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Responsabile conservazione sostitutiva: ruolo, compiti e normativa

Il Responsabile conservazione sostitutiva è una figura professionale d’importanza strategica, per tutte le aziende.

L’avvento del digitale ha semplificato l’archiviazione e la conservazione dei documenti, le fatture elettroniche ne sono un esempio, ma ha reso necessaria l’introduzione di nuove competenze.

Parliamo di “conservazione sostitutiva” perché riguarda la procedura che consente di conservare e gestire documenti in solo formato digitale. Quindi, sia i formati cartacei digitalizzati che i documenti prodotti direttamente in digitale.

Ma chi può svolgere il ruolo di responsabile della conservazione sostitutiva? Quali sono le norme che ne definiscono i compiti, le linee guida e le responsabilità?

In questo articolo, un utile approfondimento per fare chiarezza su questi aspetti e ottimizzare al meglio le tue risorse.

 

Responsabile conservazione sostitutiva: chi può ricoprire questo ruolo

 

La figura del Responsabile Conservazione sostitutiva è regolamentata all’interno della delibera n.11/2004 del CNIPA, poi diventato AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Successivamente, è stata aggiornata con il Decreto del Presidente del Consiglio, datato 3 dicembre 2013, dove vengono definiti ruoli, responsabilità e processi di conservazione.

L’articolo 5 del Decreto è un punto saliente, perché definisce i “modelli organizzativi della conservazione” e chiarisce dove e da chi può essere svolta la conservazione digitale. Nello specifico, il processo di conservazione sostitutiva può essere svolto all’interno della struttura organizzativa di chi produce i documenti digitali, oppure può essere esternalizzato ad altri soggetti (pubblici o privati).

Nel caso di aziende, associazioni, enti, ecc., il Responsabile può essere:

  • un collaboratore interno, un socio o un amministratore.
  • un soggetto esterno (una società specializzata nella conservazione sostitutiva professionale, con delega delle responsabilità di conservazione).

 

Responsabile conservazione sostitutiva: quali compiti deve svolgere

 

Il Responsabile della conservazione è tenuto a collaborare con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici.

Dovrà sviluppare sinergie e competenze che gli consentano di svolgere al meglio i propri compiti:

  1. definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in relazione alla tipologia dei documenti da conservare;
  2. gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa;
  3. generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  5. monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
  7. adottare le misure necessarie a rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione, per garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici. Inoltre, se necessario, dovrà occuparsi di ripristinare le corrette funzionalità e monitorare la possibile obsolescenza dei formati in uso;
  8. provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
  9. adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  10. assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento (per esempio, un notaio), garantendogli l’assistenza e le risorse necessarie per svolgere le sue attività;
  11. assicurare agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie, per svolgere le attività di verifica e di vigilanza;
  12. provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti richiesti;
  13. predisporre il manuale di conservazione e curare l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

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Cos’è il manuale operativo di conservazione

 

Il Responsabile Conservazione sostitutiva è tenuto a redigere, aggiornare e seguire le modalità operative definite nel manuale operativo di conservazione.

Il manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, che deve essere aggiornato periodicamente, e contiene l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a norma, la descrizione delle architetture e infrastrutture utilizzate, le persone coinvolte e i ruoli ricoperti.

Oltre, chiaramente, a tutte le misure di sicurezza adottate e alle informazioni utile alla gestione e verifica del sistema di Conservazione sostitutiva.

Perché affidarsi a un Responsabile del servizio di Conservazione esterno

Il processo di Conservazione sostitutiva richiede competenze tecniche e un costante aggiornamento, per restare in linea con l’evoluzione delle normative. Hai bisogno di tempo, di ottimizzare i processi e le risorse interne: una mole di lavoro che implica capacità e conoscenze informatiche, archivistiche e legali.

Ecco perché avere un partner affidabile, cui delegare le responsabilità e la gestione della Conservazione sostitutiva, ti permette di beneficiare di tecnologie all’avanguardia e competenze specializzate.

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