplicazione di una voce. In questo caso sarà possibile recuperare con facilità l’errore, eliminando una delle due voci.
  2. L’assenza di un movimento. Anche per questo caso sarà possibile recuperare aggiungendo il dato mancante alla riconciliazione.
  3. La virgola nella posizione sbagliata. Una semplice svista che può però determinare discrepanze anche sostanziali. Esiste un semplice metodo per individuare questo tipo di errore: prendendo il numero di squilibrio tra il saldo bancario e i libri contabili, e sommando le singole cifre tra di loro, se otteniamo 9 stiamo parlando di un errore di virgola.
  4. La posizione invertita di due cifre. Anche in questo caso si produce un errore che può essere riconosciuto sommando le cifre che compongono la mancanza: il risultato sarà sempre 9.

Perché è importante automatizzare la riconciliazione bancaria


Come abbiamo visto, esistono alcune accortezze per evitare le più comuni sviste e anche alcuni trucchi per rimediare con più facilità agli errori. Nonostante ciò la riconciliazione bancaria rimane un compito gravoso e di alta responsabilità.

Data la sua importanza, è fondamentale che questo tipo di controllo sia ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati. Ecco perché avere immediatamente a disposizione tutti i documenti necessari alla realizzazione della riconciliazione (estratto conto bancario, scontrini, schede carburante, spese di viaggio, fatture, registro contabile) è un ottimo punto di partenza, senza troppo dispendio di tempo.

Questo è il primo vantaggio derivante da una riconciliazione bancaria automatizzata: il software, dialogando con le altre fonti informatizzate dell’azienda, riesce a presentare in un unico luogo tutti i documenti utili.

Il secondo vantaggio, e anche quello più importante, è che la riconciliazione viene eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando possibili mancanze nella documentazione o errori non dipendenti dalla riconciliazione in sé.

In questo caso gli errori sono completamente assenti, quindi anche l’individuazione del problema sarà più facile e veloce e la revisione della riconciliazione bancaria non sarà più necessaria. Risultato: meno spreco di tempo e di energie, più sicurezza nel controllo finanziario dell’azienda.

Tra i software più avanzati in tema di riconciliazione bancaria vi è senza dubbio Captio, applicazione che permette di automatizzare tutto il processo di allineamento tra spese e pagamenti, tenendo conto sia delle transazioni effettuate in contanti che quelle con carta di credito.

La riconciliazione automatica garantisce, così, un controllo finanziario immediato, senza errori e con estrema facilità.
Captio è un software che può esserti utile, inoltre, anche per moltissime altre funzionalità: scoprile tutte qui oppure contattaci oggi stesso per ricevere maggiori informazioni.