Regime forfettario 2020: le novità in arrivo

Importanti novità sono in arrivo per i detentori di Partita IVA in regime forfettario.

Anche se resta confermato il sistema di detrazioni a forfait che caratterizza da qualche anno la quota imponibile del reddito per questa categoria, la Legge di Bilancio 2020 introduce una forte stretta sui requisiti di accesso e l’abolizione definitiva della flat tax al 20% per i ricavi superiori ai 65.000 euro.

Importanti cambiamenti ci saranno anche per la fatturazione elettronica. Queste scelte sono state attuate con la volontà di ridurre la pressione tributaria, semplificare gli adempimenti fiscali e ostacolare in modo ancora più forte le evasioni.

Per capirne di più, in questo articolo abbiamo approfondito:

  • le principali novità per il 2020 per il regime forfettario;
  • la fatturazione elettronica per il regime forfettario;
  • come organizzarsi per gestire queste novità.

 

Regime forfettario: novità per il 2020

 

La principale novità riguarda i vincoli che entrano in gioco per chi vuole aprire Partita IVA in regime forfettario nel 2020 o chi l’ha fatto nel 2019.

Mentre la soglia di ricavi e compensi rimane bloccata a 65.000 euro, senza variazioni, la tassazione agevolata del 15% sarà soggetta al rispetto di alcuni requisiti riguardanti le spese per personale dipendente e i redditi da lavoro dipendente, assimilati o pensioni.

Per chi sostiene spese in regime forfettario per personale dipendente e lavoro accessorio, queste non dovranno essere superiori ai 20.000 euro lordi l’anno.

Allo stesso modo, gli appartenenti a questo regime non potranno percepire redditi da lavoro dipendente, assimilati o pensioni per un importo complessivo superiore ai 30.000 euro annui.

Diventa di fatto più complicato gestire piccole attività in regime forfettario, ma i vantaggi legati a una gestione personale del proprio lavoro non subiscono grandi variazioni.

 

La fatturazione elettronica per il regime forfettario

 

La fattura elettronica è stata la grande protagonista fiscale del 2019. Questa nuova modalità introdotta per gli scambi tra privati ha lasciato però scoperta una buona porzione di professionisti e imprese, tra cui i regimi forfettari.

Il tema dell’introduzione anche per le Partite IVA agevolate è stato uno dei principali motivi di discussione negli scorsi mesi riguardo la nuova Legge di Bilancio. Per il momento non vi è, in ogni caso, nessuna obbligatorietà nei confronti delle Partita IVA in regime forfettario, ma vi è comunque un’importante novità.

Si era vociferata, infatti, l’introduzione obbligatoria della fattura elettronica per fatturati superiori ai 30.000 euro annui, invece la scelta è ricaduta sulla possibilità di introdurla in modalità facoltativa ancora per il 2020.

La fatturazione elettronica resta quindi facoltativa, ma ci saranno grandi vantaggi per chi l’adotterà in via spontanea. Con la Legge di Bilancio 2020 è stato infatti introdotto un regime premiale, che incentiva l’uso della fattura elettronica riducendo di un anno i termini di accertamento fiscale da parte dell’Agenzia preposta.

In sostanza, da quanto si evince dal Decreto collegato alla manovra, chi passerà alla fatturazione elettronica potrà beneficiare di uno “sconto” sul periodo previsto per legge di accertamento fiscale. Invece dei canonici 5 anni, l’Agenzia potrà recapitare un avviso solamente entro 4 anni.

Con un controllo più diretto della fatturazione anche per le attività a regime agevolato, quindi, l’obiettivo è quello di ridurre gli accertamenti e sfruttare la collaborazione dei contribuenti più virtuosi.

 

Come si dovranno organizzare i titolari di partita IVA

 

Dal punto di vista gestionale, sia avvicina anche per i regimi forfettari il momento di “convertirsi” ai nuovi sistemi di automazione.

Affacciarsi a questo panorama ora, dopo il primo approccio delle grandi aziende, è di fatto un vantaggio per imprese e professionisti che finora si sono organizzati secondo modalità più tradizionali. In un anno sono molti i sistemi messi a punto e collaudati per una corretta rendicontazione automatizzata della documentazione fiscale.

Le piattaforme amministrativo-gestionali, infatti, sono di grande supporto nella creazione di fatture partendo da modelli preimpostati, facili da redigere e da inviare secondo le direttive dell’Agenzia delle Entrate. In sistemi avanzati, inoltre, queste funzioni sono state ulteriormente implementate con servizi che riguardano la gestione di altri documenti fondamentali a livello aziendale, come le trasferte e le note spese.

Uno tra i più completi sul mercato nasce dalla sinergia tra il sistema Captio e il valore aggiunto offerto da Validata che, oltre a offrire un servizio completo per l’archiviazione della documentazione digitale, può essere integrato e personalizzato con diverse funzioni, a seconda delle singole necessità.

La flessibilità di tali strumenti ne rende quindi utile l’utilizzo anche ad attività e liberi professionisti che, dovendosi pian piano avvicinare a questi nuovi sistemi, possono avere accesso a una gestione semplificata e digitalizzata della propria documentazione ai fini fiscali.

Vuoi avere maggiori informazioni sul servizio personalizzato che possiamo offrirti? Contattaci oggi stesso per parlare con un nostro professionista.

 

Strumenti efficaci per il controller finanziario

Il controller finanziario è una delle figure più strategiche all’interno di un’azienda. Che si tratti di una grande multinazionale o di una piccola azienda a conduzione familiare, la corretta gestione delle finanze e delle spese permette, infatti, di ottenere enormi benefici in termini organizzativi ed economici.

Conoscere meglio il ruolo del controller finanziario e gli strumenti di nuova generazione a sua disposizione per l’analisi delle performance è fondamentale ai fini del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In questo articolo chiariremo l’argomento attraverso tre punti:

  • di cosa si occupa il controller finanziario;
  • quali sono gli strumenti più efficaci per il controller finanziario;
  • quali sono i vantaggi di questi strumenti.

Di cosa si occupa il controller finanziario

Partiamo innanzitutto con la definizione di questa figura. Il controller è colui che all’interno di un’azienda mette in atto attività specifiche per il costante monitoraggio delle performance.

Esistono diverse tipologie di controller in base all’ambito aziendale di competenza. Il controller finanziario, come dice la parola, è quel professionista che si occupa del controllo finanziario della società. Di fatto è quel ponte che unisce la gestione aziendale con l’ufficio contabilità.

Nel suo lavoro, il controller finanziario si occupa principalmente di controllare la redazione di alcuni importanti documenti come il bilancio annuale, per dare un supporto sia a livello contabile e fiscale che di consulenza. Il suo, infatti, non è un ruolo puramente operativo, ma si inserisce nell’organico per rendere sicuro il rispetto degli obiettivi finanziari.

Questa funzione di “supervisore” è continuativa nel tempo: solo in questo modo, infatti, è possibile individuare errori, sbandamenti e anche opportunità di miglioramento. In questa attività, quindi, sono fondamentali documenti di reportistica, come relazioni e altre informazioni da far avere alla direzione della società.

Risulta più chiaro, ora, come il lavoro di questa figura sia strettamente collegato all’infrastruttura aziendale e a strumenti specifici di controllo sulle attività e sulle finanze. In questo contesto, il controller finanziario deve avere a sua disposizione sistemi informativi evoluti che gli permettano di avere una panoramica corretta delle finanze aziendali e di gestire quindi in tempo reale anche azioni di tesoreria e supervisione dei fondi.

Gli strumenti di ultima generazione per il controller finanziario

Lo svolgimento di tutti i compiti prima citati richiede un’ampia preparazione, non solo teorica circa la gestione finanziaria ma anche tecnica per l’utilizzo di alcuni strumenti specifici.

Tra gli strumenti più richiesti per l’attività di controller finanziario ci sono, ad esempio, i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) oltre a quelli che, integrati nel sistema informatico aziendale, permettono un controllo di gestione integrato.

I dati grezzi, infatti, sono oggi risorse imprescindibili per la valutazione delle performance finanziarie. Informazioni molto semplici come quelle riguardanti le spese di trasferta, ad esempio, possono fare la differenza se trattate per produrre informazioni utili e aggiornate.

Per non interpretare dati già superati, esistono oggi sistemi di analisi capaci di elaborare informazioni in tempo reale a partire da database aziendali informatizzati. L’offerta di Validata, ad esempio, ti permette di sfruttare gli analytics di Qlik Sense (standard o custom) elaborati in tempo reale a seconda dei dati presenti su Captio o su altri database.

I vantaggi di strumenti efficaci per il controller finanziario

I vantaggi legati all’utilizzo di uno strumento come Qlik Sense, integrato nell’offerta di Validata, sono davvero molti.  

Tra i principali vi sono:

  • possibilità di accedere da qualsiasi dispositivo;
  • trasformare immediatamente i dati in conoscenza, grazie a un’interfaccia esaustiva e intuitiva;
  • giustificare mosse strategiche grazie all’azione di costante monitoraggio;
  • controllare le spese aziendali e definire, quindi, policy più adeguate sulla base dei dati storici;
  • creare proiezioni future e simulazioni di scenari ipotetici, diversi da quelli attuali;
  • indicare in modo preciso le spese che richiedono di essere messe a budget;
  • produrre una reportistica avanzata e accattivante, già pronta per essere presentata alla direzione generale, in modo completo e professionale.

Questo è solo uno dei tanti aspetti che Validata può permetterti di semplificare e automatizzare con il proprio servizio.

Se vuoi saperne di più, leggi questo articolo sui vantaggi di una gestione efficace con un’app per le spese di viaggio oppure contattaci per avere maggiori informazioni.

 

Nota spese e gestione elettronica: risposte AdE nr. 388, 403 e 417 del 2019

Già in altri approfondimenti abbiamo parlato dell’efficacia di soluzioni digitali per la gestione aziendale, come le app per le spese viaggio.

L’evoluzione verso strumenti automatizzati è in atto, ma non bisogna guardarla con diffidenza: questi cambiamenti sono un utile supporto alla gestione aziendale e vengono scelti perché permettono di risolvere molti dei problemi legati alle norme vigenti, all’archiviazione e alle tempistiche sempre più ristrette legate agli aspetti amministrativi.

A questo proposito è intervenuta anche l’Agenzia delle Entrate, che ha definito alcuni punti fermi nella regolamentazione del processo di dematerializzazione di documenti fiscali relativi alle note spese dei trasfertisti, siano essi dipendenti o professionisti.

Dopo l’avvento della fatturazione elettronica, l’obiettivo ormai noto è quello di realizzare un vero e proprio sistema completamente digitale e integrato ai sistemi aziendali.

Con le risposte 388, 403 e 417 del 2019, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito ancora una volta alcuni aspetti legati all’archiviazione e dematerializzazione dei documenti di trasferta attraverso sistemi digitali (introducendo però un’alea, non presente nel processo sottoposto da Validata, che ha ricevuto risposta pienamente favorevole dall’AdE). Vediamo, nel dettaglio, di cosa si tratta. 

Nota spese analogiche

La gestione delle note spese è seguita dall’ufficio amministrazione delle singole aziende, che definiscono le modalità, il formato e le informazioni necessarie a dimostrare le spese sostenute dai lavoratori durante una trasferta, in modo da permettere una corretta gestione dei rimborsi e dei giustificativi.

Lasciando da parte alcune specifiche richieste delle singole aziende, in generale le note spese sono composte da alcuni campi ricorrenti: le voci di spesa, il metodo di pagamento utilizzato, l’importo versato e la data di transazione.

Gli altri campi, invece, possono essere aggiuntivi. Informazioni come il riferimento al cliente associato o il numero della richiesta di trasferta, pur non essendo fondamentali per la compilazione delle note spese, possono essere utili a livello gestionale interno per snellire il processo di registrazione e rimborso.

Questo sistema prevede, però, un impegno diretto dei trasfertisti. I documenti compilati devono essere prontamente presentati all’amministrazione, corredati da scontrini, fatture e giustificativi di vario genere.

Un processo che appare semplice, ma che può diventare di complessa gestione e particolarmente scomodo per chi viaggia per lavoro.

Note spese digitali

In merito alla possibilità di gestire digitalmente le note spese, l’Agenzia delle Entrate si è espressa per la prima volta in senso favorevole con:

  • risposta a interpello di Validata, nr. 954-479/2017;
  • risoluzione nr. 96/2017.

Nonostante che la risoluzione già dettasse delle chiare linee guida per chiunque intendesse attuare un processo compliant, l’Agenzia ha recentemente ritenuto di dare risposta a nuovi interpelli:

  • risposta (nr. 388 del 2019-09-20) ad una “società di consulenza istante, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti …” che compiono trasferte;
  • risposta (nr. 403/2019) ad un gruppo di società con 400 persone;
  • risposta (nr. 417/2019) ad una società che gestisce un elevato numero di note spese.

Le tre risposte ricalcano quella già data a Validata due anni prima, così come i contenuti della risoluzione, ma le prime due si differenziano in quanto introducono un’identica alea: “Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta alla sua adozione”.
La terza risposta contiene, pur con parole diverse, la stessa alea delle prime due.
L’alea è insita nella possibilità che quanto non è stato verificato con l’interpello possa esserlo in altra sede.

Per ben tre volte in due mesi l’Agenzia ha rappresentato – e neppure velatamente – il rischio che al Contribuente, in sede di verifica fiscale, possa essere chiesta dimostrazione di conformità del processo adottato, con presumibile focus sulle imprescindibili caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle immagini dei giustificativi analogici di spesa.

Non si può non rilevare che l’Istante riferibile alla risposta 403, afferma che tali caratteristiche sarebbero garantite dal momento in cui il documento è versato in un sistema di conservazione, dunque ben dopo il momento iniziale di formazione del documento informatico, che coincide con l’acquisizione dell’immagine.

E se nel mentre tra lo scatto / scansione e l’avvenuta archiviazione elettronica conservativa fosse possibile modificare o sostituire il documento? Si può pensare di garantire una parte, anziché il tutto, d’un processo? No. E neppure l’Agenzia deve averlo pensato, tanto da riservarsi facoltà di verifica.

Anche per questo Validata ha inserito l’intero proprio originale processo nello scopo della certificazione ISO/IEC 27001:2013.

Diversamente dalle succitate risposte ottenute dai non meglio precisati Istanti, la risposta al processo sottoposto da Validata all’Agenzia delle Entrate è stata pienamente favorevole, senza alcuna alea.

Ne deriva che il Contribuente che utilizza il processo che Validata attesta essere fiscalmente conforme, è pienamente tutelato, non residuando sullo stesso alcun obbligo e onere di dimostrazione.

Gli interpelli sono come le ostriche: non tutte racchiudono una perla e non tutte le perle hanno pari valore, …occorre guardarci dentro!

Per saperne di più, non esitare a contattarci.

Certificazione ISO 27001: cos’è e perché è importante

Una gestione automatizzata e digitale è sempre più importante all’interno dei sistemi aziendali. Soprattutto in ambito amministrativo, infatti, permette di agevolare notevolmente il lavoro, sia per il personale che per i dipendenti.

Quando si parla di questi sistemi, però, c’è un tema fondamentale da tenere sempre a mente: la sicurezza dei dati. Allo scopo di regolamentare proprio questo aspetto, la legge ha previsto la certificazione ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni trattate in ambito aziendale.

Per approfondire questo importante argomento, questo articolo chiariremo:

  • cos’è la certificazione ISO 27001;
  • requisiti e vantaggi della certificazione;
  • perché è importante anche per la tua azienda.

Cos’è la certificazione ISO 27001

La certificazione ISO 27001 è uno standard normativo internazionale che verifica e attesta la sicurezza delle informazioni raccolte e gestite all’interno di un’organizzazione.

Nel documento di riferimento “Information security management system – Requirements” (ISMS) sono definiti gli attributi richiesti a un SGSI, ovvero un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni, per garantire controlli di sicurezza adeguati e calibrati in base alla specifica attività aziendale.

Questa certificazione, oltre a garantire la protezione dei dati, è fondamentale per creare maggiore fiducia verso l’azienda da parte dei clienti e dei dipendenti, che quotidianamente le affidano le loro informazioni.

In questo senso l’ISO 27001 può essere concepito come un punto di riferimento per la garanzia di riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni, oltre alla conformità legale.

A chi viene riconosciuta e i vantaggi della certificazione ISO 27001

Come per ogni certificazione, l’idoneità è concessa a seguito di una valutazione da parte di esperti appartenenti a enti di certificazione accreditati e indipendenti. Questo processo è teso alla verifica concreta che l’azienda stia rispettando le best practice previste dalla norma e che i sistemi informativi siano in grado, quindi, di proteggere i dati in modo adeguato.

L’attribuzione dell’idoneità si basa principalmente sul calcolo del rischio, eseguito in modo sistematico e periodico per attestare la continua validità dell’SGSI e prevenire eventuali minacce alla sicurezza.

Un sistema certificato di gestione della sicurezza delle informazioni è in grado di proteggere qualsiasi tipo di dato, da quelle riportate in forma cartacea o elettronica, a quelle che riguardano la sfera personale oltre che aziendale.

Avere un sistema certificato ISO 27001 comporta per le aziende diversi vantaggi, che si possono riassumere in tre punti principali:

  • continuità: con il controllo periodico del rischio e della conformità legale, l’azienda certificata ha la sicurezza di poter proseguire la propria attività senza pericoli, evitando tempi di inattività dovuti a minacce alla sicurezza o accertamenti;
  • legalità: essere certificati comporta anche una maggiore consapevolezza delle norme e dei parametri da rispettare nella propria attività, internamente e nel rapporto con i clienti; inoltre permette di evitare il rischio di sanzioni e problemi giudiziari;
  • credibilità: una certificazione rilasciata da enti indipendenti, secondo standard internazionali, dà maggiore credibilità all’azienda, soprattutto nella garanzia del trattamento delle informazioni.

Perché la certificazione ISO 27001 di Validata riguarda anche la tua azienda

Come accennato, oggi le aziende si appoggiano a innumerevoli servizi e strumenti che agevolano lo svolgimento dell’attività anche nelle pratiche burocratiche.

Proprio la delicatezza dei dati trattati rende fondamentale la presenza di una certificazione che tuteli la sicurezza delle informazioni e il loro trattamento.

Il riferimento è ad esempio ai sistemi di gestione elettronica documentale, che vedono implicata la condivisione di dati sensibili e la necessità di proteggerne l’archiviazione.

In questi processi è fondamentale avere la certezza dei servizi cui si fa affidamento: il sistema di gestione di Validata è in possesso della certificazione ISO 27001 per garantire la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.

Nello specifico, sono certificate tutte le funzioni di:

  • archiviazione elettronica conservativa;
  • integrazione con software di terze parti (ovvero la creazione di sistemi di interscambio di informazioni tra i sistemi dell’azienda e quelli di Validata);
  • erogazione di servizi legati alla gestione di spese viaggio (Business Travel & Expense Management);
  • erogazione di servizi di gestione documentale (Business Intelligence).

Ecco perché contare su professionisti certificati ISO 27001 per i propri sistemi gestionali interni è importante anche per la tua attività!

Scopri subito i servizi che possiamo offrire alla tua azienda: contattaci oggi stesso per maggiori informazioni.

Spese alberghiere e di ristorazione: come ottenere il rimborso IVA

Nelle attività amministrative di un’azienda, la gestione delle spese è la normalità, anche quando si tratta di rimborsi per spese sostenute durante i viaggi di lavoro. Eppure ci sono alcuni accorgimenti che non sempre vengono tenuti in considerazione, ma che possono far risparmiare in modo concreto.

Abbiamo già affrontato il tema del rimborso spese di viaggio, ma ci sono altre spese per cui è possibile ottenere il rimborso IVA. In questo articolo affrontiamo il tema di come recuperare l’IVA sulle spese sostenute da un’azienda per alberghi e pranzi o cene di lavoro.

In pochi e semplici passi chiariremo:

  • come si calcola il rimborso IVA per le aziende;
  • come richiedere il rimborso IVA.

I rimborsi previsti per le detrazioni IVA

I rimborsi spese si dividono principalmente in tre categorie: i rimborsi spese analitici (o a piè di lista), i rimborsi spese forfetari e i rimborsi spese misti. Queste stesse categorie determinano il rimborso IVA previsto.

I rimborsi spese analitici prevedono la possibilità per l’azienda di detrarre l’IVA da tutte le spese di vitto e alloggio documentate dal dipendente con fatture intestate. Perché questo sia possibile, bisogna prestare attenzione che i costi siano tutti deducibili e che le spese non siano di rappresentanza.

Per quanto riguarda l’IRAP, inoltre, va ricordato che i rimborsi spese analitici vanno detratti per il calcolo della produzione netta. 

I rimborsi spese forfetari sono, invece, quelli per i quali è l’azienda a definire un rimborso fisso. In questo caso i dipendenti non sono tenuti a conservare e presentare i documenti che attestino le spese affrontate, quindi non è nemmeno possibile per l’azienda ottenere un rimborso IVA. La condizione necessaria per richiedere il rimborso, infatti, è avere traccia ufficiale dei costi sostenuti.

Le indennità di trasferta sono però deducibili ai fini IRAP nel caso in cui il dipendente abbia un contratto a tempo indeterminato.

L’ultima casistica, quella dei rimborsi spese misti, prevede infine una gestione mista. In questo caso, anche il recupero IVA terrà conto della commistione tra le due modalità, rimborsando solamente le quote registrate sotto i rimborsi spese analitici.

Come gestire e richiedere il rimborso IVA

Dall’avvento della fatturazione elettronica è cambiata la modalità di gestione delle note spesa e quindi del rimborso IVA. Mentre fino a pochi anni fa erano i dipendenti a raccogliere ogni documento utile alla rendicontazione delle spese durante la trasferta, ora il sistema di fatturazione elettronica può permettere una gestione automatizzata e digitale del recupero IVA.

Come si può, però, far dialogare la fatturazione elettronica con l’amministrazione del recupero IVA? Anche in questo caso la tecnologia viene in supporto alle aziende: grazie a software personalizzati, le spese vengono controllate e automatizzate in ogni passaggio, dalla generazione alla contabilizzazione, alla liquidazione.

Il dipendente avrà il compito di chiedere la fattura elettronica fornendo il codice destinatario dell’azienda (SDI), dopodiché sarà direttamente il sistema a intercettare la spesa e inserirla nelle note spese di trasferta del lavoratore. Allo stesso tempo, questo sistema permetterà di raccogliere in modo automatico anche tutta la documentazione necessaria per la richiesta di rimborso IVA, senza ulteriore dispendio di energia e tempo.

Il rimborso dell’IVA con Validata

Per recuperare l’IVA sulle spese alberghiere e di ristorazione è necessario richiedere la fattura e, successivamente, protocollare e registrare le fatture inserite nella nota spese.

Le fatture potrebbero essere di importo inferiore a 300€, e avere un unico protocollo cumulativo (oltre alla necessità di un documento riepilogativo, producibile con Captio), oppure essere di importo maggiore a 300€, e dover essere protocollate singolarmente.

In alcuni casi le imprese scelgono di non recuperare l’IVA, deducendo il relativo costo a bilancio.

Su questi aspetti si è pronunciata l’Agenzia delle Entrate, con la C.M. n. 6 del 3/3/2009 e la successiva C.M. 25/E del 19/5/2010. La scelta dipende dai costi del processo amministrativo rispetto all’entità dell’IVA recuperabile.

Ipotizzando, ad esempio, spese per alberghi e ristoranti (da note spese) per 100.000€ complessivi:

  • contabilizzazione solo fatture: recupero IVA 10% per € 10.000;
  • contabilizzazione solo ricevute/scontrini: recupero IRES/IRAP 27,9% su IVA indetraibile per € 2.790.

Tuttavia, un processo di protocollazione e registrazione automatizzato e digitalizzato consente di richiedere e poi gestire tutte le fatture (anche quelle di modesto importo), con un basso impatto sulla struttura, permettendo di recuperare integralmente la differenza tra IVA e la deducibilità del costo ai fini IRES/IRAP (nell’esempio proposto, pari a 7.210€).

Questo significa che, grazie al processo automatizzato di Validata, è possibile ottenere un recupero del valore IVA stimabile al 7,21% della spesa.

Questo non è l’unico beneficio che puoi ottenere con una gestione totalmente digitale delle trasferte e delle note spese. Per saperne di più, leggi questo articolo sui vantaggi di un software per la gestione delle trasferte (e di un sistema di riconciliazione automatico tra giustificativi e fatture elettroniche, anche in caso di fornitori di servizi diversi) oppure scopri il nostro servizio dedicato.

Vuoi capire come possiamo agevolare il lavoro nella tua azienda? Contattaci ora per parlare con un nostro professionista.

Gestione Elettronica Documentale: cos’è e perché ti serve

Nello svolgimento di ogni attività è l’organizzazione a determinare il successo e l’efficienza dei processi.

È così nella vita quotidiana, dove una buona calendarizzazione degli impegni scandisce il ritmo delle giornate, ed è così anche nelle aziende, dalle più grandi a quelle di piccole dimensioni, dove non può esistere successo senza un’attenta osservazione dei processi e l’implementazione di meccanismi per una gestione efficiente.

In tutte le imprese ci sono flussi che hanno bisogno di essere migliorati, di essere ripensati e – perché no – anche aiutati. Nel caso della gestione documentale, infatti, tutte le attività connesse possono oggi essere riviste grazie a strumenti digitali, rese più snelle e più efficaci nello svolgimento delle attività amministrative.

Se pensi sia arrivato il momento di migliorare in modo netto la gestione documentale in azienda, questa è la lettura che fa per te.

In tre semplici passi chiariremo:

  • cos’è la gestione documentale;
  • perché vale la pena investire nella gestione documentale;
  • perché scegliere la Gestione Elettronica Documentale.

Cos’è la gestione documentale

Sempre presente in ogni azienda, diventa un incubo quando non è gestita con metodo e non segue un workflow fluido ed efficace. Stiamo parlando della gestione documentale, ovvero della produzione, distribuzione e conservazione di tutti quei documenti amministrativi (e non solo) che ogni giorno vengono prodotti dalle aziende.

Il ciclo di vita di questi documenti non è semplice e richiede molto lavoro, dalla loro creazione alla loro successiva gestione. Ogni documento infatti, dopo un’accurata redazione, deve essere distribuito o scambiato con le parti interessate, siano esse pubbliche o private.

Una volta assolto il loro scopo pratico, questi materiali devono essere poi conservati nel tempo (e a norma di legge) per permetterne la consultazione e avere sempre una riprova di quanto sottoscritto.

I documenti che richiedono questo tipo di processo sono ad esempio le fatture, le circolari interne, le autorizzazioni, i contratti. Tutti documenti per i quali servono attenzione e soprattutto organizzazione, per una corretta amministrazione aziendale.

Perché investire nella gestione documentale

Come avrai già intuito, i vantaggi di una buona gestione documentale sono molti. La documentazione è una parte fondamentale della quotidianità aziendale, dunque ottimizzare il flusso dei processi può fare la differenza.

In termini pratici, sono principalmente tre i motivi per cui un’azienda dovrebbe investire nella gestione documentale:

  1. calo dei costi, dovuto alla semplificazione e all’ottimizzazione dei processi aziendali interni. Con un’attività centralizzata e monitorata in modo inequivocabile è infatti possibile ridurre a zero gli errori e le inefficienze;
  2. sicurezza nella conservazione dei documenti, senza il pericolo che i contenuti vengano alterati o modificati. La conservazione con sistemi automatizzati non prevede infatti la possibilità di intervenire sui materiali archiviati, rendendo quindi più sicuro l’intero processo di gestione di questi importanti documenti;
  3. disponibilità immediata di tutti i documenti grazie alla loro archiviazione. Con l’avvento della digitalizzazione, infatti, tutto questo patrimonio amministrativo può essere facilmente recuperato associando il sistema all’archiviazione in remoto.

Come visto in quest’ultimo punto, l’avvento di sistemi elettronici ha regalato alle aziende molte e importanti possibilità.

Sempre con riferimento alla gestione della documentazione, vanno citati anche i vantaggi legati alla riduzione degli spazi necessari all’archiviazione, alla ricerca veloce dei documenti archiviati e al risparmio sulla carta (con conseguente riduzione degli sprechi).

Perché scegliere la Gestione Elettronica Documentale

Abbiamo finora parlato di gestione documentale, ma cosa si intende esattamente quando si parla di Gestione Elettronica Documentale?

Qualche accenno è stato già fatto, ma una definizione è d’obbligo per chiarire non solo di cosa si tratta ma anche i vantaggi che ne derivano.

La Gestione Elettronica Documentale, in inglese Document Management System (DMS), si riflette in software per la gestione documentale. Il flusso di lavoro legato alla gestione dei documenti viene organizzato a partire da un sistema automatizzato per l’ottimizzazione dei processi amministrativi.

Tutto quello che finora hai gestito internamente, con un notevole dispendio di tempo, può essere snellito attraverso il supporto di questi sistemi documentali. Come detto, dalla creazione all’archiviazione, questi documenti vengono trattati per rispondere alle necessità di ottimizzazione e velocizzazione.

Trovare un sistema adatto alle singole necessità aziendali, però, non è affatto semplice. Ogni impresa ha esigenze particolari, a seconda dei meccanismi interni e dell’organizzazione aziendale stessa. Per questo non è sufficiente munirsi di uno strumento qualsiasi, ma è necessario strutturare un sistema personalizzato.

Se fino a 10 anni fa tutto questo richiedeva un buon numero di impiegati e il dispendio di molto tempo, l’evoluzione tecnologica permette oggi di adattare i migliori sistemi di Gestione Elettronica Documentale alle tue esigenze.

I vantaggi sono subito evidenti: minori sprechi ed errori, l’automazione dei processi più impegnativi o dispendiosi, l’ottimizzazione dei processi amministrativi per una migliore gestione dell’apparato burocratico e delle finanze.

Se pensi che un sistema di Gestione Elettronica Documentale possa agevolare anche la tua azienda, affidati al supporto del nostro team: contattaci oggi stesso per sapere come possiamo applicare al meglio le nostre soluzioni alla tua attività.

App spese di viaggio: i vantaggi di una gestione efficace

La gestione delle spese di viaggio e dei rimborsi connessi risulta essere gravosa per gli uffici contabili delle imprese. La raccolta di tutti i giustificativi di spesa, la rendicontazione completa e l’attivazione del rimborso sono attività che possono richiedere addirittura settimane di lavoro alle aziende più grandi e con tante trasferte in attivo.

A supporto di queste incombenze, però, da qualche anno la tecnologia sta facendo passi da gigante. Esistono oggi software specializzati che permettono di gestire in modo automatizzato tutto questo processo: specifiche app per le spese di viaggio, integrabili nel sistema informativo e gestionale, oltre che attivabili su qualsiasi dispositivo.

Con un’app, la gestione delle spese diventa più semplice ed efficace, con diversi vantaggi per gli uffici amministrativi ma anche per dipendenti e trasfertisti.

In questo articolo vediamo di approfondire:

  • cosa sono e come funzionano le app per le spese viaggio;
  • le loro caratteristiche;
  • come sfruttarle al meglio.

Cosa sono e come funzionano le app per le spese di viaggio

Già molte aziende, soprattutto le più strutturate, utilizzano e integrano, all’interno dei propri sistemi gestionali, specifiche applicazioni per la gestione delle spese di viaggio.

Questi software fanno confluire in un unico flusso digitale la pianificazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio, oltre poi alla rendicontazione, riconciliazione e contabilizzazione di tutte le spese collegate.

Il funzionamento è facile e immediato, attraverso una semplice app: chi opera la trasferta può registrare direttamente i giustificativi delle spese, e archiviarli con una semplice foto. In questo modo il rimborso viene direttamente registrato e contabilizzato, rispettando la regolamentazione legislativa e le policy aziendali.

Le caratteristiche di un’app per spese di viaggio

Queste applicazioni, oltre a fornire un valido supporto per l’amministrazione, sono uno strumento che entra a far parte integrante dell’azienda e delle pratiche dei suoi dipendenti.

Il primo punto fondamentale che permette tutto ciò è l’elevata personalizzazione. Nell’aspetto grafico l’applicazione può, infatti, essere coordinata con i colori e il logo dell’azienda, così da risultare come uno strumento aziendale agli occhi degli utilizzatori. Questo facilita l’inserimento dell’app nelle quotidiane attività lavorative all’interno dell’azienda.

Un altro aspetto che ne agevola l’utilizzo è senz’altro la sua natura multi-device. Come accade per altre applicazioni, anche quella che riguarda la gestione delle spese di viaggio può essere installata su qualsiasi dispositivo, anche portatile. La fruizione è quindi flessibile e lascia piena libertà a chi la utilizza, agevolandone l’utilizzo fuori sede o in contesti particolarmente difficili.

L’applicazione, inoltre, può essere totalmente integrata all’interno del sistema informatico aziendale per permettere un dialogo diretto con dispositivi come stampanti e scanner. È, quindi, possibile scansionare più giustificativi di spesa, inviarli direttamente al software ed eventualmente ad altri destinatari, a seconda delle esigenze. Questo permette ulteriormente di ridurre i tempi di raccolta e rimborso delle spese di viaggio.

Passando ad aspetti più tecnici, va sottolineato che queste applicazioni possono essere anche adattate a specifiche necessità, comprese quelle più articolate. Con un supporto di programmazione, infatti, l’app può ereditare le policy aziendali, dalle più comuni alle più complesse. In questo modo la nota spese viene generata rispettando le condizioni richieste dall’azienda, proprio come se l’operazione fosse fatta manualmente. A supporto, possono essere attivati anche degli avvisi in caso di inserimenti che non rispondono alle regole prefissate.

Infine, ma non meno importante, considera sempre che l’utilizzo di questi sistemi automatizzati permette la riduzione dei documenti cartacei. Secondo le disposizioni di legge, infatti, tutti i documenti possono essere archiviati o anche gettati una volta archiviati digitalmente. L’app funge quindi anche da archivio legale protetto delle spese di viaggio inerenti l’attività.

App per spese viaggio: Captio e il valore aggiunto di Validata

Un’app per le spese di viaggio può essere uno strumento indispensabile per la gestione delle pratiche legate ai rimborsi.

Non tutte, però, sono uguali: per poter trarne il maggior beneficio, è fondamentale che siano altamente personalizzabili e che permettano l’integrazione completa con i sistemi informatici aziendali o di terze parti.

Ecco perché con Validata puoi avere una serie di vantaggi concreti, che ti permettono di sfruttare un’applicazione efficace come Captio e di aggiungere funzionalità davvero strategiche per la tua azienda.

Tra le implementazioni principali:

  • Business Intelligence, per trasformare i dati di spesa in conoscenza just-in-time, per monitorare, eseguire analisi e proiezioni, distribuirne le risultanze agli interessati;
  • gestione documentale integrata, che permette di avere pieno controllo dei giustificativi senza possibilità di errore;
  • archiviazione elettronica conservativa di tutti i documenti che per legge devono essere mantenuti dall’azienda, con un notevole risparmio nella logistica;
  • riconciliazione dei metodi di pagamento con l’app, per un tracciamento costante e preciso dei giustificativi delle spese effettuate a nome dell’azienda;
  • riconciliazione tra E-bill e giustificativi di spesa, attività complicata dalla fatturazione elettronica;
  • recupero del valore IVA, stimabile al 7,21% della spesa;
  • integrazione diretta con le buste paga, per avere un supporto completo dal sistema anche in fase di calcolo delle retribuzioni e dei rimborsi;
  • integrazione con i software di contabilità, che permette di dare continuità alle attività contabili dell’azienda oltre a migliorarle;
  • creazione di un report di dati analitici delle spese di viaggio, per fornire all’azienda una rendicontazione completa e approfondita dei costi legati alle trasferte;
  • privacy compliance.


Se pensi che questo sistema possa agevolare anche la tua azienda, affidati al supporto di specialisti del settore: contattaci oggi stesso per richiedere maggiori informazioni e vedere quali sono le soluzioni più efficaci per te.

Rimborso spese amministratori: come funziona

La gestione del rimborso spese è un’attività ricorrente nelle aziende e, in alcuni casi, anche abbastanza complessa.

È stato già affrontato il tema della deducibilità delle spese viaggio e dei loro rimborsi, ma cosa accade se a richiederli è l’amministratore?

Egli, come l’apparato commerciale dell’impresa, è spesso tenuto a fare trasferte, dunque può richiedere il rimborso per le spese di viaggio e per quelle accessorie. I termini in cui può farlo, però, dipendono da alcuni fattori.

In questo articolo, vediamo le diverse modalità di rimborso spese per gli amministratori, approfondendo i seguenti passaggi: 

  • quando l’amministratore può richiedere il rimborso spese;
  • le diverse modalità di rimborso e le esenzioni;
  • la nota spese e le procedure di gestione più efficaci.

Il rimborso spese per gli amministratori

Gli amministratori sono soggetti a regole particolari per il rimborso delle spese di trasferta.

La distinzione principale riguarda la natura del rapporto lavorativo con l’azienda, ovvero se il singolo amministratore è un professionista con propria partita IVA o se è vincolato tramite un contratto di assunzione.

Nella maggior parte dei casi l’amministratore non è un soggetto slegato dall’azienda, per cui il rimborso viene trattato in base al contratto lavorativo stipulato all’inizio della collaborazione. Che si tratti di esborsi per vitto, alloggio o trasporto, anche gli amministratori devono rendere conto delle spese sostenute e richiedere adeguato rimborso: saranno riconosciute riduzioni fiscali in base alle modalità definite da contratto.

Se, invece, l’amministratore appartiene alla cerchia dei professionisti con partita IVA, il rimborso viene calcolato in modo differente. I detentori di partita IVA hanno specifiche regole fiscali, e anche nel caso dei rimborsi delle spese di trasferta ci si deve rifare al regime di appartenenza. Sulla base di quest’ultimo, il professionista calcolerà i rimborsi e le esenzioni. Questo esula, però, dalla gestione aziendale.

Modalità ed esenzioni fiscali per il rimborso spese

Come per i dipendenti, anche gli amministratori possono essere soggetti a tre diverse modalità di calcolo:

  • il rimborso spese forfettario;
  • il rimborso spese analitico (o a piè di lista);
  • il rimborso spese misto.

Nel caso in cui il contratto preveda il rimborso spese forfettario, l’esenzione da imposte è prevista fino a un massimo di 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e fino a 77,46 euro al giorno per trasferte all’estero (Art. 51.5 del D.P.R. n. 917/1986).

Secondo questa modalità non è necessario presentare documenti giustificativi: l’ammontare del rimborso è infatti prestabilito e – come dice la parola stessa – forfettario.

Un altro trattamento si ha invece con il rimborso spese analitico o a piè di lista. In questo caso sono applicate esenzioni fiscali senza limite per pasti, pernottamento, viaggio e trasporti accessori. Altre eventuali spese sostenute dall’amministratore sono soggette a limiti di esenzione, ovvero 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia e 25,82 euro al giorno per spostamenti all’estero.

Tutte le spese devono essere opportunamente giustificate, sia quelle che possono approfittare dell’esenzione completa che quelle soggette a esenzione limitata.

La terza modalità riguarda il rimborso spese misto, un ibrido tra le due viste finora. Oltre al rimborso analitico delle spese riguardanti il vitto e l’alloggio, è infatti prevista anche un’indennità di trasferta. In questo caso, il trattamento delle esenzioni è ben dettagliato: le spese che rientrano nel metodo analitico (quindi pasti e pernottamento) sono completamente esenti da imposte, assieme alle spese di trasporto documentate; l’indennità di trasferta prevista in regime forfettario riconosce, invece, un’esenzione entro i 30,99 euro giornalieri per viaggi in Italia e i 51,65 euro se la trasferta si è svolta all’estero.

A ogni altra spesa non documentata dev’essere applicata l’imposta completa.

La nota spese e il rimborso

La gestione di questi calcoli può essere spesso gravosa, soprattutto in relazione alla raccolta dei documenti collegati.

Anche nel caso degli amministratori, infatti, è indispensabile l’utilizzo di una nota spese, un riepilogo dettagliato dei versamenti sostenuti, corredati da scontrini o altri giustificativi. Questo documento deve contenere, inoltre, i dati dell’amministratore, la data e il luogo della trasferta.

Questa pratica avvantaggia il lavoro contabile, a patto che il processo sia effettivamente efficace e senza errori. Oggi esistono strumenti che supportano la gestione dei rimborsi spese in modo automatico, istantaneo e sicuro: software integrati con i gestionali aziendali, che facilitano la raccolta dei giustificativi e la rendicontazione dei rimborsi, già calcolati secondo i parametri di esenzione previsti per legge.

Il vantaggio di dotarsi di un’applicazione come Captio è quello di digitalizzare l’intera gestione delle trasferte e delle note spese, per avere un processo più controllato ed efficace rispetto a quello cartaceo. Inoltre, riducendo a zero l’errore umano, anche dal punto di vista economico tale soluzione diventa davvero vantaggiosa.

Grazie a Validata, infine, puoi implementare funzionalità esclusive e personalizzate, non disponibili nella versione standard di Captio: puoi leggere la lista completa qui.

Vuoi saperne di più e capire come avere un software su misura per le esigenze della tua azienda? Contattaci oggi stesso.

Riconciliazione bancaria: perché conviene automatizzarla

La riconciliazione bancaria è tra le attività più importanti nei reparti contabili delle aziende. Pur non essendo un obbligo fiscale, questa pratica è condivisa da tutte le imprese per una buona gestione finanziaria e per facilitare il bilancio annuale.

La sua evidente rilevanza, però, si scontra sempre più spesso con elementi quali la mancanza di tempo, la necessaria disponibilità di personale e la difficoltà del compito. La riconciliazione bancaria, infatti, se fatta manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel può richiedere molto tempo e un notevole dispendio di energia e risorse.

Oggi, tuttavia, la tecnologia rappresenta un supporto concreto per le attività contabili, grazie a software sempre più precisi e efficaci.

Per capire meglio i motivi per cui una riconciliazione bancaria automatizzata possa essere utile a tutti i tipi di aziende, dalle più piccole alle multinazionali, approfondiamo questo argomento in tre passaggi:

  • cos’è la riconciliazione bancaria;
  • quali sono i vantaggi;
  • perché automatizzare la riconciliazione bancaria.

Cos’è la riconciliazione bancaria e perché è importante


La riconciliazione bancaria è uno strumento per il controllo finanziario aziendale. Con questa attività si mettono a confronto i dati bancari con i movimenti registrati in azienda, per verificare che non ci siano discrepanze e che le risorse economiche vengano gestite nel migliore dei modi.

Questa pratica permette in sostanza di mantenere il pieno controllo sui movimenti finanziari in azienda, tenendo aggiornati i libri contabili rispetto alle movimentazioni registrate dalla banca.

La corrispondenza tra queste due fonti però non sempre coincide: registrando le attività in momenti diversi, difficilmente si avrà un allineamento perfetto. Assieme ai movimenti di conti correnti e carte di credito, infatti, bisogna tenere conto anche delle spese di cassa, quindi in contanti, nelle loro più diverse forme. È poi molto comune che alcuni documenti contabili, quali gli scontrini o le fatture degli acquisti, vengano consegnati in ritardo o addirittura dimenticati, rendendo quindi molto difficoltosa la rendicontazione.

Nonostante la difficoltà del compito, il risultato atteso è sempre la perfetta corrispondenza tra libri contabili ed estratto conto. Errori o mancanze non sono ammessi, per questo la riconciliazione bancaria è un’attività fondamentale, da ripetere frequentemente per evitare il più possibile che si verifichino incongruenze e che diventi difficoltoso risalire alle loro origini.

I vantaggi di una riconciliazione bancaria frequente


È ora chiaro come una corretta riconciliazione bancaria sia fondamentale in una buona gestione aziendale. Lo è ancora di più, però, la costanza di questa operazione: aumentando la frequenza del controllo diminuisce il numero di operazioni contabili da allineare e, di conseguenza, la possibilità di errore.

Se questo è il primo motivo per cui si dovrebbe mantenere una certa costanza e cadenza nella riconciliazione bancaria, è bene sottolineare che questa buona pratica porta anche diversi altri vantaggi.

Il controllo pressoché continuo delle operazioni permette, infatti, di ottimizzare i processi aziendali in modo notevole, oltre a far risparmiare l’impresa. In aggiunta si crea un processo costruttivo di supporto alla contabilità, che potrà contare su una riconciliazione bancaria aggiornata e quindi risolvere in modo veloce alcune tra le più comuni criticità amministrative.

In ogni caso, se l’attività rimane manuale, bisogna comunque tenere in considerazione che l’errore umano è sempre possibile e non può essere annullato. Per agevolare questo compito, e renderlo meno gravoso, fai attenzione ai quattro principali errori commessi da chi si occupa di contabilità.

Li passiamo in rassegna per fornirti un utile strumento di controllo:

  1. La duplicazione di una voce. In questo caso sarà possibile recuperare con facilità l’errore, eliminando una delle due voci.
  2. L’assenza di un movimento. Anche per questo caso sarà possibile recuperare aggiungendo il dato mancante alla riconciliazione.
  3. La virgola nella posizione sbagliata. Una semplice svista che può però determinare discrepanze anche sostanziali. Esiste un semplice metodo per individuare questo tipo di errore: prendendo il numero di squilibrio tra il saldo bancario e i libri contabili, e sommando le singole cifre tra di loro, se otteniamo 9 stiamo parlando di un errore di virgola.
  4. La posizione invertita di due cifre. Anche in questo caso si produce un errore che può essere riconosciuto sommando le cifre che compongono la mancanza: il risultato sarà sempre 9.

Perché è importante automatizzare la riconciliazione bancaria


Come abbiamo visto, esistono alcune accortezze per evitare le più comuni sviste e anche alcuni trucchi per rimediare con più facilità agli errori. Nonostante ciò la riconciliazione bancaria rimane un compito gravoso e di alta responsabilità.

Data la sua importanza, è fondamentale che questo tipo di controllo sia ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati. Ecco perché avere immediatamente a disposizione tutti i documenti necessari alla realizzazione della riconciliazione (estratto conto bancario, scontrini, schede carburante, spese di viaggio, fatture, registro contabile) è un ottimo punto di partenza, senza troppo dispendio di tempo.

Questo è il primo vantaggio derivante da una riconciliazione bancaria automatizzata: il software, dialogando con le altre fonti informatizzate dell’azienda, riesce a presentare in un unico luogo tutti i documenti utili.

Il secondo vantaggio, e anche quello più importante, è che la riconciliazione viene eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando possibili mancanze nella documentazione o errori non dipendenti dalla riconciliazione in sé.

In questo caso gli errori sono completamente assenti, quindi anche l’individuazione del problema sarà più facile e veloce e la revisione della riconciliazione bancaria non sarà più necessaria. Risultato: meno spreco di tempo e di energie, più sicurezza nel controllo finanziario dell’azienda.

Tra i software più avanzati in tema di riconciliazione bancaria vi è senza dubbio Captio, applicazione che permette di automatizzare tutto il processo di allineamento tra spese e pagamenti, tenendo conto sia delle transazioni effettuate in contanti che quelle con carta di credito.

La riconciliazione automatica garantisce, così, un controllo finanziario immediato, senza errori e con estrema facilità.
Captio è un software che può esserti utile, inoltre, anche per moltissime altre funzionalità: scoprile tutte qui oppure contattaci oggi stesso per ricevere maggiori informazioni.

Ore di viaggio in trasferta e rimborso spese come orario di lavoro

Tra chi viaggia molto per lavoro e i responsabili aziendali la domanda ricorre spesso: le ore di viaggio durante una trasferta sono considerate come ore lavorative retribuite?

La legge è stata più volte interpellata a questo proposito, e prevede una regolamentazione dei casi in cui la trasferta rientra nell’orario lavorativo e di quelli in cui il tempo per lo spostamento non dev’essere calcolato.

La trasferta, in ambito lavorativo, è identificata come la prestazione temporanea della propria professionalità in una sede diversa da quella abituale designata dal contratto di lavoro.

Per chiarire al meglio ogni altro dubbio, passeremo ora in rassegna i seguenti punti: 

  • quando le ore di viaggio in trasferta non vengono calcolate;
  • quando il viaggio è parte dell’orario lavorativo retribuito;
  • come avviene il rimborso spese di viaggio.

Quando le ore di viaggio in trasferta non si devono calcolare

Quando il lavoratore svolge attività lavorativa presso una sede diversa da quella abituale, non sempre le ore vengono calcolate come lavorative.

Nella maggior parte dei casi, il lavoratore può scegliere in autonomia i dettagli e le modalità del viaggio, quindi senza sottostare a direttive da parte del datore di lavoro. In questo caso specifico, le ore di viaggio impiegate per raggiungere la meta è paragonato al tempo che il lavoratore impiega per raggiungere la sede, e non è pertanto calcolato.

Il calcolo delle ore di trasferta, e della rispettiva retribuzione, dipende in sostanza dallo scopo dell’attività: se lo spostamento ha valore preparatorio, l’ammontare delle ore di viaggio non viene calcolato. Il tempo trascorso su mezzi di trasporto per recarsi al luogo di lavoro rientra tra le azioni di preparazione allo svolgimento delle proprie mansioni e quindi non può né essere calcolato entro l’orario lavorativo, né ricevere retribuzione.

Il disturbo collegato alla trasferta, che sia di natura fisica o materiale, è comunque ricompensato per legge dall’indennità di trasferta riconosciuta al lavoratore. Questo principio è stato confermato più volte dalla Cassazione (sentenze n. 5359 del 10 aprile 2001 e n. 1555 del 3 febbraio 2003).

Quando il viaggio è parte dell’orario lavorativo retribuito

Innanzitutto è bene chiarire, in generale, cosa si intende con orario lavorativo e quali attività devono quindi essere ricompensate per legge.

Il Ministero del Lavoro prevede che per orario di lavoro si intenda il lasso di tempo in cui si possono riscontrare queste tre condizioni:

  • il lavoratore si trova presso la sede di lavoro;
  • il lavoratore è al servizio del proprio datore;
  • il lavoratore sta eseguendo le proprie mansioni.

Questo comporta che, una volta ricevuti ordini espliciti da parte del direttivo a recarsi presso un’altra sede, il tempo di trasferimento rientra nel normale orario di lavoro. Questo vale anche quando si oltrepassa la soglia di ore lavorative previste da contratto, le quali dovranno essere ricompensate in qualità di prestazioni straordinarie. Questo concetto prende il nome di principio di funzionalità.

Un altro caso previsto per legge tiene invece in considerazione gli spostamenti richiesti dal datore di lavoro una volta raggiunga la sede abituale dell’attività: anche qui, il tempo che al lavoratore serve per arrivare al nuovo recapito deve essere retribuito.

Quindi:

  • il tempo di viaggio viene computato nell’orario normale di lavoro, se è funzionale alla prestazione lavorativa richiesta dal datore (ad esempio, per lo spostamento dalla sede aziendale al luogo in cui il lavoratore dovrà esercitare la mansione);
  • non viene considerato orario di lavoro il tempo impiegato per raggiungere la sede di lavoro durante il periodo della trasferta.

I casi in cui vengono riconosciute le ore di viaggio in trasferta non sono molti e non è sempre facile individuarli. Per regolarsi, il consiglio è quello di tenere sempre ben presenti i tre punti che determinano la definizione di orario di lavoro, considerando però che per alcune attività il computo dell’orario lavorativo viene regolato caso per caso (ad esempio per giornalisti, lavoratori a domicilio e di telelavoro, personale viaggiante dei servizi pubblici e di trasporto terrestre e altri ancora).

Come si calcola il rimborso delle spese di viaggio

I dipendenti che anticipano alcune spese durante la loro attività professionale – quindi anche in trasferta – riceveranno un rimborso in busta paga, a fronte di un precedente accordo con i responsabili aziendali.

Il rimborso ai dipendenti, in generale, varia in base al luogo in cui è avvenuta la trasferta:

  • se lo spostamento è avvenuto entro il comune in cui ha sede l’azienda, le spese vengono già calcolate all’interno della retribuzione e non vengono quindi accordate ulteriori somme. Unica eccezione sono le spese di viaggio documentate, che prevedono invece il rimborso;
  • se, invece, la trasferta avviene in aree esterne al comune di riferimento aziendale, lavoratore e datore dovranno precedentemente accordarsi sulla modalità di rimborso. Per approfondire la differenza tra rimborso forfettario, analitico e misto leggi il nostro articolo dedicato.

Tramite sistemi integrati per il calcolo e la rendicontazione dei rimborsi spese di viaggio, è possibile automatizzare e semplificarne la gestione.

Con l’app Captio puoi fruire d’un sistema avanzato per la gestione digitale delle trasferte e delle note spese e – grazie a Validata – aggiungere i seguenti vantaggi:

  • detrazione cumulativa dell’IVA dalle fatture di modico importo, con una sola registrazione;
  • integrazione con l’unico processo di archiviazione elettronica che soddisfa gli obblighi di conservazione per le note spese avvalendosi di previa approvazione della Agenzia delle Entrate;
  • integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti;
  • riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate;
  • riconciliazione tra le fatture elettroniche e i giustificativi di spesa che le hanno originate;
  • analisi e setup iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione / controllo delle policy aziendali;
  • attivazione massiva dei trasfertisti;
  • sessioni online di presentazione o formazione;
  • servizio di Admin-as-a-Service per l’amministrazione dell’app.

Per maggiori informazioni, o ricevere una demo gratuita, non esitare a contattarci qui.