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Riconciliare le e-fatture ai giustificativi di spesa (con un’app)

La fatturazione elettronica tra privati ha introdotto nuove opportunità per semplificare i processi digitali delle aziende e renderli più efficaci.

Tra le possibilità da cogliere vi è, senza dubbio, quella di poter riconciliare le e-fatture ai giustificativi di spesa, tramite sistemi informatici in grado di integrare questi due processi in modo facile e funzionale.

Grazie a strumenti come Captio, di cui siamo rivenditori autorizzati in Italia, oggi è possibile dire addio alla conservazione cartacea di scontrini e fatture, per gestire tutto con una semplice app. Ecco, nel dettaglio, quali sono le opportunità a disposizione.

 

Gestire i giustificativi di spesa con Captio

 

Captio è un software che permette di centralizzare la gestione dei rimborsi spese aziendali in un’unica piattaforma, per un processo uniforme a tutti i dipendenti e, di conseguenza, un controllo dei costi più facile, attendibile ed efficace.

Poter integrare questo strumento con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti (integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013), è un valore aggiunto che permette di digitalizzare l’intero processo di fatturazione e:

  • non sprecare tempo per la gestione delle note spese;
  • evitare errori di compilazione o la tardiva consegna dei giustificativi cartacei;
  • riconciliare le fatture ricevute con i giustificativi cui si riferiscono.

Automatizzare questi processi, rendendo tutto più veloce e intuitivo, consente non solo di risparmiare in modo concreto, evitando incongruenze che possano gravare sulla contabilità dell’impresa, ma anche di investire il tempo guadagnato in attività mirate per creare nuove opportunità di business.

Ma come funziona Captio dal punto di vista operativo? Vediamolo insieme.

 

Digitalizzazione dei giustificativi cartacei con un’app

 

Il funzionamento di Captio è semplice e immediato. Utilizzando l’applicazione dal proprio dispositivo mobile, infatti, basta soltanto fotografare il giustificativo cartaceo: il software, in automatico, è in grado di estrarre i dati riportati e salvare le informazioni in cloud, in un unico gestionale di riferimento per tutti i dipendenti dell’azienda.

Questo significa che ogni collaboratore, in pochi secondi e ovunque si trovi, può raccogliere e inviare i dati per i rimborsi spese che riguardano:

  • scontrini e fatture;
  • spese di soggiorno;
  • rimborsi chilometrici;
  • pagamenti con carte aziendali.

I dati ricevuti dalla piattaforma vengono subito classificati in base a tipologia di spesa, modalità di pagamento o ad altre categorie specifiche, che possono essere create sulla base delle esigenze dell’azienda.

Il processo di digitalizzazione di Captio è pienamente conforme alle direttive stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Questo significa che, una volta memorizzati i dati in formato digitale, non è più necessario conservare i giustificativi cartacei: le fotografie realizzate con Captio hanno validità legale e, di conseguenza, possono sostituire a tutti gli effetti lo scontrino o la fattura cartacea.

Su questo punto si è espressa proprio l’Agenzia delle Entrate, dando parere favorevole alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa (Interpello n. 954-479/2017, presentato da Validata stessa). Per maggiori dettagli, leggi qui i punti salienti della risoluzione n.96 sulle note spese prodotte con Captio.

 

Riconciliare le fatture ai giustificativi di spesa: vantaggi

 

Con l’obbligo di fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, l’amministrazione aziendale (o il commercialista) devono riconciliare le e-fatture ricevute con i pagamenti effettuati.

Utilizzare Captio per la gestione delle note spese, integrandolo con il proprio software di fatturazione elettronica, permette di avere un archivio digitale ordinato e sempre aggiornato, senza correre il rischio di perdere la documentazione cartacea o di riceverla in ritardo.

Questo ha dei benefici concreti per la contabilità dell’impresa, sia in termini di precisione e rapidità nella raccolta dei dati, sia per una maggior accessibilità dei documenti (che devono essere conservati per diversi anni ai fini fiscali).

Rispetto a quello tradizionale cartaceo, il processo digitale della gestione trasferte e delle note spese risulta, di conseguenza, più controllato, trasparente ed efficiente.

Captio è compatibile con Android, iOS, Blackberry e Windows Phone: per saperne di più su come risparmiare tempo, denaro e risorse, scopri il nostro servizio Business Travel & Expense Management oppure contattaci oggi stesso per parlare con uno dei nostri esperti.