Riconciliare le e-fatture ai giustificativi di spesa (con un’app)

La fatturazione elettronica tra privati ha introdotto nuove opportunità per semplificare i processi digitali delle aziende e renderli più efficaci.

Tra le possibilità da cogliere vi è, senza dubbio, quella di poter riconciliare le e-fatture ai giustificativi di spesa, tramite sistemi informatici in grado di integrare questi due processi in modo facile e funzionale.

Grazie a strumenti come Captio, di cui siamo rivenditori autorizzati in Italia, oggi è possibile dire addio alla conservazione cartacea di scontrini e fatture, per gestire tutto con una semplice app. Ecco, nel dettaglio, quali sono le opportunità a disposizione.

 

Gestire i giustificativi di spesa con Captio

 

Captio è un software che permette di centralizzare la gestione dei rimborsi spese aziendali in un’unica piattaforma, per un processo uniforme a tutti i dipendenti e, di conseguenza, un controllo dei costi più facile, attendibile ed efficace.

Poter integrare questo strumento con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti (integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013), è un valore aggiunto che permette di digitalizzare l’intero processo di fatturazione e:

  • non sprecare tempo per la gestione delle note spese;
  • evitare errori di compilazione o la tardiva consegna dei giustificativi cartacei;
  • riconciliare le fatture ricevute con i giustificativi cui si riferiscono.

Automatizzare questi processi, rendendo tutto più veloce e intuitivo, consente non solo di risparmiare in modo concreto, evitando incongruenze che possano gravare sulla contabilità dell’impresa, ma anche di investire il tempo guadagnato in attività mirate per creare nuove opportunità di business.

Ma come funziona Captio dal punto di vista operativo? Vediamolo insieme.

 

Digitalizzazione dei giustificativi cartacei con un’app

 

Il funzionamento di Captio è semplice e immediato. Utilizzando l’applicazione dal proprio dispositivo mobile, infatti, basta soltanto fotografare il giustificativo cartaceo: il software, in automatico, è in grado di estrarre i dati riportati e salvare le informazioni in cloud, in un unico gestionale di riferimento per tutti i dipendenti dell’azienda.

Questo significa che ogni collaboratore, in pochi secondi e ovunque si trovi, può raccogliere e inviare i dati per i rimborsi spese che riguardano:

  • scontrini e fatture;
  • spese di soggiorno;
  • rimborsi chilometrici;
  • pagamenti con carte aziendali.

I dati ricevuti dalla piattaforma vengono subito classificati in base a tipologia di spesa, modalità di pagamento o ad altre categorie specifiche, che possono essere create sulla base delle esigenze dell’azienda.

Il processo di digitalizzazione di Captio è pienamente conforme alle direttive stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Questo significa che, una volta memorizzati i dati in formato digitale, non è più necessario conservare i giustificativi cartacei: le fotografie realizzate con Captio hanno validità legale e, di conseguenza, possono sostituire a tutti gli effetti lo scontrino o la fattura cartacea.

Su questo punto si è espressa proprio l’Agenzia delle Entrate, dando parere favorevole alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa (Interpello n. 954-479/2017, presentato da Validata stessa). Per maggiori dettagli, leggi qui i punti salienti della risoluzione n.96 sulle note spese prodotte con Captio.

 

Riconciliare le fatture ai giustificativi di spesa: vantaggi

 

Con l’obbligo di fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, l’amministrazione aziendale (o il commercialista) devono riconciliare le e-fatture ricevute con i pagamenti effettuati.

Utilizzare Captio per la gestione delle note spese, integrandolo con il proprio software di fatturazione elettronica, permette di avere un archivio digitale ordinato e sempre aggiornato, senza correre il rischio di perdere la documentazione cartacea o di riceverla in ritardo.

Questo ha dei benefici concreti per la contabilità dell’impresa, sia in termini di precisione e rapidità nella raccolta dei dati, sia per una maggior accessibilità dei documenti (che devono essere conservati per diversi anni ai fini fiscali).

Rispetto a quello tradizionale cartaceo, il processo digitale della gestione trasferte e delle note spese risulta, di conseguenza, più controllato, trasparente ed efficiente.

Captio è compatibile con Android, iOS, Blackberry e Windows Phone: per saperne di più su come risparmiare tempo, denaro e risorse, scopri il nostro servizio Business Travel & Expense Management oppure contattaci oggi stesso per parlare con uno dei nostri esperti.

Soggetti esclusi dalla fatturazione elettronica: quali sono

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, entrato in vigore dal 1° gennaio 2019, esclude alcune categorie specifiche, che sono aumentate dopo il Provvedimento del 20 dicembre 2018 da parte del Garante per la Privacy.

Secondo una stima del Sole24 Ore, sono circa metà le partite Iva esenti dalla fatturazione elettronica, anche se è pur vero che questi soggetti non possono disinteressarsene completamente, dato che potrebbero comunque ritrovarsi a ricevere fatture elettroniche da chi, invece, è obbligato a emetterle.

In questo articolo abbiamo deciso di fare chiarezza sul tema, riassumendo tutti i soggetti esclusi dalla fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica: soggetti esenti

 

Tra i primi soggetti, a livello normativo, esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica vi sono coloro che applicano:

  • il regime di vantaggio (ai sensi dell’articolo 27, commi 1 e 2 del Decreto Legge n.98/2011);
  • il regime forfetario (ai sensi dell’articolo 1, commi 54-89 della Legge n.190/2014).

A questi si aggiungono anche quei soggetti che operano solo con i consumatori finali, ed emettono scontrini o ricevute fiscali. In questo caso, però, a breve è previsto l’obbligo di scontrino elettronico (memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate):

  • dal 1° luglio 2019, per coloro che hanno un volume d’affari superiore ai 400 mila euro;
  • dal 1° gennaio 2020, per tutti gli esercenti e artigiani, titolari di partita Iva, che emettono solo scontrini/ricevute fiscali ai consumatori finali.

Altri soggetti esenti dalla fatturazione elettronica sono:

  • produttori agricoli in regime speciale (ai sensi dell’articolo 34, comma 6 del DPR 633/72)
  • associazioni sportive dilettantistiche con proventi commerciali fino a 65 mila euro;
  • operazioni che riguardano la cessione di beni o servizi nei confronti di soggetti non residenti o non stabiliti in Italia.

Esenti fattura elettronica: operatori sanitari

 

Le disposizioni contenute nell’articolo 10-bis del Decreto Legge n.119 del 23 ottobre 2018, convertito con modificazioni dalla Legge n.136 del 17 dicembre 2018, n. 136 riguardano la semplificazione in tema di fatturazione elettronica per gli operatori sanitari.

Nello specifico, viene stabilito che “per il periodo d’imposta 2019, i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema  tessera sanitaria, ai fini dell’elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata, ai sensi dell’articolo 3, commi 3 e 4, del decreto legislativo 21 novembre 2014, n. 175, e dei relativi decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sono esonerati  dall’obbligo di fatturazione elettronica di cui all’articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 5  agosto 2015, n. 127, con riferimento alle fatture i cui dati sono inviati al Sistema tessera sanitaria”.

Inizialmente l’esonero riguardava solo medici e farmacie che già inviavano dati tramite il sistema tessera sanitaria ma, dopo il Provvedimento n.511 del Garante per la Privacy di dicembre, l’esenzione è stata estesa a tutti gli operatori sanitari, includendo:

  • farmacie pubbliche e private;
  • aziende sanitarie locali, aziende ospedaliere e strutture accreditate con SSN anche se non a contratto;
  • strutture autorizzate per l’erogazione di servizi sanitari e non accreditate al SSN;
  • iscritti all’ordine dei medici chirurghi e odontoiatri e agli Albi professionali di psicologi, infermieri, ostetriche/i, tecnici sanitari di radiologia medica, veterinari ed esercenti l’arte sanitaria ausiliaria di ottico;
  • strutture autorizzate per la vendita al dettaglio di medicinali veterinari ed esercizi commerciali che svolgono attività di distribuzione al pubblico di farmaci, ai quali è stato assegnato dal Ministero della Salute il codice identificativo univoco.

Ricezione delle fatture per i soggetti esclusi

 

Coloro che applicano il regime di vantaggio e quello forfettario sono esonerati dal ciclo attivo, ma comunque possono ritrovarsi a dover ricevere e-fatture dai fornitori.

I soggetti esclusi sono equiparati ai consumatori finali, quindi possono ricevere la documentazione in formato cartaceo o in PDF, e occuparsi della conservazione in modo analogico.

L’introduzione della fatturazione elettronica, tuttavia, può essere l’occasione anche per i soggetti esenti per gestire in modo più efficace l’archiviazione e conservazione delle proprie fatture. L’utilizzo di un codice destinatario o di un indirizzo PEC può aiutare a gestire in modo uniforme i cicli di fatturazione (sia quello attivo che passivo), senza subire i processi ma, al contrario, comprendendo il reale valore aggiunto del cambiamento in atto.

Per approfondire, scopri i vantaggi di una gestione integrata con il nostro servizio VALIBILL, oppure contattaci per una consulenza.

Sanzioni fattura elettronica: cosa prevede la normativa

Le sanzioni per mancata o tardiva emissione della fattura elettronica rappresentano una delle preoccupazioni più ricorrenti tra coloro che sono soggetti all’obbligo.

Nelle prime fasi dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica, che ha avuto ufficialmente il via dal 1° gennaio 2019, il Decreto fiscale 2019 ha previsto delle sanzioni attenuate in caso di violazione degli adempimenti.

Dopo i primi mesi, però, torneranno ad essere applicate le sanzioni secondo le modalità ordinarie: ecco cosa prevede la normativa e cosa rischiano i soggetti che non adempiono agli obblighi di legge.

 

Sanzioni fattura elettronica 2019: quali sono

 

Le sanzioni per mancata o tardiva emissione della fattura elettronica non si discostano da quelle che, in precedenza, erano previste per le fatture tradizionali.

In base all’art.6 del D.Lgs. 417/97, la sanzione amministrativa è compresa tra il 90% e il 180% “dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio” (con un minimo di 250 euro).

È prevista, invece, una sanzione ridotta (tra i 250 e i 2 mila euro) nel caso la violazione non incida sulla corretta liquidazione del tributo.

 

Sanzioni fattura elettronica 2019: proroghe e riduzioni

 

La digitalizzazione dei processi di fatturazione si sta rivelando un cambiamento importante per imprese e professionisti, che, se sapranno dotarsi di strumenti efficaci, potranno davvero ottenere benefici concreti in termini di semplificazione dei passaggi, gestione delle risorse aziendali e opportunità per la creazione di nuovo business (per approfondire, leggi tutti i vantaggi della soluzione integrata VALIBILL per emissione e conservazione delle fatture).

Se da un lato non vi sono state proroghe per quanto riguarda la data di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, dall’altro il Decreto fiscale 2019 ha voluto “alleggerirne” l’impatto iniziale per quanto concerne le sanzioni.

Secondo quanto stabilito per legge, infatti, al contribuente non verranno applicate le sanzioni legate all’emissione tardiva della fattura elettronica, a patto che l’e-fattura venga però emessa entro la data della liquidazione periodica dell’IVA.

Tale disposizione è valida:

  • fino al 30 settembre 2019 per i contribuenti mensili;
  • fino al 30 giugno 2019 per quelli trimestrali.

Qualora, invece, la fattura venga emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione successivo a quello di competenza, vengono applicate le sanzioni con una riduzione dell’80% rispetto a quelle previste.

 

Sanzioni fatturazione elettronica: attenuazioni per il cessionario/committente

 

La sanzione del 20% si applica anche nel caso di cessionario o committente che ha acquistato beni o servizi senza emettere fattura, e quindi non abbia proceduto alla regolarizzazione.

In base all’ex art.6, comma 8, del D.Lgs. 471/1997, tale sanzione non si applica se il soggetto provvede a sanare l’omissione entro il termine della liquidazione IVA periodica.

Al contrario, invece, egli avrà 4 mesi di tempo, dalla data di effettuazione dell’operazione, per regolarizzare la propria posizione e trasmettere al Sistema di Interscambio un’autofattura.

Per fare ciò, nel campo “Tipo Documento” dovrà essere inserito il codice TD20.

 

VALIBILL: la soluzione per emettere fatture elettroniche senza problemi

 

Il vantaggio di affidarsi a un partner competente nel processo di digitalizzazione delle fatture è quello di poter continuare a fatturare come si è sempre fatto prima del 1° gennaio 2019: saremo noi di Validata ad occuparci di tutti gli aspetti tecnici legati a emissione, ricezione e conservazione delle e-fatture.

Il nostro servizio VALIBILL ha saputo garantire il completo funzionamento dei sistemi fin dal primo giorno di entrata in vigore dell’obbligo, e rispetta appieno le norme del GDPR in materia di protezione dei dati personali.

Se vuoi saperne di più, contattaci oggi stesso per una consulenza personalizzata.

Imposta di bollo su fattura elettronica: come funziona

Con l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, in vigore dal 1° gennaio 2019, un quesito frequente riguarda le modalità di pagamento dell’imposta di bollo.

Se, infatti, nella versione cartacea è possibile apporre fisicamente la marca da bollo sulla fattura, con il passaggio al digitale il procedimento dovrà essere, per forza di cose, diverso.

In realtà, il versamento telematico dell’imposta di bollo rappresenta un ulteriore passo in avanti nel processo di semplificazione e digitalizzazione dei processi di fatturazione: ecco, nel dettaglio, come funziona.

Come pagare l’imposta di bollo sulle fatture elettroniche

 

L’imposta di bollo, attualmente pari a 2,00€, è sostitutiva dell’Imposta sul Valore Aggiunto, quindi le fatture soggette a marca da bollo sono quelle senza addebito IVA e con importo superiore a 77,47€.

Ma come effettuare tale pagamento sulle fatture elettroniche? L’imposta di bollo deve essere corrisposta:

  • in unica soluzione;
  • con utilizzo del mod. F24 telematico;
  • entro 120 gg. dalla chiusura dell’esercizio.

Il contribuente, dunque, utilizzando il codice tributo 2501, verserà tramite modello F24 l’ammontare dell’imposta di bollo, in un’unica soluzione.

Il pagamento dovrà essere effettuato entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e, sulle fatture elettroniche, andrà riportata la seguente dicitura: “Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi del D.M. 17.6.2014”.

Come riportato nella circolare n. 16/E (14.04.2015) dell’Agenzia delle Entrate, l’applicazione della dicitura “in modo virtuale” non richiede un’autorizzazione preventiva da parte dell’AdE.

Imposta di bollo fatture elettroniche: l’aggiornamento del MEF

 

Con il comunicato n. 224 del 28 dicembre 2018, il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha annunciato le modalità di pagamento delle imposte di bollo sulle e-fatture, in un’ottica di maggior semplificazione per gli utenti assoggettati.

Al termine di ogni trimestre sarà l’Agenzia delle Entrate a comunicare agli interessati l’ammontare dovuto per le imposte di bollo, sulla base dei dati presenti nelle fatture elettroniche inviate al Sistema di Interscambio.

Gli utenti potranno provvedere al pagamento dell’imposta di bollo:

  • tramite addebito su conto corrente bancario o postale
  • utilizzando il modello F24 predisposto dall’AdE stessa

Imposta di bollo su fattura elettronica: sanzioni per il mancato pagamento

 

Se, al termine dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, il versamento dell’imposta di bollo non è ancora stato effettuato, scattano sanzioni per l’attività o il professionista che non ha rispettato le scadenze.

La normativa prevede, infatti, una sanzione amministrativa che può andare dal doppio al quintuplo dell’imposta di bollo dovuta per ogni singola fattura irregolare.

Versamento dell’imposta di bollo per i soggetti esenti

 

I soggetti esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica B2B, secondo quanto previsto dalla normativa, sono coloro che applicano:

  • il regime forfettario;
  • il regime di vantaggio;
  • il regime speciale degli agricoltori.

A questi vanno aggiunti, secondo l’emendamento approvato a fine novembre 2018:

  • medici, farmacisti e operatori sanitari che già trasmettono i dati al fisco tramite tessera sanitaria;
  • società sportive dilettantistiche con ricavi inferiori a 65 mila euro.

Questi soggetti potranno continuare ad apporre l’apposito contrassegno o assolvere l’imposta virtuale (solo previa autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate). Nel secondo caso, andrà riportato il numero di tale autorizzazione ed effettuato il pagamento entro il 31 gennaio dell’anno seguente.

Gestione integrata dei processi di fatturazione elettronica con VALIBILL

 

VALIBILL è lo strumento offerto da Validata che consente di gestire in modo integrato l’intero processo di fatturazione elettronica, in tutti i suoi step: emissione, conservazione digitale a norma, conversione del formato delle fatture.

Per saperne di più, scopri qui i vantaggi di VALIBILL e il valore aggiunto di un software professionale per la fatturazione elettronica.

Vuoi implementare soluzioni efficaci e personalizzate per la tua azienda? Contattaci oggi stesso per una consulenza.

Fatturazione elettronica e GDPR: VALIBILL rispetta la protezione dei dati

Con il Provvedimento del 15 novembre 2018 nei confronti dell’Agenzia delle Entrate, il Garante per la protezione dei dati personali ha evidenziato alcune criticità relative alla fatturazione elettronica.

L’obbligo di e-fattura in vigore dal 1° gennaio 2019, in ogni caso, non slitta: pertanto, imprese e professionisti dovranno fare attenzione a scegliere con cura gli strumenti più efficaci per la digitalizzazione dei processi.

Come? Valutando attentamente i servizi offerti, le integrazioni e le possibilità a propria disposizione: per molte realtà, ad esempio, scegliere un software gratuito per la fatturazione elettronica può essere limitante e avere spiacevoli ripercussioni future (in questo articolo trovi alcune info da sapere per una scelta consapevole).

Il servizio di fatturazione elettronica VALIBILL, fornito da Validata, risponde ai requisiti più stringenti sugli obblighi di privacy e protezione dei dati personali. Ecco, nel dettaglio, quali sono i punti salienti del provvedimento del Garante e le soluzioni possibili.

 

Fatturazione elettronica e protezione dei dati: punti salienti del Provvedimento

 

Nel Provvedimento del 15 novembre 2018, il Garante osserva come l’obbligo di fatturazione elettronica B2B presenti “rilevanti criticità in ordine alla compatibilità con la normativa in materia di protezione dei dati personali”.

Si tratta della prima volta che l’Autorità esercita il nuovo potere correttivo di avvertimento, attribuitole dal GDPR: oltre al fatto che l’Agenzia delle Entrate abbia adottato il Provvedimento sulle e-fatture senza aver consultato il Garante per la privacy, ecco quali sono gli altri punti contestati.

 

Protezione dei dati personali presenti nelle fatture elettroniche

Poiché è previsto che l’AdE non si occupi solo di recapitare le fatture ma anche di archiviarle, è chiaro che esse contengano anche informazioni non rilevanti ai fini fiscali.

Per quanto ciò sia contemplato dal Provvedimento n. 89757, è necessario dunque che l’Agenzia delle Entrate sia in grado di garantire il rispetto dei principi di limitazione della finalità, minimizzazione e riservatezza.

 

Fatture elettroniche disponibili sul portale dell’Agenzia delle Entrate

Viene contestato il fatto di mettere a disposizione dei consumatori, sul portale dell’Agenzia, tutte le fatture XML anche in assenza di richiesta degli stessi (nonostante il diritto di ottenere una copia direttamente dall’operatore, in formato digitale o analogico).

Tale trattamento massivo e informatizzato di dati, accessibili tramite un applicativo web, oltre ad andare contro i principi di privacy by default e privacy by design, aumenta i rischi per i diritti e le libertà dei cittadini.

 

Trasmissione, recapito e conservazione delle fatture elettroniche da parte dell’Agenzia delle Entrate

Tra le principali criticità da sottolineare, il Garante evidenzia:

  • che il protocollo FTP non sia un canale sicuro per la trasmissione delle fatture elettroniche;
  • mancata cifratura dei file XML .

Altro aspetto, evidenziato anche da noi di Validata in questo articolo, riguarda la conservazione delle e-fatture da parte dell’AdE. Oltre a un problema di conflitto in caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate (dove sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente la documentazione fiscale probante), il Garante si focalizza su quanto specificato dall’AdE, che “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione”.

Ciò andrebbe contro l’art. 5, par. 1, lett. f) e l’art. 32 del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali.

 

Il ruolo degli intermediari e il servizio VALIBILL

 

Il Garante privacy evidenzia delle criticità anche in merito agli intermediari che gestiscono la trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture: operando per molte imprese, infatti, possono aumentare i rischi inerenti il trattamento dei dati di enormi masse.

Ecco perché, come anticipato in precedenza, diventa fondamentale scegliere realtà affidabili, in grado di garantire un servizio efficace e che tuteli tutte le fasi del processo di digitalizzazione.

Il servizio VALIBILL di Validata assicura il pieno rispetto del nuovo regolamento europeo GDPR, mettendo al sicuro tutto quanto contenuto nelle fatture a livello di dati personali.

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Responsabile conservazione sostitutiva: ruolo, compiti e normativa

Il Responsabile conservazione sostitutiva è una figura professionale d’importanza strategica, per tutte le aziende.

L’avvento del digitale ha semplificato l’archiviazione e la conservazione dei documenti, le fatture elettroniche ne sono un esempio, ma ha reso necessaria l’introduzione di nuove competenze.

Parliamo di “conservazione sostitutiva” perché riguarda la procedura che consente di conservare e gestire documenti in solo formato digitale. Quindi, sia i formati cartacei digitalizzati che i documenti prodotti direttamente in digitale.

Ma chi può svolgere il ruolo di responsabile della conservazione sostitutiva? Quali sono le norme che ne definiscono i compiti, le linee guida e le responsabilità?

In questo articolo, un utile approfondimento per fare chiarezza su questi aspetti e ottimizzare al meglio le tue risorse.

 

Responsabile conservazione sostitutiva: chi può ricoprire questo ruolo

 

La figura del Responsabile Conservazione sostitutiva è regolamentata all’interno della delibera n.11/2004 del CNIPA, poi diventato AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Successivamente, è stata aggiornata con il Decreto del Presidente del Consiglio, datato 3 dicembre 2013, dove vengono definiti ruoli, responsabilità e processi di conservazione.

L’articolo 5 del Decreto è un punto saliente, perché definisce i “modelli organizzativi della conservazione” e chiarisce dove e da chi può essere svolta la conservazione digitale. Nello specifico, il processo di conservazione sostitutiva può essere svolto all’interno della struttura organizzativa di chi produce i documenti digitali, oppure può essere esternalizzato ad altri soggetti (pubblici o privati).

Nel caso di aziende, associazioni, enti, ecc., il Responsabile può essere:

  • un collaboratore interno, un socio o un amministratore.
  • un soggetto esterno (una società specializzata nella conservazione sostitutiva professionale, con delega delle responsabilità di conservazione).

 

Responsabile conservazione sostitutiva: quali compiti deve svolgere

 

Il Responsabile della conservazione è tenuto a collaborare con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici.

Dovrà sviluppare sinergie e competenze che gli consentano di svolgere al meglio i propri compiti:

  1. definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in relazione alla tipologia dei documenti da conservare;
  2. gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa;
  3. generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  5. monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
  7. adottare le misure necessarie a rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione, per garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici. Inoltre, se necessario, dovrà occuparsi di ripristinare le corrette funzionalità e monitorare la possibile obsolescenza dei formati in uso;
  8. provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
  9. adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  10. assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento (per esempio, un notaio), garantendogli l’assistenza e le risorse necessarie per svolgere le sue attività;
  11. assicurare agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie, per svolgere le attività di verifica e di vigilanza;
  12. provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti richiesti;
  13. predisporre il manuale di conservazione e curare l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

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Cos’è il manuale operativo di conservazione

 

Il Responsabile Conservazione sostitutiva è tenuto a redigere, aggiornare e seguire le modalità operative definite nel manuale operativo di conservazione.

Il manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, che deve essere aggiornato periodicamente, e contiene l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a norma, la descrizione delle architetture e infrastrutture utilizzate, le persone coinvolte e i ruoli ricoperti.

Oltre, chiaramente, a tutte le misure di sicurezza adottate e alle informazioni utile alla gestione e verifica del sistema di Conservazione sostitutiva.

Perché affidarsi a un Responsabile del servizio di Conservazione esterno

Il processo di Conservazione sostitutiva richiede competenze tecniche e un costante aggiornamento, per restare in linea con l’evoluzione delle normative. Hai bisogno di tempo, di ottimizzare i processi e le risorse interne: una mole di lavoro che implica capacità e conoscenze informatiche, archivistiche e legali.

Ecco perché avere un partner affidabile, cui delegare le responsabilità e la gestione della Conservazione sostitutiva, ti permette di beneficiare di tecnologie all’avanguardia e competenze specializzate.

Validata ti offre il know-how necessario, soluzioni professionali e personalizzate, per gestire in sicurezza tutti i tuoi dati.

Dalla fatturazione elettronica alla conservazione sostitutiva: strumenti efficaci per digitalizzare l’intero processo e incrementare le tue performance: contattaci oggi stesso e scopri cosa possiamo fare per te.

Come trasferire file con Secure File Mover

Trasferire file è un’esigenza che accomuna le aziende di qualsiasi dimensione. Con la piena operatività del GDPR e l’obbligo della fatturazione elettronica, l’invio di dati particolari necessita di attenzione maniacale, per evitare d’incombere in sgradevoli conseguenze.

La gestione dei dati condivisi con i partner di business, come contratti, fatture o altri file contenenti informazioni riservate, è un fattore delicato e fondamentale per la tua attività: ecco perché è necessario investire in soluzioni capaci di garantire un trasferimento dei file sicuro.

In questo articolo vedremo come proteggere i dati e gestire ogni step per il trasferimento con Secure File Mover.

 

Trasferire file: data loss prevention

 

Il trasferimento dei file solitamente avviene tramite e-mail o FTP. Molte persone, che devono trasferire file di grandi dimensioni fuori dall’azienda, optano per siti di file-sharing basati su cloud.

Sono tutte soluzioni che non danno certezze di sicurezza e controllo sul trasferimento dei dati. I file che transitano su circuiti esterni all’azienda, che offrono soluzioni di public cloud, vanno presidiati e analizzati: è fondamentale che forniscano le garanzie necessarie alla protezione dei dati.

Ecco perché il trasferimento deve avvenire in modalità di data loss prevention, ovvero in condizioni di “prevenzione della perdita di dati”. Questo comporta la necessità di:

  • evitare l’invio di informazioni sensibili al di fuori della rete aziendale;
  • utilizzare software specifici che aiutino a gestire e controllare quali dati escono, come e dove arrivano.

Per scongiurare il fatto che l’utilizzo di strumenti non appropriati possa comportare la perdita dei dati, vi sono applicazioni professionali che garantiscono all’azienda il controllo sulle informazioni condivise.

La soluzione ideale è trasferire file con un software che, oltre alla semplicità di utilizzo, permetta il trasferimento e la gestione dei dati in totale sicurezza.

 

Trasferire file con Secure File Mover

 

Il trasferimento dei file con Secure File Mover è la soluzione client-server progettata e creata da Validata, per offrire la condivisione sicura delle informazioni.

È buona norma assicurarsi che il ricevente possa sempre sapere quando, da chi e quali dati ha ricevuto. Allo stesso modo, il mittente deve avere la certezza di poter dimostrare quando li ha inviati e l’esito della transazione.

Secure File Mover garantisce il trasferimento bilaterale dei file, consentendo di:

  • ottenere una reciproca identificazione di mittente e ricevente;
  • trasferire file in un canale sicuro con crittografia asimmetrica a 256 bit, per assicurare la protezione dei dati;
  • perfetta integrazione con applicativi aziendali già in uso;
  • informazioni complete relative al trasferimento dei file.

Tale applicazione soddisfa le regole tecniche del sistema di conservazione documenti digitali DigitPA, e rende possibile il trasferimento di “pacchetti di versamento” costituiti da uno o più file, senza limiti di dimensione.

Nel caso specifico della fatturazione elettronica, Secure File Mover risulta essere la soluzione ideale, perché permette:

  • l’identificazione degli utenti;
  • la datazione della transazione;
  • la protezione e l’integrità dei dati;
  • l’esito del trasferimento file.

Secure File Mover è la “misura tecnico-organizzativa adeguata” per accompagnarti nel trattamento dei dati sensibili, come previsto dall’art.32 del GDPR.

 

La serenità di trasferire file in modo sicuro

 

Secure File Mover è l’applicazione più sicura per proteggere il trasferimento dei file. Si integra perfettamente con le nostre soluzioni di E-billig, archiviazione elettronica, privacy e data protection.

Con SFM, trasferire dati in tutta sicurezza, tra aziende dello stesso gruppo o partner di business, garantisce sempre massima trasparenza nelle operazioni e protezione certa dei dati. Gestirli in modo efficace, assicurando la privacy dei propri clienti e partner commerciali, è il miglior biglietto da visita che puoi presentare.

Vuoi saperne di più? Contattaci per scoprire tutti i vantaggi di questo software e le possibili integrazioni con i nostri servizi, semplificando i processi e facilitando lo sviluppo della tua azienda.

Software per la gestione delle trasferte: tutti i vantaggi

Un software per la gestione delle trasferte permette di semplificare tutte le azioni che hanno a che fare con la creazione, la gestione e la conservazione delle note spese, oltre a limitare l’errore umano.

Moltissime aziende, anche di medie o grandi dimensioni, sprecano ancora tempo e risorse per la compilazione manuale di tale documentazione, oppure “complicano la vita” ai trasfertisti, costretti a conservare tutti gli scontrini in formato cartaceo per allegarli alle note.

In realtà, digitalizzare i processi aziendali significa rendere un’impresa più efficace sotto diversi punti di vista, evitando inutili esborsi di denaro: ad esempio, impiegando i dipendenti in attività più mirate a creare business o scongiurando tutte quelle sviste che vengono poi inconsciamente contabilizzate.

In questo articolo vedremo quali sono i vantaggi garantiti dall’utilizzo di strumenti professionali come Captio, multipiattaforma di cui siamo distributori ed integratori certificati per l’Italia.

 

Creazione e contabilizzazione delle note spese di viaggio

 

Captio è un’applicazione per la gestione delle spese di viaggio che permette di registrare in modo facile e intuitivo tutte le voci di costo sostenute.

Le aziende che prevedono un’indennità di trasferta per i propri dipendenti hanno bisogno di ridurre al minimo gli errori di compilazione della nota spese. Ecco perché un processo digitalizzato può non solo dare questo tipo di vantaggio, ma anche:

  • far risparmiare tempo;
  • uniformare i modelli per i lavoratori (che, nella migliore delle ipotesi, partono da un file excel di riferimento fornito dall’azienda stessa, ma poi lo modificano a seconda delle singole necessità).

Grazie a Captio, invece, ai lavoratori che operano in mobilità basterà semplicemente acquisire l’immagine dello scontrino con il proprio smartphone: l’applicazione, in modo automatico, si occuperà di rilevare se la spesa è conforme alla travel policy aziendale e, in caso affermativo, convertire i dati cartacei in una nota spese.

Il file creato potrà poi essere subito archiviato e contabilizzato, con la garanzia che l’intero processo abbia piena validità legale.

Sul tema, potrebbe interessarti anche: 4 consigli per fare una nota spese perfetta

Software per gestione trasferte: il valore aggiunto di Validata

 

Captio è un software per la gestione delle trasferte che, rispetto al processo tradizionale cartaceo, garantisce maggior efficienza, controllo delle spese, trasparenza e, ovviamente, anche un risparmio economico: gli errori che ogni giorno vengono (inconsapevolmente) contabilizzati dalle aziende possono costare molto cari, ed evitarli è senza dubbio un elemento da tenere in grande considerazione.

Oltre alle funzionalità e ai vantaggi legati in modo specifico a Captio, coloro che utilizzano tale applicazione possono godere di molti altri benefici apportati direttamente da noi di Validata.

Il valore aggiunto che possiamo fornire riguarda i seguenti fattori principali:

  • parere favorevole dell’Agenzia delle Entrate alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa (Interpello n. 954-479/2017);
  • analisi e set-up iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione delle policy aziendali;
  • integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti;
  • riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate;
  • integrazione con un servizio di archiviazione elettronica, rispettando gli obblighi di legge previsti per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari;

Inoltre, garantiamo sessioni online di presentazione e/o formazione alle aziende, per permettere ai lavoratori di utilizzare gli strumenti forniti nel modo più efficace possibile. Il nostro servizio di assistenza, in ogni caso, è sempre disponibile per chiarire dubbi o domande e garantire il necessario supporto tecnico.

 

Perché utilizzare un software per la gestione delle trasferte

 

Gestire le trasferte con un’app come Captio permette di registrare spese di natura diversa, come:

  • scontrini (fotografando i documenti cartacei da dispositivi mobili o inviandoli al software direttamente dallo scanner o dalla stampante multifunzione presente in azienda);
  • carte di credito (importando automaticamente i pagamenti effettuati);
  • rimborso km (annotando le spese per il carburante consumato negli spostamenti su smartphone, tablet o tramite Google Maps).

La possibilità di integrare Captio con tutti i gestionali delle aziende, inoltre, consente l’inserimento delle funzionalità di questo software all’interno di un processo molto più ampio: in questo modo le imprese possono digitalizzare non solo la fase di registrazione delle spese di viaggio, ma anche la creazione delle note e la loro contabilizzazione.

Se vuoi saperne di più, visita la sezione dedicata al nostro servizio di Business Travel & Expense Management, oppure contattaci oggi stesso qui.

Conservazione sostitutiva: al Fisco non bastano le fotocopie delle fatture

La conservazione sostitutiva è un processo supportato da strumenti informatici che permette di dare valore legale a una fattura o ad un qualsiasi documento digitale.

In questo modo è possibile, perciò, sostituire il documento cartaceo con quello informatico, che acquisisce a tutti gli effetti valore probatorio e offre diversi vantaggi in termini di semplicità di archiviazione, conservazione e sicurezza.

Un grande equivoco, però, riguarda la validità delle copie in PDF e delle fotocopie degli originali analogici: ecco cosa ha emanato la Corte di Cassazione.

 

Conservazione sostitutiva: le fotocopie non bastano al Fisco

 

L’ordinanza 20365/2018 della Corte di Cassazione ha confermato che non è possibile dedurre i costi documentati da fotocopie di fatture, ma solo quelli riportati negli originali.

Si legge, infatti:

“l’articolo 22 del d.P.R. n.600/1973, che esige di conservare gli originali delle fatture inerenti i costi sostenuti per l’esercizio dell’attività d’impresa, costituisce una deroga ai principi generali del diritto civile, secondo i quali le fotocopie non disconosciute hanno la medesima efficacia probatoria dei documenti originali, di modo che va esclusa la deducibilità dei costi documentati unicamente da fotocopie di fatture, salvo che il contribuente fornisca una plausibile giustificazione della mancata conservazione dei documenti originali per causa a lui non imputabile”.

In via preliminare, la Corte di Cassazione aveva anche ricordato che sul contribuente incombe “l’onere della prova dell’esistenza, dell’inerenza e, ove contestata dall’Amministrazione finanziaria, della coerenza economica dei costi deducibili”, e precisato che “non è sufficiente che la spesa sia stata contabilizzata dall’imprenditore, occorrendo anche che esista una documentazione di supporto da ricavare, oltre che l’importo, la ragione e la coerenza economica della stessa, risultando legittima, in difetto, la negazione della deducibilità di un costo sproporzionato ai ricavi o all’aggetto dell’impresa”.

Questo cosa significa?

Che non solo le fotocopie delle fatture non hanno valenza tributaria, ma anche le copie PDF degli originali.

In sostanza, qualora dovessi avere un contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, il Fisco accetterà solo i documenti nel loro formato originale. Quindi, se non l’hai già fatto prima, hai bisogno di strumenti adeguati che possano risolvere in modo efficace questo problema.

 

Conservazione sostitutiva: la soluzione al problema

 

Quanto detto finora non ti obbliga, comunque, a conservare gli originali delle fatture nel loro formato cartaceo.

La soluzione al problema, infatti, si chiama conservazione sostitutiva. Secondo quanto stabilito dalle normative italiane, infatti, è possibile dematerializzare tutta la documentazione cartacea (fatture, note spese, libri, registri, interi archivi, ecc) tramite un processo specifico, che deve essere a norma di legge.

La conservazione sostitutiva permette di creare e tenere un archivio di documenti informatici che abbiano piena valenza dal punto di vista tributario, assicurando:

  • la sostituzione della versione cartacea, in modo da rispettare gli obblighi di legge previsti;
  • la possibilità di eliminare tale materiale cartaceo, ottimizzando i processi di ricerca dei documenti e risparmiando tempo e spazio;
  • la conservazione dei documenti, ovvero il loro mantenimento inalterato nel tempo.

A fare la differenza, dunque, è il fatto di affidarsi o meno a un processo di conservazione digitale a norma: in questo modo sarà possibile, in totale semplicità, anche fotografare fatture e scontrini originali e dematerializzarli, avendo la certezza che i file digitali avranno lo stesso valore fiscale e tributario della versione cartacea.

Conservazione sostitutiva: cosa non può fare il software dell’Agenzia delle Entrate

 

Sebbene sia la stessa Agenzia delle Entrate a mettere a disposizione un programma gratuito per la gestione del processo di fatturazione elettronica, tale software ha delle lacune evidenti, che possono costare caro a te e alla tua attività.

Il primo aspetto da tenere in considerazione riguarda la durata della conservazione dei documenti informatici: se da un lato l’Agenzia delle Entrate assicura il servizio per 10 anni, dall’altro è anche vero che, in caso di contenzioso, è necessario avere a disposizione la documentazione fino a quando non sarà chiuso (ovvero, potenzialmente, anche oltre i 10 anni).

Ti affideresti a un programma che potrebbe gettare via tutto nel bel mezzo di un contenzioso con l’AdE?

Senza considerare – secondo aspetto cui prestare la massima attenzione – che in questo caso sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i tuoi documenti (e che essa “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione”).

Al contrario, utilizzare strumenti professionali, che permettano di integrare servizi di fatturazione elettronica con quelli di archiviazione conservativa, può darti la certezza di poter gestire tutti i processi nel modo più efficace e sicuro possibile (per saperne di più, scopri subito il nostro servizio VALIBILL).

Vuoi avere maggiori informazioni e capire quali altri vantaggi possiamo offrire alla tua azienda? Contattaci oggi stesso.

E-billing e conservazione digitale: la soluzione integrata VALIBILL

Scegliere soluzioni integrate per l’e-billing e la conservazione digitale diventa un aspetto fondamentale per poter gestire al meglio la documentazione (in tutte le sue fasi).

Dal 1° gennaio 2019 scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, ragion per cui imprese e professionisti dovranno dotarsi di software effettivamente efficaci, che permettano loro di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione, ricezione e conservazione dei documenti digitali.

Avere strumenti personalizzati, che sappiano rispondere alle esigenze dell’azienda e ai suoi volumi di affari, può dare un valore aggiunto concreto nella gestione della contabilità e delle risorse: ecco alcune cose che devi sapere sul nostro servizio VALIBILL.

 

Servizio di fatturazione elettronica (e-billing)

 

VALIBILL è il nome commerciale che si riferisce ai diversi servizi integrati, tutti conformi alla normativa vigente, che possiamo offrire.

Partiamo, innanzitutto, con il nostro software per la fatturazione elettronica (B2Gov, B2B, B2C), strumento che si interpone attivamente tra azienda e Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per una corretta ed efficace gestione del processo di fatturazione.

Tra le caratteristiche principali, il nostro software si occupa di:

  • ricevere le fatture emesse dall’impresa, tramite risorsa SFTP;
  • controllare ogni fattura, affinché non venga rigettata dal SdI;
  • sottoscrivere le fatture emesse con firma digitale;
  • trasmetterle in formato XML al Sistema di Interscambio;
  • utilizzare un canale web service accreditato dal SdI;
  • abbinare le notifiche del SdI alle fatture, esplicitandone l’esito;
  • versare le fatture nel Sistema di Archiviazione Conservativa, integrato col servizio.

A ciò si aggiungono, inoltre, altri servizi opzionali (a seconda delle esigenze specifiche) quali:

 

Servizio di Archiviazione Conservativa

 

Il servizio di fatturazione elettronica è nativamente integrato con quello di archiviazione e conservazione digitale dei documenti.

VALIBILL permette di:

  • acquisire le fatture emesse e ricevute;
  • visualizzarle in formato leggibile per l’utente;
  • ricevere i dati di completamento dell’indice di conservazione;
  • creare il Pacchetto di Versamento;
  • visualizzare i documenti grazie a un sistema di gestione documentale;
  • esibire in modalità probatoria i documenti conservati;
  • eseguire una copia dei documenti in un Disaster Recovery geografico;
  • conservare la documentazione per non meno di 10 anni (come da obbligo civilistico, art. 2220 c.c.).

Quest’ultimo punto merita un’attenzione particolare: il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate assicura la conservazione per 10 anni, ma cosa accadrebbe se un eventuale contenzioso con l’AdE non fosse ancora chiuso dopo tale scadenza?

Rischieresti di perdere tutta la documentazione probatoria (se già non bastasse il fatto che, con tale strumento, sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i documenti fiscali rilevanti. Per approfondire, leggi il nostro articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Il Servizio di Archiviazione Conservativa può conservare qualsiasi tipo di documento (DDT, libri, registri, registrazioni audio o video, ecc) e può essere completato anche con altre funzionalità opzionali, come:

 

  • scambio dati e immagini tramite canale SFM;
  • integrazione della gestione di Data Access & Retention.

 

Soluzione integrata VALIBILL: tutti i vantaggi

 

VALIBILL è la soluzione ideale per aziende e professionisti che vogliono fruire di servizi per la fatturazione elettronica integrati con quelli di conservazione digitale e di conversione del formato delle fatture.

Grazie a un’offerta variegata, che tiene conto del numero annuale di fatture emesse/ricevute e delle reali esigenze del cliente, è possibile scegliere in modo semplice e veloce la “taglia” (da XXS a XXL) più adatta, ed eventualmente cambiarla facilmente in corso d’opera.

Tra i vantaggi garantiti vi sono:

  • massima chiarezza sui costi, senza sorprese;
  • contratto stipulabile online e conservato a norma dal servizio;
  • implementazione senza costi e in tempi rapidi;
  • sistema web di gestione documentale reattivo ed efficace;
  • canale accreditato tra Validata e Sistema di Interscambio;
  • canale sicuro tra Validata e cliente;
  • gestione documentale intuitiva;
  • soluzioni e tool in ambito GDPR;
  • integrazione con altri sistemi informativi dell’azienda.

Con Validata, inoltre, hai la garanzia di affidarti a un team competente ed esperto (che opera nel settore dal 2004) e ad una sicura gestione dei dati e delle informazioni (certificata conforme ai requisiti ISO/IEC27001:2013).

Per scoprire info e costi del nostro servizio VALIBILL, contattaci oggi stesso!