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Gestione del tempo: 3 consigli per ottimizzare le attività

Rendere efficaci i processi aziendali significa gestire il tempo a disposizione al meglio per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Il mercato del lavoro è sempre più frenetico e multitasking: la tecnologia si evolve in modo costante, semplificando e velocizzando le azioni a una velocità impensabile anche solo fino a qualche anno fa.

Ecco perché, oggi, una delle esigenze più sentite dalle imprese è quella di ottimizzare le attività per:

  • evitare di sprecare tempo inutilmente
  • avere sotto controllo gli impegni e i progetti da portare a termine 
  • velocizzare i processi senza rinunciare alla qualità del lavoro

In questo articolo abbiamo individuato alcuni fattori da tenere in considerazione per una gestione del tempo e delle attività più efficace. Ecco qualche consiglio.

1) Stabilire delle priorità per pianificare il lavoro

Gli impegni quotidiani possono essere tanti, ma non tutti hanno lo stesso peso: sia in termini di importanza che di tempo da dedicare.

Pianificare le attività, ordinandole in base alle priorità, può aiutare nel seguire un programma più preciso e nell’avere sotto controllo ciò che devi fare. Certo, ci sono situazioni inaspettate che possono emergere in un secondo momento, ma proprio per questo avere un quadro definito degli impegni permette di gestire al meglio l’imprevisto e sapere come e dove inserirlo.

È possibile ragionare in due modi: una pianificazione settimanale generale, che tenga conto solo delle attività davvero imprescindibili, e una giornaliera – più specifica – dove fare il punto della situazione a inizio mattinata, creando una to-do-list degli impegni in ordine di priorità. In certi casi, può essere utile anche rivedere questa lista a metà giornata, a seconda delle nuove esigenze emerse in corso d’opera.

2) Gestione del tempo efficace: eliminare gli sprechi

Ci sono mansioni che necessitano di attenzione immediata e che vanno portate a termine il prima possibile, altre che possono essere affrontate in un secondo momento e altre ancora, invece, che si rivelano essere solo perdite di tempo.

La matrice di Eisenhower è un modello utile nella definizione di questi parametri. Dividendo un foglio in quattro quadranti, vi andranno inserite le diverse attività in base alle seguenti caratteristiche:

  • urgente e importante (crisi)
  • non urgente ma importante (opportunità)
  • urgente ma non importante (inganno)
  • non urgente e non importante (spreco)

In questo modo, risulteranno più chiari quegli elementi che rischiano di sottrarre tempo prezioso ai lavori più importanti.

Eliminare gli sprechi di tempo permette una pianificazione del lavoro più efficace e senza distrazioni. Un esercizio utile per una miglior definizione di ciò che è urgente e/o importante, può essere quello di annotare il tempo dedicato ad ogni attività, una volta portata a termine: basterà farlo per una o due settimane, in modo da avere una panoramica reale di quali sono gli impegni che occupano la maggior parte della giornata.

3) Utilizzare gli strumenti adeguati per ottimizzare i tempi

Impiegare strumenti efficaci, nel proprio lavoro, garantisce non solo una riduzione dei tempi ma anche risultati migliori.

Con l’evoluzione del digitale, molte attività possono essere semplificate e, al tempo stesso, assicurare performance nettamente migliori.

Ad esempio, digitalizzare la gestione delle trasferte e delle note spese, permette all’azienda di:

  • ridurre i tempi
  • ottimizzare le procedure
  • ridurre gli errori (e, di conseguenza, risparmiare in modo concreto)  

Rispetto al tradizionale processo cartaceo, dunque, quello digitale risulta più controllato, trasparente ed economico.

Un’efficace organizzazione del tempo passa anche dalla conoscenza delle innovazioni e dall’apertura a nuovi strumenti: per saperne di più su Captio, applicazione per smartphone e tablet di cui siamo rivenditori e integratori ufficiali in Italia, leggi qui di cosa si tratta oppure contattaci.