Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Il documento vuole offrire il nostro know-how quale contributo a chi deve fare scelte per implementare l’obbligatoria fatturazione elettronica, o E-Billing.

Sono indicate le tempistiche e i criteri di scelta, nonché soluzioni certamente utili per la conversione di formati e la riconciliazione di dati.

Le nostre policy non contemplano un utilizzo pervasivo dei dati, quindi registratevi per scaricare il documento o/e contattateci anche solo per confrontarvi con noi o per implementare la fatturazione elettronica.

Comunicazione del DPO

Comunicazione al Garante dei dati di contatto del DPO o RPD

La comunicazione è prevista all’art. 7, par. 7 del GDPR (regolamento UE 2016/679) e deve essere fatta dal legale rappresentante del soggetto titolare o responsabile del trattamento dei dati, o da un suo delegato.

Le istruzioni per la comunicazione e la procedura on-line sono accessibili a https://servizi.gpdp.it/comunicazione-rpd/

Validata è attiva nella privacy e protezione dei dati e può fornire la figura del DPO (Data Protection Officer), altrimenti detto RPD (Responsabile della Protezione dei Dati), con la originale proposta commerciale “DPO-as-a-Service” che consente di remunerare solo le attività effettivamente svolte.

Conservazione elettronica e scadenza fiscale

Con la risoluzione 9/E del 2018 l’Agenzia delle Entrate chiarisce i termini per la conservazione elettronica dei documenti fiscali e dei modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento.

La risoluzione 9/E, riferendosi alla precedente risoluzione 46/E del 2017, precisa che il termine entro il quale dev’essere completata la conservazione elettronica è il terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno in cui il documento è emesso o formato.

 

Agevolato il recupero dell’IVA sulle fatture nelle note spese

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato – in bozza – un provvedimento che agevola il recupero dell’IVA sulle fatture fornitori di modico importo che sono contenute, nella gran parte dei casi, nelle note spese.

Il provvedimento rende attuabile la redazione semplificata sia del documento riepilogativo delle fatture di importo inferiore a 300 euro, sia dello spesometro, ove stabilisce:

“La medesima disposizione normativa ha previsto che, in luogo dei dati delle fatture emesse e di quelle ricevute di importo inferiore a 300 euro, registrate cumulativamente ai sensi dell’articolo 6, commi 1 e 6, del Regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 9 dicembre 1996, n. 695, è in facoltà dei contribuenti trasmettere i seguenti dati del documento riepilogativo: la partita IVA del cedente o del prestatore per il documento riepilogativo delle fatture attive, la partita IVA del cessionario o committente per il documento riepilogativo delle fatture passive, la data e il numero del documento riepilogativo nonché l’ammontare imponibile complessivo e l’ammontare dell’imposta complessiva distinti secondo l’aliquota applicata.”

I costi generati dalla corretta lettura e conseguente registrazione anagrafica di dati “inutili” (ragione sociale, indirizzo fisico, CAP), hanno costituito un deterrente al recupero di modici importi IVA. La lettura di tali dati è eseguibile da una persona o da un software (OCR); un software genera costi certo inferiori a quelli d’una persona e ne l’uno ne l’altra sono esenti da errori di lettura e registrazione.

Per detti motivi oggi non si recupera l’IVA, nella convinzione che il costo del recupero ecceda l’importo recuperabile; oppure la si recupera solo se la fattura presenta un importo superiore a un minimo prestabilito dall’azienda; le policy aziendali spesso impongono la richiesta di fattura solo a fronte d’una spesa eccedente tale minimo. Ora, la facoltà d’identificare il cedente o il prestatore con la sola partita IVA esenta dal leggere, e dal registrare in anagrafica, dati di fattura ridondanti in quanto già riassunti dall’indicazione obbligatoria della partita IVA univoca ed eventualmente errati.

Avere eliminato la lettura/scrittura di dati ridondanti, rende conveniente recuperare l’IVA anche da fatture d’importo inferiore a 300 euro comprese nella nota spese d’un trasfertista. Dal punto di vista tecnico-processuale si vanno ad eliminare, oltre ai costi anzidetti, gli errori che generano altri problemi quali, ad esempio, la duplicazione delle anagrafiche. Dal punto di vista normativo il provvedimento potrebbe aprire la via all’emissione di regolari fatture con la sola indicazione delle partite IVA. La facoltà di eseguire una sola registrazione riepilogativa di “n” fatture, in luogo di “n” registrazioni, abilita un’ulteriore riduzione dei costi amministrativi.

L’applicazione Captio per la gestione delle note spese è già in grado di generare il documento riepilogativo delle fatture di piccolo importo e il parziale spesometro; si consideri che l’inevitabile percorso in atto verso l’emissione di fatture elettroniche a mezzo del Sistema di Interscambio comporterà l’eliminazione dello spesometro dal 2019. Captio attua un processo di gestione interamente digitale e accettato dall’Agenzia delle Entrate, con azzeramento di tutti i costi amministrativi derivanti dalla gestione di giustificativi cartacei: manipolazione, spedizione, ricezione, archiviazione. La velocizzazione dell’intero processo attuabile con Captio abbrevia anche l’ottenimento del recupero IVA.

 

Risoluzione AdE sulle note spese prodotte con CAPTIO

L’interpello presentato con esito favorevole da VALIDATA S.R.L. è alla base della risoluzione n. 96 dell’Agenzia delle Entrate del 21/07/2017 sulla gestione digitale delle note spese e dei relativi giustificativi.

L’Agenzia, con la risoluzione, affronta la tematica delle note spese ai fini della conservazione digitale seguita dalla distruzione dei giustificativi di spesa analogici e recepisce le innovative argomentazioni formulate nell’interpello.

Si evidenziano di seguito taluni aspetti dell’interpello e del procedimento documentale esposto, la cui valenza e novità ha indotto l’Agenzia ad adottare una risoluzione di carattere generale.

  1. Validata S.R.L. ha presentato interpello alla Direzione Regionale Piemonte il 3 marzo 2017, ricevendone riscontro con parere della Direzione Centrale Normativa il 29 maggio 2017, a testimonianza di una particolare attenzione dell’amministrazione finanziaria alla dematerializzazione dei documenti fiscali.
  2. Previa accurata analisi del procedimento, l’interpello è stato predisposto, redatto e presentato per conto di Validata dallo Studio Arnaboldi, che collabora da anni con Validata sulle tematiche sia di archiviazione documentale conservativa, che di normativa Privacy e firme elettroniche. Lo scopo dell’interpello era quello di fare chiarezza su una tematica che è di grande rilevanza e impatto per molte aziende.
  3. L’applicazione che permette la realizzazione di una parte del procedimento è Captio, sviluppata della società spagnola Captio Tech S.L., distribuita in Italia da Validata che ne cura anche la customizzazione e l’integrazione con i sistemi delle aziende o di terzi, avendo a tale fine ottenuto una certificazione ISO/IEC 27001:2013. Captio è un’applicazione completa per il Business Travel & Expense Management, idonea anche alla pianificazione delle trasferte.
  4. L’Agenzia ha recepito nella risoluzione tutti gli argomenti formulati nell’interpello, riconoscendo di fatto che i principi normativi sui quali si basa l’interpello e l’interpretazione formulata sono di interesse generale per l’impatto e la ricaduta in termini di efficientamento del procedimento di gestione delle note spese.
  5. E’ importante sottolineare che, fatti salvi i principi di carattere generale e normativo, nonché le istruzioni fornite con la risoluzione, questa rispecchia e prescrive requisiti di procedimento, anche indicati agli allegati tecnici dell’interpello, che non possono essere divulgati costituendo know-how specifico di Validata.
  6. La risoluzione ribadisce la definizione di “originale unico” peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed estende tale definizione in ambito fiscale a quei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in stati coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per estendere il campo degli “originali unici”, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013, di cui ora perimetra nuovi ambiti.
  7. In presenza di documenti “originali unici” cartacei la risoluzione offre l’unica possibilità, poco praticabile e onerosa, di distruggerli in presenza di un pubblico ufficiale. Notiamo a tale proposito che i giustificativi di spesa, che non sono tra quei documenti soggetti a numerazione progressiva, possono tutti rientrare nel procedimento digitale descritto nella risoluzione e che tutti i documenti cartacei possono essere distrutti dopo la loro archiviazione conservativa ad esclusione di quelli originatisi in stati con i quali non esiste un trattato di reciproca assistenza fiscale. Senza ricorrere al pubblico ufficiale, è dunque sufficiente conservare quei pochi giustificativi in formato cartaceo, come sempre è stato fatto.
  8. Gli stati aderenti la convenzione OCSE per la reciproca assistenza in materia fiscale, alla data del 9 agosto 2017, sono ben 85, tra i quali tutti i più importanti per gli scambi di affari. Pertanto, i casi in cui sarebbe necessario ricorrere al pubblico ufficiale o, meglio, conservare il cartaceo, costituirebbero una casistica ridotta del tutto ininfluente per chi intenda adottare il procedimento paperless. In tal modo viene a gravare in capo all’azienda l’esigenza di discriminare i giustificativi di spesa rispetto agli stati emittenti, ma anche per questo il procedimento di Validata rende disponibile una soluzione.
  9. Un ulteriore accenno riguarda il sistema di conservazione digitale utilizzato dall’azienda, che deve consentire l’esibizione del documento correttamente conservato. L’interpello illustra, come previsto dalla normativa vigente, che l’archiviazione avvenga entro un sistema di conservazione, ovvero entro un sistema di gestione informatica dei documenti che ne garantisca l’inalterabilità e l’immodificabilità. Per privilegiare l’interoperabilità tra singoli sistemi conservativi, esigenza tipica delle P.A. e di molte aziende private, Validata ha scelto di interfacciarsi con il sistema di conservazione del provider Archiva accreditato AgID, pur potendosi interfacciare con un diverso sistema normato, proprio dell’azienda o resole fruibile da un altro Provider.
  10. L’azienda che utilizza il procedimento di VALIDATA è certamente compliant con la Risoluzione e lo può dimostrare richiamandosi all’interpello, mentre se utilizzasse un diverso procedimento potrebbe non esserlo e, per ciò solo, assoggettabile a controllo in fase di verifica. L’AdE con la Risoluzione ha dettato le “linee guida” di generica fattibilità, ma spetta a chi adotta un procedimento generico dimostrarne la conformità, assumendosene l’onere e il rischio. VALIDATA ha presentato istanza in merito al proprio procedimento originale anche con l’intento di sgravare i propri Clienti dell’onere e del rischio di darne dimostrazione.
  11. L’adozione della soluzione descritta nella risoluzione comprende anche l’identificazione degli adempimenti di conformità Privacy che fanno parte dell’offerta consulenziale specialistica di Validata.

Validità fiscale delle note spese prodotte con CAPTIO

In risposta all’interpello dell’istante Validata S.R.L., l’ Agenzia delle Entrate ha espresso parere favorevole a che i giustificativi analogici di spesa acquisiti digitalmente a mezzo dell’applicazione Captio, siano trasformati in documenti informatici e conservati in modo elettronico, senza intervento di un Pubblico Ufficiale.

Utilizzando Captio, un’azienda può ricevere solo note spese digitali dai propri trasfertisti, con pieno controllo sulle spese e fruendo di un processo valutato e accettato dall’Agenzia delle Entrate.

DEPRIGEV: rimedio digitale in caso di carenze di Privacy

DEPRIGEV è un servizio innovativo erogato in modalità SaaS che risolve i problemi posti dalle designazioni massive a ruolo privacy e dalle attività formative conseguenti.

Il target di DEPRIGEV è costituito da:

  • GDO
  • Agenzie di lavoro interinale
  • PA (regioni, comuni, grosse municipalizzate)
  • media/grande Industria >250 dipendenti
  • Multi-utility, Sanità ospedaliera, Pharma Industry
  • vendita diretta
  • Cooperative
  • CAF Centri di Assistenza Fiscale
  • aziende che non dispongono del Know-How specifico
  • aziende appesantite dalla tradizionale gestione cartacea
  • aziende che vogliono restare focalizzate sul loro Core Business.

 

 

CAPTIO: gestione digitale delle note spese da App

VALIDATA distribuisce in Italia l’app Captio multipiattaforma, che abilita la gestione interamente digitale delle note spese prodotte da trasfertisti a mezzo di smartphone o tablet.

Captio offre ai trasferisti e all’azienda un processo digitale molto più efficiente, controllato, trasparente ed economico di quello tradizionale cartaceo.

Captio, integrata con l’archiviazione elettronica conservativa, soddisfa gli obblighi di conservazione previsti per i documenti rilevanti ai fini tributari.