Nota-spese-trasfertisti-e-conservazione-elettronica-interpello-388-2019

Nota spese e conservazione elettronica: interpelli 388 e 403 del 2109.

In merito alla possibilità di gestire digitalmente le note spese, l’Agenzia delle Entrate si è espressa per la prima volta in senso favorevole con:

  • risposta a interpello di Validata, nr. 954-479/2017;
  • risoluzione nr. 96/2017.

Nonostante che la risoluzione già detti delle chiare linee guida per chiunque intenda dare attuazione ad un processo compliant, l’Agenzia ha ora ritenuto di dare:

  • risposta (nr. 388 del 2019-09-20) ad una “società di consulenza istante, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti …” che compiono trasferte;
  • risposta (nr. 403/2019) ad un gruppo di società con 400 persone.

Le due risposte ricalcano quella già data a Validata due anni prima, così come i contenuti della risoluzione, ma con la differenza che introducono un’identica alea: “Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta alla sua adozione.”. L’alea è insita nella possibilità che quanto non è stato possibile verificare con l’interpello lo diventi in altra sede.

E’ così rappresentato dall’Agenzia – e neppure velatamente – il rischio che al Contribuente, in sede di verifica fiscale, possa essere chiesta dimostrazione di conformità del processo adottato, con presumibile focus sulle imprescindibili caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle immagini dei giustificativi analogici di spesa.

Non si può non rilevare che l’Istante riferibile alla risposta 403, afferma che tali caratteristiche sarebbero garantite dal momento in cui il documento è versato in un sistema di conservazione, dunque ben dopo il momento iniziale di formazione del documento informatico, che coincide con l’acquisizione dell’immagine.
E se nel mentre tra lo scatto / scansione e l’avvenuta archiviazione elettronica conservativa fosse possibile modificare o sostituire il documento?
Si può pensare di garantire una parte, anziché il tutto, d’un processo? No. E neppure l’Agenzia deve averlo pensato, tanto da riservarsi facoltà di verifica.
Anche per questo Validata ha inserito l’intero proprio originale processo nello scopo della certificazione ISO/IEC 27001:2013.

Diversamente dalle risposte ottenute dai non meglio precisati Istanti, la risposta al processo sottoposto da Validata all’Agenzia delle Entrate è stata pienamente favorevole, senza alcuna alea.
Ne deriva che il Contribuente che utilizza il processo che Validata attesta essere fiscalmente conforme, è pienamente tutelato non avendo in capo alcun obbligo e onere di dimostrazione.

Gli interpelli sono come le ostriche: non tutte racchiudono una perla e non tutte le perle hanno pari valore, …occorre guardarci dentro!

Per saperne di più, non esitare a contattarci.