Responsabile conservazione sostitutiva: ruolo, compiti e normativa

Il Responsabile conservazione sostitutiva è una figura professionale d’importanza strategica, per tutte le aziende.

L’avvento del digitale ha semplificato l’archiviazione e la conservazione dei documenti, le fatture elettroniche ne sono un esempio, ma ha reso necessaria l’introduzione di nuove competenze.

Parliamo di “conservazione sostitutiva” perché riguarda la procedura che consente di conservare e gestire documenti in solo formato digitale. Quindi, sia i formati cartacei digitalizzati che i documenti prodotti direttamente in digitale.

Ma chi può svolgere il ruolo di responsabile della conservazione sostitutiva? Quali sono le norme che ne definiscono i compiti, le linee guida e le responsabilità?

In questo articolo, un utile approfondimento per fare chiarezza su questi aspetti e ottimizzare al meglio le tue risorse.

 

Responsabile conservazione sostitutiva: chi può ricoprire questo ruolo

 

La figura del Responsabile Conservazione sostitutiva è regolamentata all’interno della delibera n.11/2004 del CNIPA, poi diventato AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Successivamente, è stata aggiornata con il Decreto del Presidente del Consiglio, datato 3 dicembre 2013, dove vengono definiti ruoli, responsabilità e processi di conservazione.

L’articolo 5 del Decreto è un punto saliente, perché definisce i “modelli organizzativi della conservazione” e chiarisce dove e da chi può essere svolta la conservazione digitale. Nello specifico, il processo di conservazione sostitutiva può essere svolto all’interno della struttura organizzativa di chi produce i documenti digitali, oppure può essere esternalizzato ad altri soggetti (pubblici o privati).

Nel caso di aziende, associazioni, enti, ecc., il Responsabile può essere:

  • un collaboratore interno, un socio o un amministratore.
  • un soggetto esterno (una società specializzata nella conservazione sostitutiva professionale, con delega delle responsabilità di conservazione).

 

Responsabile conservazione sostitutiva: quali compiti deve svolgere

 

Il Responsabile della conservazione è tenuto a collaborare con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informatici.

Dovrà sviluppare sinergie e competenze che gli consentano di svolgere al meglio i propri compiti:

  1. definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in relazione alla tipologia dei documenti da conservare;
  2. gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa;
  3. generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  5. monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’integrità degli archivi e della loro leggibilità;
  7. adottare le misure necessarie a rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione, per garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici. Inoltre, se necessario, dovrà occuparsi di ripristinare le corrette funzionalità e monitorare la possibile obsolescenza dei formati in uso;
  8. provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici, in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
  9. adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  10. assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento (per esempio, un notaio), garantendogli l’assistenza e le risorse necessarie per svolgere le sue attività;
  11. assicurare agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie, per svolgere le attività di verifica e di vigilanza;
  12. provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti richiesti;
  13. predisporre il manuale di conservazione e curare l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Potrebbe interessarti anche: fatturazione elettronica e archiviazione conservativa, scopri la soluzione integrata VALIBILL.

 

Cos’è il manuale operativo di conservazione

 

Il Responsabile Conservazione sostitutiva è tenuto a redigere, aggiornare e seguire le modalità operative definite nel manuale operativo di conservazione.

Il manuale di conservazione è un documento informatico obbligatorio, che deve essere aggiornato periodicamente, e contiene l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a norma, la descrizione delle architetture e infrastrutture utilizzate, le persone coinvolte e i ruoli ricoperti.

Oltre, chiaramente, a tutte le misure di sicurezza adottate e alle informazioni utile alla gestione e verifica del sistema di Conservazione sostitutiva.

Perché affidarsi a un Responsabile del servizio di Conservazione esterno

Il processo di Conservazione sostitutiva richiede competenze tecniche e un costante aggiornamento, per restare in linea con l’evoluzione delle normative. Hai bisogno di tempo, di ottimizzare i processi e le risorse interne: una mole di lavoro che implica capacità e conoscenze informatiche, archivistiche e legali.

Ecco perché avere un partner affidabile, cui delegare le responsabilità e la gestione della Conservazione sostitutiva, ti permette di beneficiare di tecnologie all’avanguardia e competenze specializzate.

Validata ti offre il know-how necessario, soluzioni professionali e personalizzate, per gestire in sicurezza tutti i tuoi dati.

Dalla fatturazione elettronica alla conservazione sostitutiva: strumenti efficaci per digitalizzare l’intero processo e incrementare le tue performance: contattaci oggi stesso e scopri cosa possiamo fare per te.

Come trasferire file con Secure File Mover

Trasferire file è un’esigenza che accomuna le aziende di qualsiasi dimensione. Con la piena operatività del GDPR e l’obbligo della fatturazione elettronica, l’invio di dati particolari necessita di attenzione maniacale, per evitare d’incombere in sgradevoli conseguenze.

La gestione dei dati condivisi con i partner di business, come contratti, fatture o altri file contenenti informazioni riservate, è un fattore delicato e fondamentale per la tua attività: ecco perché è necessario investire in soluzioni capaci di garantire un trasferimento dei file sicuro.

In questo articolo vedremo come proteggere i dati e gestire ogni step per il trasferimento con Secure File Mover.

 

Trasferire file: data loss prevention

 

Il trasferimento dei file solitamente avviene tramite e-mail o FTP. Molte persone, che devono trasferire file di grandi dimensioni fuori dall’azienda, optano per siti di file-sharing basati su cloud.

Sono tutte soluzioni che non danno certezze di sicurezza e controllo sul trasferimento dei dati. I file che transitano su circuiti esterni all’azienda, che offrono soluzioni di public cloud, vanno presidiati e analizzati: è fondamentale che forniscano le garanzie necessarie alla protezione dei dati.

Ecco perché il trasferimento deve avvenire in modalità di data loss prevention, ovvero in condizioni di “prevenzione della perdita di dati”. Questo comporta la necessità di:

  • evitare l’invio di informazioni sensibili al di fuori della rete aziendale;
  • utilizzare software specifici che aiutino a gestire e controllare quali dati escono, come e dove arrivano.

Per scongiurare il fatto che l’utilizzo di strumenti non appropriati possa comportare la perdita dei dati, vi sono applicazioni professionali che garantiscono all’azienda il controllo sulle informazioni condivise.

La soluzione ideale è trasferire file con un software che, oltre alla semplicità di utilizzo, permetta il trasferimento e la gestione dei dati in totale sicurezza.

 

Trasferire file con Secure File Mover

 

Il trasferimento dei file con Secure File Mover è la soluzione client-server progettata e creata da Validata, per offrire la condivisione sicura delle informazioni.

È buona norma assicurarsi che il ricevente possa sempre sapere quando, da chi e quali dati ha ricevuto. Allo stesso modo, il mittente deve avere la certezza di poter dimostrare quando li ha inviati e l’esito della transazione.

Secure File Mover garantisce il trasferimento bilaterale dei file, consentendo di:

  • ottenere una reciproca identificazione di mittente e ricevente;
  • trasferire file in un canale sicuro con crittografia asimmetrica a 256 bit, per assicurare la protezione dei dati;
  • perfetta integrazione con applicativi aziendali già in uso;
  • informazioni complete relative al trasferimento dei file.

Tale applicazione soddisfa le regole tecniche del sistema di conservazione documenti digitali DigitPA, e rende possibile il trasferimento di “pacchetti di versamento” costituiti da uno o più file, senza limiti di dimensione.

Nel caso specifico della fatturazione elettronica, Secure File Mover risulta essere la soluzione ideale, perché permette:

  • l’identificazione degli utenti;
  • la datazione della transazione;
  • la protezione e l’integrità dei dati;
  • l’esito del trasferimento file.

Secure File Mover è la “misura tecnico-organizzativa adeguata” per accompagnarti nel trattamento dei dati sensibili, come previsto dall’art.32 del GDPR.

 

La serenità di trasferire file in modo sicuro

 

Secure File Mover è l’applicazione più sicura per proteggere il trasferimento dei file. Si integra perfettamente con le nostre soluzioni di E-billig, archiviazione elettronica, privacy e data protection.

Con SFM, trasferire dati in tutta sicurezza, tra aziende dello stesso gruppo o partner di business, garantisce sempre massima trasparenza nelle operazioni e protezione certa dei dati. Gestirli in modo efficace, assicurando la privacy dei propri clienti e partner commerciali, è il miglior biglietto da visita che puoi presentare.

Vuoi saperne di più? Contattaci per scoprire tutti i vantaggi di questo software e le possibili integrazioni con i nostri servizi, semplificando i processi e facilitando lo sviluppo della tua azienda.

Software per la gestione delle trasferte: tutti i vantaggi

Un software per la gestione delle trasferte permette di semplificare tutte le azioni che hanno a che fare con la creazione, la gestione e la conservazione delle note spese, oltre a limitare l’errore umano.

Moltissime aziende, anche di medie o grandi dimensioni, sprecano ancora tempo e risorse per la compilazione manuale di tale documentazione, oppure “complicano la vita” ai trasfertisti, costretti a conservare tutti gli scontrini in formato cartaceo per allegarli alle note.

In realtà, digitalizzare i processi aziendali significa rendere un’impresa più efficace sotto diversi punti di vista, evitando inutili esborsi di denaro: ad esempio, impiegando i dipendenti in attività più mirate a creare business o scongiurando tutte quelle sviste che vengono poi inconsciamente contabilizzate.

In questo articolo vedremo quali sono i vantaggi garantiti dall’utilizzo di strumenti professionali come Captio, multipiattaforma di cui siamo distributori ed integratori certificati per l’Italia.

 

Creazione e contabilizzazione delle note spese di viaggio

 

Captio è un’applicazione per la gestione delle spese di viaggio che permette di registrare in modo facile e intuitivo tutte le voci di costo sostenute.

Le aziende che prevedono un’indennità di trasferta per i propri dipendenti hanno bisogno di ridurre al minimo gli errori di compilazione della nota spese. Ecco perché un processo digitalizzato può non solo dare questo tipo di vantaggio, ma anche:

  • far risparmiare tempo;
  • uniformare i modelli per i lavoratori (che, nella migliore delle ipotesi, partono da un file excel di riferimento fornito dall’azienda stessa, ma poi lo modificano a seconda delle singole necessità).

Grazie a Captio, invece, ai lavoratori che operano in mobilità basterà semplicemente acquisire l’immagine dello scontrino con il proprio smartphone: l’applicazione, in modo automatico, si occuperà di rilevare se la spesa è conforme alla travel policy aziendale e, in caso affermativo, convertire i dati cartacei in una nota spese.

Il file creato potrà poi essere subito archiviato e contabilizzato, con la garanzia che l’intero processo abbia piena validità legale.

Sul tema, potrebbe interessarti anche: 4 consigli per fare una nota spese perfetta

Software per gestione trasferte: il valore aggiunto di Validata

 

Captio è un software per la gestione delle trasferte che, rispetto al processo tradizionale cartaceo, garantisce maggior efficienza, controllo delle spese, trasparenza e, ovviamente, anche un risparmio economico: gli errori che ogni giorno vengono (inconsapevolmente) contabilizzati dalle aziende possono costare molto cari, ed evitarli è senza dubbio un elemento da tenere in grande considerazione.

Oltre alle funzionalità e ai vantaggi legati in modo specifico a Captio, coloro che utilizzano tale applicazione possono godere di molti altri benefici apportati direttamente da noi di Validata.

Il valore aggiunto che possiamo fornire riguarda i seguenti fattori principali:

  • parere favorevole dell’Agenzia delle Entrate alla distruzione dei giustificativi cartacei di spesa (Interpello n. 954-479/2017);
  • analisi e set-up iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione delle policy aziendali;
  • integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti;
  • riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate;
  • integrazione con un servizio di archiviazione elettronica, rispettando gli obblighi di legge previsti per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari;

Inoltre, garantiamo sessioni online di presentazione e/o formazione alle aziende, per permettere ai lavoratori di utilizzare gli strumenti forniti nel modo più efficace possibile. Il nostro servizio di assistenza, in ogni caso, è sempre disponibile per chiarire dubbi o domande e garantire il necessario supporto tecnico.

 

Perché utilizzare un software per la gestione delle trasferte

 

Gestire le trasferte con un’app come Captio permette di registrare spese di natura diversa, come:

  • scontrini (fotografando i documenti cartacei da dispositivi mobili o inviandoli al software direttamente dallo scanner o dalla stampante multifunzione presente in azienda);
  • carte di credito (importando automaticamente i pagamenti effettuati);
  • rimborso km (annotando le spese per il carburante consumato negli spostamenti su smartphone, tablet o tramite Google Maps).

La possibilità di integrare Captio con tutti i gestionali delle aziende, inoltre, consente l’inserimento delle funzionalità di questo software all’interno di un processo molto più ampio: in questo modo le imprese possono digitalizzare non solo la fase di registrazione delle spese di viaggio, ma anche la creazione delle note e la loro contabilizzazione.

Se vuoi saperne di più, visita la sezione dedicata al nostro servizio di Business Travel & Expense Management, oppure contattaci oggi stesso qui.

Conservazione sostitutiva: al Fisco non bastano le fotocopie delle fatture

La conservazione sostitutiva è un processo supportato da strumenti informatici che permette di dare valore legale a una fattura o ad un qualsiasi documento digitale.

In questo modo è possibile, perciò, sostituire il documento cartaceo con quello informatico, che acquisisce a tutti gli effetti valore probatorio e offre diversi vantaggi in termini di semplicità di archiviazione, conservazione e sicurezza.

Un grande equivoco, però, riguarda la validità delle copie in PDF e delle fotocopie degli originali analogici: ecco cosa ha emanato la Corte di Cassazione.

 

Conservazione sostitutiva: le fotocopie non bastano al Fisco

 

L’ordinanza 20365/2018 della Corte di Cassazione ha confermato che non è possibile dedurre i costi documentati da fotocopie di fatture, ma solo quelli riportati negli originali.

Si legge, infatti:

“l’articolo 22 del d.P.R. n.600/1973, che esige di conservare gli originali delle fatture inerenti i costi sostenuti per l’esercizio dell’attività d’impresa, costituisce una deroga ai principi generali del diritto civile, secondo i quali le fotocopie non disconosciute hanno la medesima efficacia probatoria dei documenti originali, di modo che va esclusa la deducibilità dei costi documentati unicamente da fotocopie di fatture, salvo che il contribuente fornisca una plausibile giustificazione della mancata conservazione dei documenti originali per causa a lui non imputabile”.

In via preliminare, la Corte di Cassazione aveva anche ricordato che sul contribuente incombe “l’onere della prova dell’esistenza, dell’inerenza e, ove contestata dall’Amministrazione finanziaria, della coerenza economica dei costi deducibili”, e precisato che “non è sufficiente che la spesa sia stata contabilizzata dall’imprenditore, occorrendo anche che esista una documentazione di supporto da ricavare, oltre che l’importo, la ragione e la coerenza economica della stessa, risultando legittima, in difetto, la negazione della deducibilità di un costo sproporzionato ai ricavi o all’aggetto dell’impresa”.

Questo cosa significa?

Che non solo le fotocopie delle fatture non hanno valenza tributaria, ma anche le copie PDF degli originali.

In sostanza, qualora dovessi avere un contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, il Fisco accetterà solo i documenti nel loro formato originale. Quindi, se non l’hai già fatto prima, hai bisogno di strumenti adeguati che possano risolvere in modo efficace questo problema.

 

Conservazione sostitutiva: la soluzione al problema

 

Quanto detto finora non ti obbliga, comunque, a conservare gli originali delle fatture nel loro formato cartaceo.

La soluzione al problema, infatti, si chiama conservazione sostitutiva. Secondo quanto stabilito dalle normative italiane, infatti, è possibile dematerializzare tutta la documentazione cartacea (fatture, note spese, libri, registri, interi archivi, ecc) tramite un processo specifico, che deve essere a norma di legge.

La conservazione sostitutiva permette di creare e tenere un archivio di documenti informatici che abbiano piena valenza dal punto di vista tributario, assicurando:

  • la sostituzione della versione cartacea, in modo da rispettare gli obblighi di legge previsti;
  • la possibilità di eliminare tale materiale cartaceo, ottimizzando i processi di ricerca dei documenti e risparmiando tempo e spazio;
  • la conservazione dei documenti, ovvero il loro mantenimento inalterato nel tempo.

A fare la differenza, dunque, è il fatto di affidarsi o meno a un processo di conservazione digitale a norma: in questo modo sarà possibile, in totale semplicità, anche fotografare fatture e scontrini originali e dematerializzarli, avendo la certezza che i file digitali avranno lo stesso valore fiscale e tributario della versione cartacea.

Conservazione sostitutiva: cosa non può fare il software dell’Agenzia delle Entrate

 

Sebbene sia la stessa Agenzia delle Entrate a mettere a disposizione un programma gratuito per la gestione del processo di fatturazione elettronica, tale software ha delle lacune evidenti, che possono costare caro a te e alla tua attività.

Il primo aspetto da tenere in considerazione riguarda la durata della conservazione dei documenti informatici: se da un lato l’Agenzia delle Entrate assicura il servizio per 10 anni, dall’altro è anche vero che, in caso di contenzioso, è necessario avere a disposizione la documentazione fino a quando non sarà chiuso (ovvero, potenzialmente, anche oltre i 10 anni).

Ti affideresti a un programma che potrebbe gettare via tutto nel bel mezzo di un contenzioso con l’AdE?

Senza considerare – secondo aspetto cui prestare la massima attenzione – che in questo caso sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i tuoi documenti (e che essa “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione”).

Al contrario, utilizzare strumenti professionali, che permettano di integrare servizi di fatturazione elettronica con quelli di archiviazione conservativa, può darti la certezza di poter gestire tutti i processi nel modo più efficace e sicuro possibile (per saperne di più, scopri subito il nostro servizio VALIBILL).

Vuoi avere maggiori informazioni e capire quali altri vantaggi possiamo offrire alla tua azienda? Contattaci oggi stesso.

E-billing e conservazione digitale: la soluzione integrata VALIBILL

Scegliere soluzioni integrate per l’e-billing e la conservazione digitale diventa un aspetto fondamentale per poter gestire al meglio la documentazione (in tutte le sue fasi).

Dal 1° gennaio 2019 scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, ragion per cui imprese e professionisti dovranno dotarsi di software effettivamente efficaci, che permettano loro di automatizzare e semplificare tutti i processi di emissione, ricezione e conservazione dei documenti digitali.

Avere strumenti personalizzati, che sappiano rispondere alle esigenze dell’azienda e ai suoi volumi di affari, può dare un valore aggiunto concreto nella gestione della contabilità e delle risorse: ecco alcune cose che devi sapere sul nostro servizio VALIBILL.

 

Servizio di fatturazione elettronica (e-billing)

 

VALIBILL è il nome commerciale che si riferisce ai diversi servizi integrati, tutti conformi alla normativa vigente, che possiamo offrire.

Partiamo, innanzitutto, con il nostro software per la fatturazione elettronica (B2Gov, B2B, B2C), strumento che si interpone attivamente tra azienda e Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per una corretta ed efficace gestione del processo di fatturazione.

Tra le caratteristiche principali, il nostro software si occupa di:

  • ricevere le fatture emesse dall’impresa, tramite risorsa SFTP;
  • controllare ogni fattura, affinché non venga rigettata dal SdI;
  • sottoscrivere le fatture emesse con firma digitale;
  • trasmetterle in formato XML al Sistema di Interscambio;
  • utilizzare un canale web service accreditato dal SdI;
  • abbinare le notifiche del SdI alle fatture, esplicitandone l’esito;
  • versare le fatture nel Sistema di Archiviazione Conservativa, integrato col servizio.

A ciò si aggiungono, inoltre, altri servizi opzionali (a seconda delle esigenze specifiche) quali:

 

Servizio di Archiviazione Conservativa

 

Il servizio di fatturazione elettronica è nativamente integrato con quello di archiviazione e conservazione digitale dei documenti.

VALIBILL permette di:

  • acquisire le fatture emesse e ricevute;
  • visualizzarle in formato leggibile per l’utente;
  • ricevere i dati di completamento dell’indice di conservazione;
  • creare il Pacchetto di Versamento;
  • visualizzare i documenti grazie a un sistema di gestione documentale;
  • esibire in modalità probatoria i documenti conservati;
  • eseguire una copia dei documenti in un Disaster Recovery geografico;
  • conservare la documentazione per non meno di 10 anni (come da obbligo civilistico, art. 2220 c.c.).

Quest’ultimo punto merita un’attenzione particolare: il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate assicura la conservazione per 10 anni, ma cosa accadrebbe se un eventuale contenzioso con l’AdE non fosse ancora chiuso dopo tale scadenza?

Rischieresti di perdere tutta la documentazione probatoria (se già non bastasse il fatto che, con tale strumento, sarebbe la controparte stessa a conservare digitalmente i documenti fiscali rilevanti. Per approfondire, leggi il nostro articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Il Servizio di Archiviazione Conservativa può conservare qualsiasi tipo di documento (DDT, libri, registri, registrazioni audio o video, ecc) e può essere completato anche con altre funzionalità opzionali, come:

 

  • scambio dati e immagini tramite canale SFM;
  • integrazione della gestione di Data Access & Retention.

 

Soluzione integrata VALIBILL: tutti i vantaggi

 

VALIBILL è la soluzione ideale per aziende e professionisti che vogliono fruire di servizi per la fatturazione elettronica integrati con quelli di conservazione digitale e di conversione del formato delle fatture.

Grazie a un’offerta variegata, che tiene conto del numero annuale di fatture emesse/ricevute e delle reali esigenze del cliente, è possibile scegliere in modo semplice e veloce la “taglia” (da XXS a XXL) più adatta, ed eventualmente cambiarla facilmente in corso d’opera.

Tra i vantaggi garantiti vi sono:

  • massima chiarezza sui costi, senza sorprese;
  • contratto stipulabile online e conservato a norma dal servizio;
  • implementazione senza costi e in tempi rapidi;
  • sistema web di gestione documentale reattivo ed efficace;
  • canale accreditato tra Validata e Sistema di Interscambio;
  • canale sicuro tra Validata e cliente;
  • gestione documentale intuitiva;
  • soluzioni e tool in ambito GDPR;
  • integrazione con altri sistemi informativi dell’azienda.

Con Validata, inoltre, hai la garanzia di affidarti a un team competente ed esperto (che opera nel settore dal 2004) e ad una sicura gestione dei dati e delle informazioni (certificata conforme ai requisiti ISO/IEC27001:2013).

Per scoprire info e costi del nostro servizio VALIBILL, contattaci oggi stesso!

Conservazione fattura elettronica: cos’è e come funziona

La conservazione della fattura elettronica è la fase conclusiva del nuovo processo di fatturazione e la rende fruibile a fini fiscali e probatori.

Con l’attuazione della fatturazione elettronica obbligatoria presente nella Legge di Bilancio 2018, i nuovi oneri riguardano, infatti, i vari aspetti di trattamento, archiviazione e mantenimento nel tempo.

Contenendo dati riservati che possono essere richiesti nel caso di controlli e/o contenziosi giudiziari, è necessario prestare attenzione alle corrette modalità di conservazione di una fattura elettronica: ecco cosa devi sapere.

 

Conservazione fattura elettronica: cos’è

 

Secondo l’art.71 del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, “La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”.

Il trattamento della e-fattura, declinata in tutte le tipologie (PA/B2Gov, B2B e B2C) segue 4 fasi:

  1. produzione: formazione ed emissione di fattura da parte dell’azienda;
  2. invio: attraverso un canale ammesso dal Sistema di Interscambio (SdI);
  3. archiviazione: registrazione della fattura e dell’avvenuto invio negli appositi registri;
  4. conservazione: l’azienda è tenuta ad essere in possesso della fattura fino a una certa data.

La conservazione elettronica prevede:

  • allegazione delle notifiche dei file trasmessi al SdI;
  • archiviazione su supporti adeguati di memorizzazione elettronica;
  • possibilità telematica di esibizione probatoria.

La corretta gestione di questa fase impatta sia sul ciclo attivo che sul ciclo passivo di fatturazione: conservare in maniera opportuna la documentazione amministrativa significa per le aziende avere una migliore gestione dei processi in termini di efficienza interna e competitività sul mercato.

 

Conservazione fattura elettronica: i formati idonei

 

Il Decreto del Presidente del Consiglio del 3 dicembre 2013, in solido con il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, regolano la conservazione delle fatture elettroniche e dei documenti digitali in genere.

Ai fini tributari, i documenti informatici idonei devono rispettare le seguenti caratteristiche:

  • autenticità
  • integrità
  • affidabilità
  • leggibilità
  • reperibilità.

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture elettroniche dovranno essere emesse obbligatoriamente solo in formato XML (eXtensible Markup Language), inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) e dovranno seguire un processo completamente dematerializzato.

Tuttavia, la circolare n.13 del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che ciascun operatore potrà decidere di conservare i documenti scegliendo un modello digitale diverso dall’XML, purché il contenuto sia identico a quest’ultimo, e il formato sia compreso tra quelli resi disponibili dal DPCM 3 dicembre 2013.

I formati alternativi sono:

  • PDF
  • TIFF
  • JPEG
  • Office Open XML (OOXML), formato XML sviluppato da Microsoft
  • ODF (Open Document Format)

In ogni caso, la conservazione dell’originale in formato XML è sicuramente da preferire, poiché mette al riparo dall’eventuale “disconoscimento” della fattura (art. 23-bis del D.Lgs. 82/2005).

 

Come conservare le fatture elettroniche

 

Dal punto di vista attuativo, il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 ha semplificato alcune procedure per conservare le fatture elettroniche.

I documenti informatici devono:

  1. rispettare le diverse fonti legislative cui fanno capo: il Codice Civile, le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  2. consentire le funzioni di ricerca e di estrazione dei dati ogni volta sia necessario, secondo una serie di metadati obbligatori (5 chiavi di ricerca: nome e cognome o denominazione, codice fiscale, partita iva, data);

Inoltre, per garantire autenticità e integrità, gli step di conservazione comprendono:

  • produzione del pacchetto di versamento: raggruppamento di più fatture e documenti per un periodo temporale;
  • produzione del pacchetto di archiviazione (o trasformazione del pacchetto di versamento): attraverso l’apposizione di firma digitale e marca temporale i documenti non sono più modificabili;
  • periodo obbligatorio di conservazione pari a 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 Codice Civile).

L’azienda può avvalersi di un conservatore per le fatture elettroniche interno o esterno alla stessa, e anche l’Agenzia delle Entrate ha disposto un servizio gratuito di conservazione delle fatture attive e passive per 15 anni (in questo articolo, trovi alcune precisazioni sul software gratuito dell’AdE).

In ogni caso, la scadenza per mettere in conservazione le fatture, attraverso la produzione del pacchetto di archiviazione, è di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta.

Gestire in modo efficace il processo di conservazione implica una precisa valutazione della tipologia e delle dimensioni della propria impresa, ma soprattutto dell’entità del patrimonio documentale collegato alla fatturazione: il modo migliore per scegliere l’implementazione più adatta a semplificare il procedimento e ottimizzare i risultati.

Se cerchi una consulenza professionale o hai bisogno di un software ad hoc per la gestione dell’iter di fatturazione elettronica, contattaci subito!

Convertire PDF in XML: perché (a breve) non potrai farne a meno

Convertire fatture elettroniche da PDF a XML è un servizio di cui privati e aziende, tra pochi mesi, non potranno proprio fare a meno.

L’obbligo di fatturazione elettronica esteso anche al settore B2B, a partire dal 1° gennaio 2019, permetterà alle imprese di ottimizzare e semplificare molti processi, gestendoli digitalmente e risparmiando tempo e denaro (per un approfondimento sul tema, ti consigliamo di leggere l’articolo Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere).

Questo passaggio, però, comporterà l’integrazione di alcuni step necessari per la corretta emissione, ricezione e conservazione delle e-fatture: ecco perché (a breve) tutti avranno bisogno di convertire un PDF in formato XML.

 

XML: il formato della fattura elettronica

 

L’XML (eXtensible Markup Language) è un meta linguaggio di demarcazione che permette di definire e controllare gli elementi contenuti in documenti e testi, e si tratta del formato in cui tutte le fatture elettroniche devono essere:

  • prodotte
  • inviate
  • archiviate
  • conservate

Il formato XML permette, una volta emessa la fattura, di non modificare i dati contenuti, in modo da verificare correttamente le informazioni inserite nel file.

Tutte le e-fatture (PA così come B2B e B2C) devono essere emesse in formato XML ed essere conformi alle specifiche tecniche incluse nell’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (versione 1.1).

Solo in questo modo possono essere:

  • inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificare la correttezza e completezza dei dati;
  • mandate al destinatario (Pubblica Amministrazione o privati).

 

Convertire PDF in XML: perché ti serve

 

Come avrai capito, dal 1° gennaio 2019 – quando scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati – tutte le fatture dovranno essere inviate solo in formato XML.

In sostanza, poiché a breve le fatture digitali dovranno passare per il Sistema di Interscambio (e non inviate direttamente al destinatario), il file PDF non potrà più essere utilizzato per questo tipo di operazione.

Questo cosa significa?

Che aziende e imprenditori dovranno dotarsi di strumenti efficaci che permettano loro di convertire PDF in XML in modo facile e veloce: un modo per ottimizzare i processi aziendali, senza stravolgere il proprio modus operandi ed evitando di sprecare tempo per l’invio di una fattura elettronica.

Per chi sceglie un Provider per la fatturazione elettronica, convertire un file PDF in XML è uno dei tanti servizi accessori di cui le imprese possono beneficiare. Tra gli altri, ad esempio, sono inclusi:

  • supporto per registrazione delle fatture;
  • archiviazione elettronica conservativa (obbligatoria);
  • conversione da XML a PDF delle fatture ricevute.

 

Come convertire PDF in XML

 

Convertire un file PDF in XML sarà presto fondamentale per tutti coloro che, per diversi motivi, non hanno ancora gli strumenti adatti a emettere fatture nel formato accettato dal Sistema di Interscambio.  Questo può succedere, ad esempio, quando:

  • non è possibile modificare il proprio gestionale di fatturazione;
  • non è possibile aggiornarlo.

Il servizio PDF2XML di Validata, che avviene tramite FTP o SFTP, rende possibile in pochi minuti la conversione di una fattura PDF in XML, che può anche contenere allegato il PDF da cui deriva.

Come funziona? Il procedimento è semplice, veloce e performante. Di seguito, i passaggi principali per l’utilizzo del software:

  • caricamento del file PDF da parte di chi emette la fattura elettronica;
  • la e-fattura viene sottoposta a verifiche da parte del software, che effettua gli stessi controlli del Sistema di Interscambio;
  • se ritenuto idoneo, in pochi minuti il file viene convertito in formato XML;
  • dopo i controlli del SdI, la fattura elettronica viene inviata al mittente.

Da tenere presente, inoltre, il fatto che con la fatturazione elettronica l’unico modo per veicolare l’immagine aziendale (logo e grafica) è con l’embedding del PDF entro l’XML stesso, altrimenti non è possibile visualizzare la fattura nel suo layout originale. In pratica, ti ritroveresti una rappresentazione semplificata e uniforme dell’XML offerta da un foglio di stile.

Insomma, avere gli strumenti adatti per convertire una fattura PDF in XML (e gestirne efficacemente tutto il processo) sarà presto fondamentale: se non vuoi perdere tempo e dover far fronte alla situazione a ridosso della scadenza, contattaci oggi stesso per saperne di più.

Software per fatturazione elettronica: cosa devi sapere

Un software per la fatturazione elettronica permette di gestire digitalmente non solo l’invio e la ricezione delle e-fatture, ma anche di ottimizzare tutti i processi ad esse collegati.

Dotarsi di strumenti efficaci garantisce ad aziende e Pubblica Amministrazione un servizio che va oltre la gestione del ciclo attivo e passivo di una fattura XML: un programma professionale è facilmente integrabile con i gestionali aziendali, che permettono così di automatizzare l’intero iter della fatturazione.

La gestione elettronica delle fatture, già in uso per quelle verso la Pubblica Amministrazione, sarà presto obbligatoria anche tra privati (B2B): in questo articolo vedremo quali vantaggi può darti un software professionale e cosa lo differenzia dal programma gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

 

Software per fatturazione elettronica tra privati (B2B)

 

Dal primo gennaio del 2019 entra in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati (B2B) e, di conseguenza, imprese e professionisti dovranno per forza adeguarsi al nuovo metodo di fatturazione: un cambiamento radicale, finalizzato non solo alla lotta all’evasione fiscale, ma anche alla semplificazione dei processi aziendali.

Se da un lato l’emissione di fattura elettronica verso le Amministrazioni pubbliche e locali era già obbligatoria dal 31 marzo 2015 (secondo quanto stabilito ancora dalla Finanziaria del 2008) per gli scambi commerciali B2B ci sono ancora pochi mesi di tempo per il passaggio definitivo da fattura cartacea a digitale.

Ecco perché sempre più aziende e imprenditori si stanno informando su quali siano i migliori software per fatturazione elettronica B2B: a breve tutti dovranno utilizzare un programma per le e-fatture che, a seconda dei casi, permetta di gestire l’e-billing:

  • in modo destrutturato (semplice inoltro del documento informatico);
  • in modo strutturato (per una gestione completamente automatizzata dei documenti).

Ma perché pagare un software quando l’Agenzia delle Entrate ne mette a disposizione uno gratuito e accessibile a chiunque? Ecco alcune precisazioni.

 

Software per fattura elettronica (gratuito) dell’Agenzia delle Entrate

 

Hai letto bene: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito per le fatture elettroniche, che si occupa di tutto il processo di creazione, trasmissione e conservazione delle stesse. È chiaro, tuttavia, che bisogna fare i conti con diverse limitazioni.

Il software dell’Agenzia delle Entrate è certamente adatto per realtà molto piccole, come artigiani, piccoli imprenditori o micro imprese, ma di certo è poco funzionale per PMI e attività più strutturate, che inviano o ricevono fatture giornalmente.

Due grandi limiti sono dovuti, soprattutto, a:

  • impossibilità di conservare formati diversi rispetto all’XML;
  • impossibilità di integrazione del programma con altri gestionali.

Questo implica senz’altro un problema di ottimizzazione dei processi per le imprese più organizzate, che rischiano di trovarsi a perdere tempo per la gestione di attività che, con software professionali, possono essere svolte in modo automatico.

Non meno importante, tuttavia, il fatto che, in caso di contenzioso con l’Agenzia delle Entrate, sia la controparte stessa a conservare digitalmente tutta la documentazione fiscale rilevante.

Questo può essere un elemento cui prestare particolare attenzione dal momento in cui, come riportato nelle condizioni di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, quest’ultima “non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione” derivanti o connessi a:

  • fatture elettroniche contenenti dati non accurati, non corretti, in formato diverso da quello previsto, incompleti o di scarsa qualità;
  • causa di forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo;
  • situazioni al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.

 

I vantaggi di un programma per fatturazione elettronica professionale

 

Il grande valore aggiunto che può fornire un programma per la fatturazione elettronica è quello di poter gestire digitalmente tutto l’iter delle e-fatture, integrandolo con i processi e i gestionali di un’azienda.

Una logica diversa rispetto al prendere in considerazione la fattura elettronica semplicemente come un file XML a sé stante: tale approccio può funzionare, come detto, per realtà molto piccole, ma diventa inefficace per attività e imprese più strutturate (in ogni caso, se al momento non hai ancora scelto un provider di e-billing, con il nostro servizio gratuito XML2HRB puoi fare l’upload di una fattura elettronica ricevuta in XML e convertirla immediatamente in formato PDF).

A differenza di quello dell’Agenzia delle Entrate, un software professionale può garantirti vantaggi concreti in termini di:

  • semplicità di utilizzo e accessibilità da ogni tipo di dispositivo;
  • sistema di gestione documentale agile per monitorare i flussi in entrata e in uscita;
  • archiviazione elettronica conservativa;
  • conversione di file da PDF a XML;
  • assistenza dedicata;
  • riconciliazione automatica tra documenti di natura diversa (elettronica e analogica).

Se vuoi saperne di più e capire, nel dettaglio, come funziona un software per la fatturazione elettronica, contattaci oggi stesso!

4 consigli per fare una nota spese perfetta

Fare una nota spese perfetta significa non solo prestare massima attenzione in fase di compilazione, ma anche avere a disposizione strumenti e software adatti.

Se da un lato le imprese con molti collaboratori, che operano soprattutto in trasferta, necessitano di un resoconto e di un controllo preciso dei costi, dall’altro anche i dipendenti hanno bisogno di avere indicazioni e strumenti adatti per compilare una nota spese correttamente: un procedimento, insomma, da non sottovalutare né dall’una che dall’altra parte.

Gestire le spese e i rimborsi dei lavoratori in modo efficace può far risparmiare tempo e denaro alle aziende, che possono così avere a disposizione nuove risorse da investire nell’attività.

Vuoi essere certo di fare una nota spese perfetta? In questo articolo vedremo:

  • cos’è
  • 4 consigli per compilarla
  • vantaggi di un software per la gestione della nota spese

 

Nota spese: cos’è

 

La nota spese è un documento che il lavoratore invia all’azienda per ottenere il rimborso delle spese sostenute per svolgere un certo tipo di attività.

Una volta mandata all’impresa, la nota spese viene poi supervisionata e, se confermata, viene girata al reparto contabilità per procedere con il rimborso. Le modalità possono essere diverse, ovvero:

  • rimborso a piè di lista (nota spese analitica con un riepilogo dettagliato di tutte le spese sostenute durante la trasferta)
  • rimborso forfettario (al lavoratore viene corrisposta un’indennità fissa giornaliera per le trasferte)
  • rimborso misto (indennità di trasferta più altre voci rimborsate a piè di lista).

Nella nota spese il dipendente elenca tutte le voci di costo sostenute per un certo lavoro, a patto che siano incluse tra quelle rimborsabili dall’azienda.

Si tratta di inserire mensilmente tanti piccoli importi (per vitto e alloggio ma anche, ad esempio, per spostamenti giornalieri, come benzina, parcheggio, ecc): un’attività che, oltre a esigere accuratezza e precisione, se gestita male può comportare spesso anche considerevoli perdite di tempo.

 

Come fare una nota spese perfetta: 4 consigli

 

Compilare una nota spese richiede grande attenzione e cura dei dettagli, per evitare il rischio di compiere inesattezze o inserire dati errati.

Solitamente le aziende dovrebbero fornire non solo un modello di nota spese da prendere come riferimento, ma anche un documento informativo su modalità di compilazione, spese ammissibili e soglie massime di rimborso: una consuetudine che potrebbe evitare a monte una buona percentuale di errore.

Se, tuttavia, non ti è stato fornito alcun modello standard e devi fare una nota spese da zero, sappi che dal punto di vista contenutistico ci sono dei campi fondamentali che puoi trovare in qualunque nota (indipendentemente dal tuo settore di riferimento). Ecco 4 consigli con gli elementi che non devono assolutamente mancare:

1) Dati aziendali e anagrafici. Fondamentale, per prima cosa, riportare ragione sociale e indirizzo dell’azienda cui mandare il rimborso, oltre ai tuoi dati personali (nome e cognome, tipologia di attività svolta).

2) Data e luogo. Quando compili una nota spese devi sempre fare attenzione che siano presenti i riferimenti temporali (da – a) della collaborazione, oltre alla città in cui è stata svolta: due elementi che sembrano scontati, ma assolutamente da non sottovalutare.

3) Elenco delle spese. In questa sezione vanno inserite tutte le voci di costo che hai sostenuto durante la trasferta, con indicazione specifica di ciascuna spesa. Non dimenticare di riservare uno spazio dedicato a note e commenti: in alcuni casi potresti aver bisogno di dare maggiori informazioni su particolari aspetti.

4) Allegati. Insieme alla nota spese dovrai inviare scontrini, ricevute o fatture che giustifichino le spese sostenute: ricordati, quindi, di conservare tutto il materiale cartaceo di questo tipo (a meno che tu non abbia dei software che ti permettano di digitalizzare ogni tipo di ricevuta).

 

Software per nota spese: vantaggi

 

Sebbene sia uno strumento impiegato da molte realtà, fare una nota spese con Excel ha diversi limiti in termini di efficacia e di possibilità pratiche di utilizzo.

Infatti, oltre a richiedere l’inserimento manuale di moltissimi dati (con conseguente perdita di tempo e rischio elevato di errori) si tratta di un programma che ha diverse limitazioni dal punto di vista dell’accessibilità e che, inoltre, non può essere integrato con gli altri sistemi adottati dall’azienda.

Ecco perché adottare specifici software per la gestione delle note spese può aiutare non solo i lavoratori a ottimizzare i processi ma anche le imprese ad avere un controllo più facile e immediato dei documenti ricevuti.

Oltre a far risparmiare tempo ad entrambe le parti in causa, tra i principali vantaggi vi sono:

  • piattaforma in cloud accessibile da ogni dispositivo (pc, tablet e smartphone)
  • gestione semplificata tramite app per nota spese
  • lettura digitale di scontrini e ricevute
  • flessibilità in base alle esigenze dell’azienda e dei lavoratori
  • sicurezza dei dati
  • integrazione con sistemi gestionali e di contabilità

Se vuoi sapere come trarre il massimo da strumenti di questo tipo, scopri subito il valore aggiunto della gestione delle note spese con Captio

Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Le scelte da fare ORA per la fatturazione elettronica

Il documento vuole offrire il nostro know-how quale contributo a chi deve fare scelte per implementare l’obbligatoria fatturazione elettronica, o E-Billing.

Sono indicate le tempistiche e i criteri di scelta, nonché soluzioni certamente utili per la conversione di formati e la riconciliazione di dati.

Le nostre policy non contemplano un utilizzo pervasivo dei dati, quindi registratevi per scaricare il documento o/e contattateci anche solo per confrontarvi con noi o per implementare la fatturazione elettronica.