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Gestione Elettronica Documentale: cos’è e perché ti serve

Nello svolgimento di ogni attività è l’organizzazione a determinare il successo e l’efficienza dei processi.

È così nella vita quotidiana, dove una buona calendarizzazione degli impegni scandisce il ritmo delle giornate, ed è così anche nelle aziende, dalle più grandi a quelle di piccole dimensioni, dove non può esistere successo senza un’attenta osservazione dei processi e l’implementazione di meccanismi per una gestione efficiente.

In tutte le imprese ci sono flussi che hanno bisogno di essere migliorati, di essere ripensati e – perché no – anche aiutati. Nel caso della gestione documentale, infatti, tutte le attività connesse possono oggi essere riviste grazie a strumenti digitali, rese più snelle e più efficaci nello svolgimento delle attività amministrative.

Se pensi sia arrivato il momento di migliorare in modo netto la gestione documentale in azienda, questa è la lettura che fa per te.

In tre semplici passi chiariremo:

  • cos’è la gestione documentale;
  • perché vale la pena investire nella gestione documentale;
  • perché scegliere la Gestione Elettronica Documentale.

Cos’è la gestione documentale

Sempre presente in ogni azienda, diventa un incubo quando non è gestita con metodo e non segue un workflow fluido ed efficace. Stiamo parlando della gestione documentale, ovvero della produzione, distribuzione e conservazione di tutti quei documenti amministrativi (e non solo) che ogni giorno vengono prodotti dalle aziende.

Il ciclo di vita di questi documenti non è semplice e richiede molto lavoro, dalla loro creazione alla loro successiva gestione. Ogni documento infatti, dopo un’accurata redazione, deve essere distribuito o scambiato con le parti interessate, siano esse pubbliche o private.

Una volta assolto il loro scopo pratico, questi materiali devono essere poi conservati nel tempo (e a norma di legge) per permetterne la consultazione e avere sempre una riprova di quanto sottoscritto.

I documenti che richiedono questo tipo di processo sono ad esempio le fatture, le circolari interne, le autorizzazioni, i contratti. Tutti documenti per i quali servono attenzione e soprattutto organizzazione, per una corretta amministrazione aziendale.

Perché investire nella gestione documentale

Come avrai già intuito, i vantaggi di una buona gestione documentale sono molti. La documentazione è una parte fondamentale della quotidianità aziendale, dunque ottimizzare il flusso dei processi può fare la differenza.

In termini pratici, sono principalmente tre i motivi per cui un’azienda dovrebbe investire nella gestione documentale:

  1. calo dei costi, dovuto alla semplificazione e all’ottimizzazione dei processi aziendali interni. Con un’attività centralizzata e monitorata in modo inequivocabile è infatti possibile ridurre a zero gli errori e le inefficienze;
  2. sicurezza nella conservazione dei documenti, senza il pericolo che i contenuti vengano alterati o modificati. La conservazione con sistemi automatizzati non prevede infatti la possibilità di intervenire sui materiali archiviati, rendendo quindi più sicuro l’intero processo di gestione di questi importanti documenti;
  3. disponibilità immediata di tutti i documenti grazie alla loro archiviazione. Con l’avvento della digitalizzazione, infatti, tutto questo patrimonio amministrativo può essere facilmente recuperato associando il sistema all’archiviazione in remoto.

Come visto in quest’ultimo punto, l’avvento di sistemi elettronici ha regalato alle aziende molte e importanti possibilità.

Sempre con riferimento alla gestione della documentazione, vanno citati anche i vantaggi legati alla riduzione degli spazi necessari all’archiviazione, alla ricerca veloce dei documenti archiviati e al risparmio sulla carta (con conseguente riduzione degli sprechi).

Perché scegliere la Gestione Elettronica Documentale

Abbiamo finora parlato di gestione documentale, ma cosa si intende esattamente quando si parla di Gestione Elettronica Documentale?

Qualche accenno è stato già fatto, ma una definizione è d’obbligo per chiarire non solo di cosa si tratta ma anche i vantaggi che ne derivano.

La Gestione Elettronica Documentale, in inglese Document Management System (DMS), si riflette in software per la gestione documentale. Il flusso di lavoro legato alla gestione dei documenti viene organizzato a partire da un sistema automatizzato per l’ottimizzazione dei processi amministrativi.

Tutto quello che finora hai gestito internamente, con un notevole dispendio di tempo, può essere snellito attraverso il supporto di questi sistemi documentali. Come detto, dalla creazione all’archiviazione, questi documenti vengono trattati per rispondere alle necessità di ottimizzazione e velocizzazione.

Trovare un sistema adatto alle singole necessità aziendali, però, non è affatto semplice. Ogni impresa ha esigenze particolari, a seconda dei meccanismi interni e dell’organizzazione aziendale stessa. Per questo non è sufficiente munirsi di uno strumento qualsiasi, ma è necessario strutturare un sistema personalizzato.

Se fino a 10 anni fa tutto questo richiedeva un buon numero di impiegati e il dispendio di molto tempo, l’evoluzione tecnologica permette oggi di adattare i migliori sistemi di Gestione Elettronica Documentale alle tue esigenze.

I vantaggi sono subito evidenti: minori sprechi ed errori, l’automazione dei processi più impegnativi o dispendiosi, l’ottimizzazione dei processi amministrativi per una migliore gestione dell’apparato burocratico e delle finanze.

Se pensi che un sistema di Gestione Elettronica Documentale possa agevolare anche la tua azienda, affidati al supporto del nostro team: contattaci oggi stesso per sapere come possiamo applicare al meglio le nostre soluzioni alla tua attività.