E-billing e conservazione digitale: la soluzione integrata VALIBILL

Scegliere soluzioni integrate per l’e-billing e la conservazione digitale diventa un aspetto fondamentale per poter gestire al meglio la documentazione (in tutte le sue fasi).

Dal 1° gennaio 2019 scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, ragion per cui imprese e professionisti dovranno dotarsi di software effettivamente efficaci, che permettano loro di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione, ricezione e conservazione dei documenti digitali.

Avere strumenti personalizzati, che sappiano rispondere alle esigenze dell’azienda e ai suoi volumi di affari, può dare un valore aggiunto concreto nella gestione della contabilità e delle risorse: ecco alcune cose che devi sapere sul nostro servizio VALIBILL.

 

Servizio di fatturazione elettronica (e-billing)

 

VALIBILL è il nome commerciale che si riferisce ai diversi servizi integrati, tutti conformi alla normativa vigente, che possiamo offrire.

Partiamo, innanzitutto, con il nostro software per la fatturazione elettronica (B2Gov, B2B, B2C), strumento che si interpone attivamente tra azienda e Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per una corretta ed efficace gestione del processo di fatturazione.

Tra le caratteristiche principali, il nostro software si occupa di:

  • ricevere le fatture emesse dall’impresa, tramite risorsa SFTP;
  • controllare ogni fattura, affinché non venga rigettata dal SdI;
  • sottoscrivere le fatture emesse con firma digitale;
  • trasmetterle in formato XML al Sistema di Interscambio;
  • utilizzare un canale web service accreditato dal SdI;
  • abbinare le notifiche del SdI alle fatture, esplicitandone l’esito;
  • versare le fatture nel Sistema di Archiviazione Conservativa, integrato col servizio.

A ciò si aggiungono, inoltre, altri servizi opzionali (a seconda delle esigenze specifiche) quali:

 

Servizio di Archiviazione Conservativa

 

Il servizio di fatturazione elettronica è nativamente integrato con quello di archiviazione e conservazione digitale dei documenti.

VALIBILL permette di:

  • acquisire le fatture emesse e ricevute;
  • visualizzarle in formato leggibile per l’utente;
  • ricevere i dati di completamento dell’indice di conservazione;
  • creare il Pacchetto di Versamento;
  • visualizzare i documenti grazie a un sistema di gestione documentale;
  • esibire in modalità probatoria i documenti conservati;
  • eseguire una copia dei documenti in un Disaster Recovery geografico;
  • conservare la documentazione per non meno di 10 anni (come da obbligo civilistico, art. 2220 c.c.).

Quest’ultimo punto merita un’attenzione particolare: il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate assicura la conservazione per 10 anni, ma cosa accadrebbe se un eventuale contenzioso con l’AdE non fosse ancora chiuso dopo tale scadenza?

Rischieresti di perdere tutta la documentazione probatoria (se già non bastasse il fatto che, con tale strumento, sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i documenti fiscali rilevanti. Per approfondire, leggi il nostro articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Il Servizio di Archiviazione Conservativa può conservare qualsiasi tipo di documento (DDT, libri, registri, registrazioni audio o video, ecc) e può essere completato anche con altre funzionalità opzionali, come:

 

  • scambio dati e immagini tramite canale SFM;
  • integrazione della gestione di Data Access & Retention.

 

Soluzione integrata VALIBILL: tutti i vantaggi

 

VALIBILL è la soluzione ideale per aziende e professionisti che vogliono fruire di servizi per la fatturazione elettronica integrati con quelli di conservazione digitale e di conversione del formato delle fatture.

Grazie a un’offerta variegata, che tiene conto del numero annuale di fatture emesse/ricevute e delle reali esigenze del cliente, è possibile scegliere in modo semplice e veloce la “taglia” (da XXS a XXL) più adatta, ed eventualmente cambiarla facilmente in corso d’opera.

Tra i vantaggi garantiti vi sono:

  • massima chiarezza sui costi, senza sorprese;
  • contratto stipulabile online e conservato a norma dal servizio;
  • implementazione senza costi e in tempi rapidi;
  • sistema web di gestione documentale reattivo ed efficace;
  • canale accreditato tra Validata e Sistema di Interscambio;
  • canale sicuro tra Validata e cliente;
  • gestione documentale intuitiva;
  • soluzioni e tool in ambito GDPR;
  • integrazione con altri sistemi informativi dell’azienda.

Con Validata, inoltre, hai la garanzia di affidarti a un team competente ed esperto (che opera nel settore dal 2004) e ad una sicura gestione dei dati e delle informazioni (certificata conforme ai requisiti ISO/IEC27001:2013).

Per scoprire info e costi del nostro servizio VALIBILL, contattaci oggi stesso!

Conservazione fattura elettronica: cos’è e come funziona

La conservazione della fattura elettronica è la fase conclusiva del nuovo processo di fatturazione e la rende fruibile a fini fiscali e probatori.

Con l’attuazione della fatturazione elettronica obbligatoria presente nella Legge di Bilancio 2018, i nuovi oneri riguardano, infatti, i vari aspetti di trattamento, archiviazione e mantenimento nel tempo.

Contenendo dati riservati che possono essere richiesti nel caso di controlli e/o contenziosi giudiziari, è necessario prestare attenzione alle corrette modalità di conservazione di una fattura elettronica: ecco cosa devi sapere.

 

Conservazione fattura elettronica: cos’è

 

Secondo l’art.71 del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, “La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”.

Il trattamento della e-fattura, declinata in tutte le tipologie (PA/B2Gov, B2B e B2C) segue 4 fasi:

  1. produzione: formazione ed emissione di fattura da parte dell’azienda;
  2. invio: attraverso un canale ammesso dal Sistema di Interscambio (SdI);
  3. archiviazione: registrazione della fattura e dell’avvenuto invio negli appositi registri;
  4. conservazione: l’azienda è tenuta ad essere in possesso della fattura fino a una certa data.

La conservazione elettronica prevede:

  • allegazione delle notifiche dei file trasmessi al SdI;
  • archiviazione su supporti adeguati di memorizzazione elettronica;
  • possibilità telematica di esibizione probatoria.

La corretta gestione di questa fase impatta sia sul ciclo attivo che sul ciclo passivo di fatturazione: conservare in maniera opportuna la documentazione amministrativa significa per le aziende avere una migliore gestione dei processi in termini di efficienza interna e competitività sul mercato.

 

Conservazione fattura elettronica: i formati idonei

 

Il Decreto del Presidente del Consiglio del 3 dicembre 2013, in solido con il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, regolano la conservazione delle fatture elettroniche e dei documenti digitali in genere.

Ai fini tributari, i documenti informatici idonei devono rispettare le seguenti caratteristiche:

  • autenticità
  • integrità
  • affidabilità
  • leggibilità
  • reperibilità.

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture elettroniche dovranno essere emesse obbligatoriamente solo in formato XML (eXtensible Markup Language), inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) e dovranno seguire un processo completamente dematerializzato.

Tuttavia, la circolare n.13 del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che ciascun operatore potrà decidere di conservare i documenti scegliendo un modello digitale diverso dall’XML, purché il contenuto sia identico a quest’ultimo, e il formato sia compreso tra quelli resi disponibili dal DPCM 3 dicembre 2013.

I formati alternativi sono:

  • PDF
  • TIFF
  • JPEG
  • Office Open XML (OOXML), formato XML sviluppato da Microsoft
  • ODF (Open Document Format)

In ogni caso, la conservazione dell’originale in formato XML è sicuramente da preferire, poiché mette al riparo dall’eventuale “disconoscimento” della fattura (art. 23-bis del D.Lgs. 82/2005).

 

Come conservare le fatture elettroniche

 

Dal punto di vista attuativo, il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 ha semplificato alcune procedure per conservare le fatture elettroniche.

I documenti informatici devono:

  1. rispettare le diverse fonti legislative cui fanno capo: il Codice Civile, le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  2. consentire le funzioni di ricerca e di estrazione dei dati ogni volta sia necessario, secondo una serie di metadati obbligatori (5 chiavi di ricerca: nome e cognome o denominazione, codice fiscale, partita iva, data);

Inoltre, per garantire autenticità e integrità, gli step di conservazione comprendono:

  • produzione del pacchetto di versamento: raggruppamento di più fatture e documenti per un periodo temporale;
  • produzione del pacchetto di archiviazione (o trasformazione del pacchetto di versamento): attraverso l’apposizione di firma digitale e marca temporale i documenti non sono più modificabili;
  • periodo obbligatorio di conservazione pari a 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 Codice Civile).

L’azienda può avvalersi di un conservatore per le fatture elettroniche interno o esterno alla stessa, e anche l’Agenzia delle Entrate ha disposto un servizio gratuito di conservazione delle fatture attive e passive per 15 anni (in questo articolo, trovi alcune precisazioni sul software gratuito dell’AdE).

In ogni caso, la scadenza per mettere in conservazione le fatture, attraverso la produzione del pacchetto di archiviazione, è di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta.

Gestire in modo efficace il processo di conservazione implica una precisa valutazione della tipologia e delle dimensioni della propria impresa, ma soprattutto dell’entità del patrimonio documentale collegato alla fatturazione: il modo migliore per scegliere l’implementazione più adatta a semplificare il procedimento e ottimizzare i risultati.

Se cerchi una consulenza professionale o hai bisogno di un software ad hoc per la gestione dell’iter di fatturazione elettronica, contattaci subito!

Convertire PDF in XML: perché (a breve) non potrai farne a meno

Convertire fatture elettroniche da PDF a XML è un servizio di cui privati e aziende, tra pochi mesi, non potranno proprio fare a meno.

L’obbligo di fatturazione elettronica esteso anche al settore B2B, a partire dal 1° gennaio 2019, permetterà alle imprese di ottimizzare e semplificare molti processi, gestendoli digitalmente e risparmiando tempo e denaro (per un approfondimento sul tema, ti consigliamo di leggere l’articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Questo passaggio, però, comporterà l’integrazione di alcuni step necessari per la corretta emissione, ricezione e conservazione delle e-fatture: ecco perché (a breve) tutti avranno bisogno di convertire un PDF in formato XML.

 

XML: il formato della fattura elettronica

 

L’XML (eXtensible Markup Language) è un meta linguaggio di demarcazione che permette di definire e controllare gli elementi contenuti in documenti e testi, e si tratta del formato in cui tutte le fatture elettroniche devono essere:

  • prodotte
  • inviate
  • archiviate
  • conservate

Il formato XML permette, una volta emessa la fattura, di non modificare i dati contenuti, in modo da verificare correttamente le informazioni inserite nel file.

Tutte le e-fatture (PA così come B2B e B2C) devono essere emesse in formato XML ed essere conformi alle specifiche tecniche incluse nell’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (versione 1.1).

Solo in questo modo possono essere:

  • inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificare la correttezza e completezza dei dati;
  • mandate al destinatario (Pubblica Amministrazione o privati).

 

Convertire PDF in XML: perché ti serve

 

Come avrai capito, dal 1° gennaio 2019 – quando scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati – tutte le fatture dovranno essere inviate solo in formato XML.

In sostanza, poiché a breve le fatture digitali dovranno passare per il Sistema di Interscambio (e non inviate direttamente al destinatario), il file PDF non potrà più essere utilizzato per questo tipo di operazione.

Questo cosa significa?

Che aziende e imprenditori dovranno dotarsi di strumenti efficaci che permettano loro di convertire PDF in XML in modo facile e veloce: un modo per ottimizzare i processi aziendali, senza stravolgere il proprio modus operandi ed evitando di sprecare tempo per l’invio di una fattura elettronica.

Per chi sceglie un Provider per la fatturazione elettronica, convertire un file PDF in XML è uno dei tanti servizi accessori di cui le imprese possono beneficiare. Tra gli altri, ad esempio, sono inclusi:

  • supporto per registrazione delle fatture;
  • archiviazione elettronica conservativa (obbligatoria);
  • conversione da XML a PDF delle fatture ricevute.

 

Come convertire PDF in XML

 

Convertire un file PDF in XML sarà presto fondamentale per tutti coloro che, per diversi motivi, non hanno ancora gli strumenti adatti a emettere fatture nel formato accettato dal Sistema di Interscambio.  Questo può succedere, ad esempio, quando:

  • non è possibile modificare il proprio gestionale di fatturazione;
  • non è possibile aggiornarlo.

Il servizio PDF2XML di Validata, che avviene tramite FTP o SFTP, rende possibile in pochi minuti la conversione di una fattura PDF in XML, che può anche contenere allegato il PDF da cui deriva.

Come funziona? Il procedimento è semplice, veloce e performante. Di seguito, i passaggi principali per l’utilizzo del software:

  • caricamento del file PDF da parte di chi emette la fattura elettronica;
  • la e-fattura viene sottoposta a verifiche da parte del software, che effettua gli stessi controlli del Sistema di Interscambio;
  • se ritenuto idoneo, in pochi minuti il file viene convertito in formato XML;
  • dopo i controlli del SdI, la fattura elettronica viene inviata al mittente.

Da tenere presente, inoltre, il fatto che con la fatturazione elettronica l’unico modo per veicolare l’immagine aziendale (logo e grafica) è con l’embedding del PDF entro l’XML stesso, altrimenti non è possibile visualizzare la fattura nel suo layout originale. In pratica, ti ritroveresti una rappresentazione semplificata e uniforme dell’XML offerta da un foglio di stile.

Insomma, avere gli strumenti adatti per convertire una fattura PDF in XML (e gestirne efficacemente tutto il processo) sarà presto fondamentale: se non vuoi perdere tempo e dover far fronte alla situazione a ridosso della scadenza, contattaci oggi stesso per saperne di più.

Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere

Un software per la fatturazione elettronica permette di gestire digitalmente non solo l’invio e la ricezione delle e-fatture, ma anche di ottimizzare tutti i processi ad esse collegati.

Dotarsi di strumenti efficaci garantisce ad aziende e Pubblica Amministrazione un servizio che va oltre la gestione del ciclo attivo e passivo di una fattura XML: un programma professionale è facilmente integrabile con i gestionali aziendali, che permettono così di automatizzare l’intero iter della fatturazione.

La gestione elettronica delle fatture, già in uso per quelle verso la Pubblica Amministrazione, sarà presto obbligatoria anche tra privati (B2B): in questo articolo vedremo quali vantaggi può darti un software professionale e cosa lo differenzia dal programma gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

 

Software per fatturazione elettronica tra privati (B2B)

 

Dal primo gennaio del 2019 entra in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati (B2B) e, di conseguenza, imprese e professionisti dovranno per forza adeguarsi al nuovo metodo di fatturazione: un cambiamento radicale, finalizzato non solo alla lotta all’evasione fiscale, ma anche alla semplificazione dei processi aziendali.

Se da un lato l’emissione di fattura elettronica verso le Amministrazioni pubbliche e locali era già obbligatoria dal 31 marzo 2015 (secondo quanto stabilito ancora dalla Finanziaria del 2008) per gli scambi commerciali B2B ci sono ancora pochi mesi di tempo per il passaggio definitivo da fattura cartacea a digitale.

Ecco perché sempre più aziende e imprenditori si stanno informando su quali siano i migliori software per fatturazione elettronica B2B: a breve tutti dovranno utilizzare un programma per le e-fatture che, a seconda dei casi, permetta di gestire l’e-billing:

  • in modo destrutturato (semplice inoltro del documento informatico);
  • in modo strutturato (per una gestione completamente automatizzata dei documenti).

Ma perché pagare un software quando l’Agenzia delle Entrate ne mette a disposizione uno gratuito e accessibile a chiunque? Ecco alcune precisazioni.

 

Software per fattura elettronica (gratuito) dell’Agenzia delle Entrate

 

Hai letto bene: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per le fatture elettroniche, che si occupa di tutto il processo di creazione, trasmissione e conservazione delle stesse. È chiaro, tuttavia, che bisogna fare i conti con diverse limitazioni.

Il software dell’Agenzia delle Entrate è certamente adatto per realtà molto piccole, come artigiani, piccoli imprenditori o micro imprese, ma di certo è poco funzionale per PMI e attività più strutturate, che inviano o ricevono fatture giornalmente.

Due grandi limiti sono dovuti, soprattutto, a:

  • impossibilità di conservare formati diversi rispetto all’XML;
  • impossibilità di integrazione del programma con altri gestionali.

Questo implica senz’altro un problema di ottimizzazione dei processi per le imprese più organizzate, che rischiano di trovarsi a perdere tempo per la gestione di attività che, con software professionali, possono essere svolte in modo automatico.

Non meno importante, tuttavia, il fatto che, in caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, sia la controparte stessa a conservare digitalmente tutta la documentazione fiscale rilevante.

Questo può essere un elemento cui prestare particolare attenzione dal momento in cui, come riportato nelle condizioni di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione” derivanti o connessi a:

  • fatture elettroniche contenenti dati non accurati, non corretti, in formato diverso da quello previsto, incompleti o di scarsa qualità;
  • causa di forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo;
  • situazioni al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.

 

I vantaggi di un programma per fatturazione elettronica professionale

 

Il grande valore aggiunto che può fornire un programma per la fatturazione elettronica è quello di poter gestire digitalmente tutto l’iter delle e-fatture, integrandolo con i processi e i gestionali di un’azienda.

Una logica diversa rispetto al prendere in considerazione la fattura elettronica semplicemente come un file XML a sé stante: tale approccio può funzionare, come detto, per realtà molto piccole, ma diventa inefficace per attività e imprese più strutturate (in ogni caso, se al momento non hai ancora scelto un provider di e-billing, con il nostro servizio gratuito XML2HRB puoi fare l’upload di una fattura elettronica ricevuta in XML e convertirla immediatamente in formato PDF).

A differenza di quello dell’Agenzia delle Entrate, un software professionale può garantirti vantaggi concreti in termini di:

  • semplicità di utilizzo e accessibilità da ogni tipo di dispositivo;
  • sistema di gestione documentale agile per monitorare i flussi in entrata e in uscita;
  • archiviazione elettronica conservativa;
  • conversione di file da PDF a XML;
  • assistenza dedicata;
  • riconciliazione automatica tra documenti di natura diversa (elettronica e analogica).

Se vuoi saperne di più e capire, nel dettaglio, come funziona un software per la fatturazione elettronica, contattaci oggi stesso!

4 consigli per fare una nota spese perfetta

Fare una nota spese perfetta significa non solo prestare massima attenzione in fase di compilazione, ma anche avere a disposizione strumenti e software adatti.

Se da un lato le imprese con molti collaboratori, che operano soprattutto in trasferta, necessitano di un resoconto e di un controllo preciso dei costi, dall’altro anche i dipendenti hanno bisogno di avere indicazioni e strumenti adatti per compilare una nota spese correttamente: un procedimento, insomma, da non sottovalutare né dall’una che dall’altra parte.

Gestire le spese e i rimborsi dei lavoratori in modo efficace può far risparmiare tempo e denaro alle aziende, che possono così avere a disposizione nuove risorse da investire nell’attività.

Vuoi essere certo di fare una nota spese perfetta? In questo articolo vedremo:

  • cos’è
  • 4 consigli per compilarla
  • vantaggi di un software per la gestione della nota spese

 

Nota spese: cos’è

 

La nota spese è un documento che il lavoratore invia all’azienda per ottenere il rimborso delle spese sostenute per svolgere un certo tipo di attività.

Una volta mandata all’impresa, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso. Le modalità possono essere diverse, ovvero:

  • rimborso a piè di lista (nota spese analitica con un riepilogo dettagliato di tutte le spese sostenute durante la trasferta)
  • rimborso forfettario (al lavoratore viene corrisposta un’indennità fissa giornaliera per le trasferte)
  • rimborso misto (indennità di trasferta più altre voci rimborsate a piè di lista).

Nella nota spese il dipendente elenca tutte le voci di costo sostenute per un certo lavoro, a patto che siano incluse tra quelle rimborsabili dall’azienda.

Si tratta di inserire mensilmente tanti piccoli importi (per vitto e alloggio ma anche, ad esempio, per spostamenti giornalieri, come benzina, parcheggio, ecc): un’attività che, oltre a esigere accuratezza e precisione, se gestita male può comportare spesso anche considerevoli perdite di tempo.

 

Come fare una nota spese perfetta: 4 consigli

 

Compilare una nota spese richiede grande attenzione e cura dei dettagli, per evitare il rischio di compiere inesattezze o inserire dati errati.

Solitamente le aziende dovrebbero fornire non solo un modello di nota spese da prendere come riferimento, ma anche un documento informativo su modalità di compilazione, spese ammissibili e soglie massime di rimborso: una consuetudine che potrebbe evitare a monte una buona percentuale di errore.

Se, tuttavia, non ti è stato fornito alcun modello standard e devi fare una nota spese da zero, sappi che dal punto di vista contenutistico ci sono dei campi fondamentali che puoi trovare in qualunque nota (indipendentemente dal tuo settore di riferimento). Ecco 4 consigli con gli elementi che non devono assolutamente mancare:

1) Dati aziendali e anagrafici. Fondamentale, per prima cosa, riportare ragione sociale e indirizzo dell’azienda cui mandare il rimborso, oltre ai tuoi dati personali (nome e cognome, tipologia di attività svolta).

2) Data e luogo. Quando compili una nota spese devi sempre fare attenzione che siano presenti i riferimenti temporali (da – a) della collaborazione, oltre alla città in cui è stata svolta: due elementi che sembrano scontati, ma assolutamente da non sottovalutare.

3) Elenco delle spese. In questa sezione vanno inserite tutte le voci di costo che hai sostenuto durante la trasferta, con indicazione specifica di ciascuna spesa. Non dimenticare di riservare uno spazio dedicato a note e commenti: in alcuni casi potresti aver bisogno di dare maggiori informazioni su particolari aspetti.

4) Allegati. Insieme alla nota spese dovrai inviare scontrini, ricevute o fatture che giustifichino le spese sostenute: ricordati, quindi, di conservare tutto il materiale cartaceo di questo tipo (a meno che tu non abbia dei software che ti permettano di digitalizzare ogni tipo di ricevuta).

 

Software per nota spese: vantaggi

 

Sebbene sia uno strumento impiegato da molte realtà, fare una nota spese con Excel ha diversi limiti in termini di efficacia e di possibilità pratiche di utilizzo.

Infatti, oltre a richiedere l’inserimento manuale di moltissimi dati (con conseguente perdita di tempo e rischio elevato di errori) si tratta di un programma che ha diverse limitazioni dal punto di vista dell’accessibilità e che, inoltre, non può essere integrato con gli altri sistemi adottati dall’azienda.

Ecco perché adottare specifici software per la gestione delle note spese può aiutare non solo i lavoratori a ottimizzare i processi ma anche le imprese ad avere un controllo più facile e immediato dei documenti ricevuti.

Oltre a far risparmiare tempo ad entrambe le parti in causa, tra i principali vantaggi vi sono:

  • piattaforma in cloud accessibile da ogni dispositivo (pc, tablet e smartphone)
  • gestione semplificata tramite app per nota spese
  • lettura digitale di scontrini e ricevute
  • flessibilità in base alle esigenze dell’azienda e dei lavoratori
  • sicurezza dei dati
  • integrazione con sistemi gestionali e di contabilità

Se vuoi sapere come trarre il massimo da strumenti di questo tipo, scopri subito il valore aggiunto della gestione delle note spese con Captio

Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Il documento vuole offrire il nostro know-how quale contributo a chi deve fare scelte per implementare l’obbligatoria fatturazione elettronica, o E-Billing.

Sono indicate le tempistiche e i criteri di scelta, nonché soluzioni certamente utili per la conversione di formati e la riconciliazione di dati.

Le nostre policy non contemplano un utilizzo pervasivo dei dati, quindi registratevi per scaricare il documento o/e contattateci anche solo per confrontarvi con noi o per implementare la fatturazione elettronica.

Comunicazione del DPO

Comunicazione al Garante dei dati di contatto del DPO o RPD

La comunicazione è prevista all’art. 7, par. 7 del GDPR (regolamento UE 2016/679) e deve essere fatta dal legale rappresentante del soggetto titolare o responsabile del trattamento dei dati, o da un suo delegato.

Le istruzioni per la comunicazione e la procedura on-line sono accessibili a https://servizi.gpdp.it/comunicazione-rpd/

Validata è attiva nella privacy e protezione dei dati e può fornire la figura del DPO (Data Protection Officer), altrimenti detto RPD (Responsabile della Protezione dei Dati), con la originale proposta commerciale “DPO-as-a-Service” che consente di remunerare solo le attività effettivamente svolte.

Conservazione elettronica e scadenza fiscale

Con la risoluzione 9/E del 2018 l’Agenzia delle Entrate chiarisce i termini per la conservazione elettronica dei documenti fiscali e dei modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento.

La risoluzione 9/E, riferendosi alla precedente risoluzione 46/E del 2017, precisa che il termine entro il quale dev’essere completata la conservazione elettronica è il terzo mese successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno in cui il documento è emesso o formato.

 

Agevolato il recupero dell’IVA sulle fatture nelle note spese

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato – in bozza – un provvedimento che agevola il recupero dell’IVA sulle fatture fornitori di modico importo che sono contenute, nella gran parte dei casi, nelle note spese.

Il provvedimento rende attuabile la redazione semplificata sia del documento riepilogativo delle fatture di importo inferiore a 300 euro, sia dello spesometro, ove stabilisce:

“La medesima disposizione normativa ha previsto che, in luogo dei dati delle fatture emesse e di quelle ricevute di importo inferiore a 300 euro, registrate cumulativamente ai sensi dell’articolo 6, commi 1 e 6, del Regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 9 dicembre 1996, n. 695, è in facoltà dei contribuenti trasmettere i seguenti dati del documento riepilogativo: la partita IVA del cedente o del prestatore per il documento riepilogativo delle fatture attive, la partita IVA del cessionario o committente per il documento riepilogativo delle fatture passive, la data e il numero del documento riepilogativo nonché l’ammontare imponibile complessivo e l’ammontare dell’imposta complessiva distinti secondo l’aliquota applicata.”

I costi generati dalla corretta lettura e conseguente registrazione anagrafica di dati “inutili” (ragione sociale, indirizzo fisico, CAP), hanno costituito un deterrente al recupero di modici importi IVA. La lettura di tali dati è eseguibile da una persona o da un software (OCR); un software genera costi certo inferiori a quelli d’una persona e ne l’uno ne l’altra sono esenti da errori di lettura e registrazione.

Per detti motivi oggi non si recupera l’IVA, nella convinzione che il costo del recupero ecceda l’importo recuperabile; oppure la si recupera solo se la fattura presenta un importo superiore a un minimo prestabilito dall’azienda; le policy aziendali spesso impongono la richiesta di fattura solo a fronte d’una spesa eccedente tale minimo. Ora, la facoltà d’identificare il cedente o il prestatore con la sola partita IVA esenta dal leggere, e dal registrare in anagrafica, dati di fattura ridondanti in quanto già riassunti dall’indicazione obbligatoria della partita IVA univoca ed eventualmente errati.

Avere eliminato la lettura/scrittura di dati ridondanti, rende conveniente recuperare l’IVA anche da fatture d’importo inferiore a 300 euro comprese nella nota spese d’un trasfertista. Dal punto di vista tecnico-processuale si vanno ad eliminare, oltre ai costi anzidetti, gli errori che generano altri problemi quali, ad esempio, la duplicazione delle anagrafiche. Dal punto di vista normativo il provvedimento potrebbe aprire la via all’emissione di regolari fatture con la sola indicazione delle partite IVA. La facoltà di eseguire una sola registrazione riepilogativa di “n” fatture, in luogo di “n” registrazioni, abilita un’ulteriore riduzione dei costi amministrativi.

L’applicazione Captio per la gestione delle note spese è già in grado di generare il documento riepilogativo delle fatture di piccolo importo e il parziale spesometro; si consideri che l’inevitabile percorso in atto verso l’emissione di fatture elettroniche a mezzo del Sistema di Interscambio comporterà l’eliminazione dello spesometro dal 2019. Captio attua un processo di gestione interamente digitale e accettato dall’Agenzia delle Entrate, con azzeramento di tutti i costi amministrativi derivanti dalla gestione di giustificativi cartacei: manipolazione, spedizione, ricezione, archiviazione. La velocizzazione dell’intero processo attuabile con Captio abbrevia anche l’ottenimento del recupero IVA.