Nota spese e conservazione elettronica: interpelli 388 e 403 del 2109.

In merito alla possibilità di gestire digitalmente le note spese, l’Agenzia delle Entrate si è espressa per la prima volta in senso favorevole con:

  • risposta a interpello di Validata, nr. 954-479/2017;
  • risoluzione nr. 96/2017.

Nonostante che la risoluzione già detti delle chiare linee guida per chiunque intenda dare attuazione ad un processo compliant, l’Agenzia ha ora ritenuto di dare:

  • risposta (nr. 388 del 2019-09-20) ad una “società di consulenza istante, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti …” che compiono trasferte;
  • risposta (nr. 403/2019) ad un gruppo di società con 400 persone.

Le due risposte ricalcano quella già data a Validata due anni prima, così come i contenuti della risoluzione, ma con la differenza che introducono un’identica alea: “Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta alla sua adozione.”. L’alea è insita nella possibilità che quanto non è stato possibile verificare con l’interpello lo diventi in altra sede.

E’ così rappresentato dall’Agenzia – e neppure velatamente – il rischio che al Contribuente, in sede di verifica fiscale, possa essere chiesta dimostrazione di conformità del processo adottato, con presumibile focus sulle imprescindibili caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità delle immagini dei giustificativi analogici di spesa.

Non si può non rilevare che l’Istante riferibile alla risposta 403, afferma che tali caratteristiche sarebbero garantite dal momento in cui il documento è versato in un sistema di conservazione, dunque ben dopo il momento iniziale di formazione del documento informatico, che coincide con l’acquisizione dell’immagine.
E se nel mentre tra lo scatto / scansione e l’avvenuta archiviazione elettronica conservativa fosse possibile modificare o sostituire il documento?
Si può pensare di garantire una parte, anziché il tutto, d’un processo? No. E neppure l’Agenzia deve averlo pensato, tanto da riservarsi facoltà di verifica.
Anche per questo Validata ha inserito l’intero proprio originale processo nello scopo della certificazione ISO/IEC 27001:2013.

Diversamente dalle risposte ottenute dai non meglio precisati Istanti, la risposta al processo sottoposto da Validata all’Agenzia delle Entrate è stata pienamente favorevole, senza alcuna alea.
Ne deriva che il Contribuente che utilizza il processo che Validata attesta essere fiscalmente conforme, è pienamente tutelato non avendo in capo alcun obbligo e onere di dimostrazione.

Gli interpelli sono come le ostriche: non tutte racchiudono una perla e non tutte le perle hanno pari valore, …occorre guardarci dentro!

Per saperne di più, non esitare a contattarci.

App spese di viaggio: i vantaggi di una gestione efficace

La gestione delle spese di viaggio e dei rimborsi connessi risulta essere gravosa per gli uffici contabili delle imprese. La raccolta di tutti i giustificativi di spesa, la rendicontazione completa e l’attivazione del rimborso sono attività che possono richiedere addirittura settimane di lavoro alle aziende più grandi e con tante trasferte in attivo.

A supporto di queste incombenze, però, da qualche anno la tecnologia sta facendo passi da gigante. Esistono oggi software specializzati che permettono di gestire in modo automatizzato tutto questo processo: specifiche app per le spese di viaggio, integrabili nel sistema informativo e gestionale, oltre che attivabili su qualsiasi dispositivo.

Con un’app, la gestione delle spese diventa più semplice ed efficace, con diversi vantaggi per gli uffici amministrativi ma anche per dipendenti e trasfertisti.

In questo articolo vediamo di approfondire:

  • cosa sono e come funzionano le app per le spese viaggio;
  • le loro caratteristiche;
  • come sfruttarle al meglio.

Cosa sono e come funzionano le app per le spese di viaggio

Già molte aziende, soprattutto le più strutturate, utilizzano e integrano, all’interno dei propri sistemi gestionali, specifiche applicazioni per la gestione delle spese di viaggio.

Questi software fanno confluire in un unico flusso digitale la pianificazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio, oltre poi alla rendicontazione, riconciliazione e contabilizzazione di tutte le spese collegate.

Il funzionamento è facile e immediato, attraverso una semplice app: chi opera la trasferta può registrare direttamente i giustificativi delle spese, e archiviarli con una semplice foto. In questo modo il rimborso viene direttamente registrato e contabilizzato, rispettando la regolamentazione legislativa e le policy aziendali.

Le caratteristiche di un’app per spese di viaggio

Queste applicazioni, oltre a fornire un valido supporto per l’amministrazione, sono uno strumento che entra a far parte integrante dell’azienda e delle pratiche dei suoi dipendenti.

Il primo punto fondamentale che permette tutto ciò è l’elevata personalizzazione. Nell’aspetto grafico l’applicazione può, infatti, essere coordinata con i colori e il logo dell’azienda, così da risultare come uno strumento aziendale agli occhi degli utilizzatori. Questo facilita l’inserimento dell’app nelle quotidiane attività lavorative all’interno dell’azienda.

Un altro aspetto che ne agevola l’utilizzo è senz’altro la sua natura multi-device. Come accade per altre applicazioni, anche quella che riguarda la gestione delle spese di viaggio può essere installata su qualsiasi dispositivo, anche portatile. La fruizione è quindi flessibile e lascia piena libertà a chi la utilizza, agevolandone l’utilizzo fuori sede o in contesti particolarmente difficili.

L’applicazione, inoltre, può essere totalmente integrata all’interno del sistema informatico aziendale per permettere un dialogo diretto con dispositivi come stampanti e scanner. È, quindi, possibile scansionare più giustificativi di spesa, inviarli direttamente al software ed eventualmente ad altri destinatari, a seconda delle esigenze. Questo permette ulteriormente di ridurre i tempi di raccolta e rimborso delle spese di viaggio.

Passando ad aspetti più tecnici, va sottolineato che queste applicazioni possono essere anche adattate a specifiche necessità, comprese quelle più articolate. Con un supporto di programmazione, infatti, l’app può ereditare le policy aziendali, dalle più comuni alle più complesse. In questo modo la nota spese viene generata rispettando le condizioni richieste dall’azienda, proprio come se l’operazione fosse fatta manualmente. A supporto, possono essere attivati anche degli avvisi in caso di inserimenti che non rispondono alle regole prefissate.

Infine, ma non meno importante, considera sempre che l’utilizzo di questi sistemi automatizzati permette la riduzione dei documenti cartacei. Secondo le disposizioni di legge, infatti, tutti i documenti possono essere archiviati o anche gettati una volta archiviati digitalmente. L’app funge quindi anche da archivio legale protetto delle spese di viaggio inerenti l’attività.

App per spese viaggio: Captio e il valore aggiunto di Validata

Un’app per le spese di viaggio può essere uno strumento indispensabile per la gestione delle pratiche legate ai rimborsi.

Non tutte, però, sono uguali: per poter trarne il maggior beneficio, è fondamentale che siano altamente personalizzabili e che permettano l’integrazione completa con i sistemi informatici aziendali o di terze parti.

Ecco perché con Validata puoi avere una serie di vantaggi concreti, che ti permettono di sfruttare un’applicazione efficace come Captio e di aggiungere funzionalità davvero strategiche per la tua azienda.

Tra le implementazioni principali:

  • Business Intelligence, per trasformare i dati di spesa in conoscenza just-in-time, per monitorare, eseguire analisi e proiezioni, distribuirne le risultanze agli interessati;
  • gestione documentale integrata, che permette di avere pieno controllo dei giustificativi senza possibilità di errore;
  • archiviazione elettronica conservativa di tutti i documenti che per legge devono essere mantenuti dall’azienda, con un notevole risparmio nella logistica;
  • riconciliazione dei metodi di pagamento con l’app, per un tracciamento costante e preciso dei giustificativi delle spese effettuate a nome dell’azienda;
  • riconciliazione tra E-bill e giustificativi di spesa, attività complicata dalla fatturazione elettronica;
  • recupero del valore IVA, stimabile al 7,21% della spesa;
  • integrazione diretta con le buste paga, per avere un supporto completo dal sistema anche in fase di calcolo delle retribuzioni e dei rimborsi;
  • integrazione con i software di contabilità, che permette di dare continuità alle attività contabili dell’azienda oltre a migliorarle;
  • creazione di un report di dati analitici delle spese di viaggio, per fornire all’azienda una rendicontazione completa e approfondita dei costi legati alle trasferte;
  • privacy compliance.


Se pensi che questo sistema possa agevolare anche la tua azienda, affidati al supporto di specialisti del settore: contattaci oggi stesso per richiedere maggiori informazioni e vedere quali sono le soluzioni più efficaci per te.

Rimborso spese amministratori: come funziona

La gestione del rimborso spese è un’attività ricorrente nelle aziende e, in alcuni casi, anche abbastanza complessa.

È stato già affrontato il tema della deducibilità delle spese viaggio e dei loro rimborsi, ma cosa accade se a richiederli è l’amministratore?

Egli, come l’apparato commerciale dell’impresa, è spesso tenuto a fare trasferte, dunque può richiedere il rimborso per le spese di viaggio e per quelle accessorie. I termini in cui può farlo, però, dipendono da alcuni fattori.

In questo articolo, vediamo le diverse modalità di rimborso spese per gli amministratori, approfondendo i seguenti passaggi: 

  • quando l’amministratore può richiedere il rimborso spese;
  • le diverse modalità di rimborso e le esenzioni;
  • la nota spese e le procedure di gestione più efficaci.

Il rimborso spese per gli amministratori

Gli amministratori sono soggetti a regole particolari per il rimborso delle spese di trasferta.

La distinzione principale riguarda la natura del rapporto lavorativo con l’azienda, ovvero se il singolo amministratore è un professionista con propria partita IVA o se è vincolato tramite un contratto di assunzione.

Nella maggior parte dei casi l’amministratore non è un soggetto slegato dall’azienda, per cui il rimborso viene trattato in base al contratto lavorativo stipulato all’inizio della collaborazione. Che si tratti di esborsi per vitto, alloggio o trasporto, anche gli amministratori devono rendere conto delle spese sostenute e richiedere adeguato rimborso: saranno riconosciute riduzioni fiscali in base alle modalità definite da contratto.

Se, invece, l’amministratore appartiene alla cerchia dei professionisti con partita IVA, il rimborso viene calcolato in modo differente. I detentori di partita IVA hanno specifiche regole fiscali, e anche nel caso dei rimborsi delle spese di trasferta ci si deve rifare al regime di appartenenza. Sulla base di quest’ultimo, il professionista calcolerà i rimborsi e le esenzioni. Questo esula, però, dalla gestione aziendale.

Modalità ed esenzioni fiscali per il rimborso spese

Come per i dipendenti, anche gli amministratori possono essere soggetti a tre diverse modalità di calcolo:

  • il rimborso spese forfettario;
  • il rimborso spese analitico (o a piè di lista);
  • il rimborso spese misto.

Nel caso in cui il contratto preveda il rimborso spese forfettario, l’esenzione da imposte è prevista fino a un massimo di 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e fino a 77,46 euro al giorno per trasferte all’estero (Art. 51.5 del D.P.R. n. 917/1986).

Secondo questa modalità non è necessario presentare documenti giustificativi: l’ammontare del rimborso è infatti prestabilito e – come dice la parola stessa – forfettario.

Un altro trattamento si ha invece con il rimborso spese analitico o a piè di lista. In questo caso sono applicate esenzioni fiscali senza limite per pasti, pernottamento, viaggio e trasporti accessori. Altre eventuali spese sostenute dall’amministratore sono soggette a limiti di esenzione, ovvero 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia e 25,82 euro al giorno per spostamenti all’estero.

Tutte le spese devono essere opportunamente giustificate, sia quelle che possono approfittare dell’esenzione completa che quelle soggette a esenzione limitata.

La terza modalità riguarda il rimborso spese misto, un ibrido tra le due viste finora. Oltre al rimborso analitico delle spese riguardanti il vitto e l’alloggio, è infatti prevista anche un’indennità di trasferta. In questo caso, il trattamento delle esenzioni è ben dettagliato: le spese che rientrano nel metodo analitico (quindi pasti e pernottamento) sono completamente esenti da imposte, assieme alle spese di trasporto documentate; l’indennità di trasferta prevista in regime forfettario riconosce, invece, un’esenzione entro i 30,99 euro giornalieri per viaggi in Italia e i 51,65 euro se la trasferta si è svolta all’estero.

A ogni altra spesa non documentata dev’essere applicata l’imposta completa.

La nota spese e il rimborso

La gestione di questi calcoli può essere spesso gravosa, soprattutto in relazione alla raccolta dei documenti collegati.

Anche nel caso degli amministratori, infatti, è indispensabile l’utilizzo di una nota spese, un riepilogo dettagliato dei versamenti sostenuti, corredati da scontrini o altri giustificativi. Questo documento deve contenere, inoltre, i dati dell’amministratore, la data e il luogo della trasferta.

Questa pratica avvantaggia il lavoro contabile, a patto che il processo sia effettivamente efficace e senza errori. Oggi esistono strumenti che supportano la gestione dei rimborsi spese in modo automatico, istantaneo e sicuro: software integrati con i gestionali aziendali, che facilitano la raccolta dei giustificativi e la rendicontazione dei rimborsi, già calcolati secondo i parametri di esenzione previsti per legge.

Il vantaggio di dotarsi di un’applicazione come Captio è quello di digitalizzare l’intera gestione delle trasferte e delle note spese, per avere un processo più controllato ed efficace rispetto a quello cartaceo. Inoltre, riducendo a zero l’errore umano, anche dal punto di vista economico tale soluzione diventa davvero vantaggiosa.

Grazie a Validata, infine, puoi implementare funzionalità esclusive e personalizzate, non disponibili nella versione standard di Captio: puoi leggere la lista completa qui.

Vuoi saperne di più e capire come avere un software su misura per le esigenze della tua azienda? Contattaci oggi stesso.

Riconciliazione bancaria: perché conviene automatizzarla

La riconciliazione bancaria è tra le attività più importanti nei reparti contabili delle aziende. Pur non essendo un obbligo fiscale, questa pratica è condivisa da tutte le imprese per una buona gestione finanziaria e per facilitare il bilancio annuale.

La sua evidente rilevanza, però, si scontra sempre più spesso con elementi quali la mancanza di tempo, la necessaria disponibilità di personale e la difficoltà del compito. La riconciliazione bancaria, infatti, se fatta manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel può richiedere molto tempo e un notevole dispendio di energia e risorse.

Oggi, tuttavia, la tecnologia rappresenta un supporto concreto per le attività contabili, grazie a software sempre più precisi e efficaci.

Per capire meglio i motivi per cui una riconciliazione bancaria automatizzata possa essere utile a tutti i tipi di aziende, dalle più piccole alle multinazionali, approfondiamo questo argomento in tre passaggi:

  • cos’è la riconciliazione bancaria;
  • quali sono i vantaggi;
  • perché automatizzare la riconciliazione bancaria.

Cos’è la riconciliazione bancaria e perché è importante


La riconciliazione bancaria è uno strumento per il controllo finanziario aziendale. Con questa attività si mettono a confronto i dati bancari con i movimenti registrati in azienda, per verificare che non ci siano discrepanze e che le risorse economiche vengano gestite nel migliore dei modi.

Questa pratica permette in sostanza di mantenere il pieno controllo sui movimenti finanziari in azienda, tenendo aggiornati i libri contabili rispetto alle movimentazioni registrate dalla banca.

La corrispondenza tra queste due fonti però non sempre coincide: registrando le attività in momenti diversi, difficilmente si avrà un allineamento perfetto. Assieme ai movimenti di conti correnti e carte di credito, infatti, bisogna tenere conto anche delle spese di cassa, quindi in contanti, nelle loro più diverse forme. È poi molto comune che alcuni documenti contabili, quali gli scontrini o le fatture degli acquisti, vengano consegnati in ritardo o addirittura dimenticati, rendendo quindi molto difficoltosa la rendicontazione.

Nonostante la difficoltà del compito, il risultato atteso è sempre la perfetta corrispondenza tra libri contabili ed estratto conto. Errori o mancanze non sono ammessi, per questo la riconciliazione bancaria è un’attività fondamentale, da ripetere frequentemente per evitare il più possibile che si verifichino incongruenze e che diventi difficoltoso risalire alle loro origini.

I vantaggi di una riconciliazione bancaria frequente


È ora chiaro come una corretta riconciliazione bancaria sia fondamentale in una buona gestione aziendale. Lo è ancora di più, però, la costanza di questa operazione: aumentando la frequenza del controllo diminuisce il numero di operazioni contabili da allineare e, di conseguenza, la possibilità di errore.

Se questo è il primo motivo per cui si dovrebbe mantenere una certa costanza e cadenza nella riconciliazione bancaria, è bene sottolineare che questa buona pratica porta anche diversi altri vantaggi.

Il controllo pressoché continuo delle operazioni permette, infatti, di ottimizzare i processi aziendali in modo notevole, oltre a far risparmiare l’impresa. In aggiunta si crea un processo costruttivo di supporto alla contabilità, che potrà contare su una riconciliazione bancaria aggiornata e quindi risolvere in modo veloce alcune tra le più comuni criticità amministrative.

In ogni caso, se l’attività rimane manuale, bisogna comunque tenere in considerazione che l’errore umano è sempre possibile e non può essere annullato. Per agevolare questo compito, e renderlo meno gravoso, fai attenzione ai quattro principali errori commessi da chi si occupa di contabilità.

Li passiamo in rassegna per fornirti un utile strumento di controllo:

  1. La duplicazione di una voce. In questo caso sarà possibile recuperare con facilità l’errore, eliminando una delle due voci.
  2. L’assenza di un movimento. Anche per questo caso sarà possibile recuperare aggiungendo il dato mancante alla riconciliazione.
  3. La virgola nella posizione sbagliata. Una semplice svista che può però determinare discrepanze anche sostanziali. Esiste un semplice metodo per individuare questo tipo di errore: prendendo il numero di squilibrio tra il saldo bancario e i libri contabili, e sommando le singole cifre tra di loro, se otteniamo 9 stiamo parlando di un errore di virgola.
  4. La posizione invertita di due cifre. Anche in questo caso si produce un errore che può essere riconosciuto sommando le cifre che compongono la mancanza: il risultato sarà sempre 9.

Perché è importante automatizzare la riconciliazione bancaria


Come abbiamo visto, esistono alcune accortezze per evitare le più comuni sviste e anche alcuni trucchi per rimediare con più facilità agli errori. Nonostante ciò la riconciliazione bancaria rimane un compito gravoso e di alta responsabilità.

Data la sua importanza, è fondamentale che questo tipo di controllo sia ineccepibile, partendo da dati chiari e ordinati. Ecco perché avere immediatamente a disposizione tutti i documenti necessari alla realizzazione della riconciliazione (estratto conto bancario, scontrini, schede carburante, spese di viaggio, fatture, registro contabile) è un ottimo punto di partenza, senza troppo dispendio di tempo.

Questo è il primo vantaggio derivante da una riconciliazione bancaria automatizzata: il software, dialogando con le altre fonti informatizzate dell’azienda, riesce a presentare in un unico luogo tutti i documenti utili.

Il secondo vantaggio, e anche quello più importante, è che la riconciliazione viene eseguita automaticamente e in tempo reale, evidenziando possibili mancanze nella documentazione o errori non dipendenti dalla riconciliazione in sé.

In questo caso gli errori sono completamente assenti, quindi anche l’individuazione del problema sarà più facile e veloce e la revisione della riconciliazione bancaria non sarà più necessaria. Risultato: meno spreco di tempo e di energie, più sicurezza nel controllo finanziario dell’azienda.

Tra i software più avanzati in tema di riconciliazione bancaria vi è senza dubbio Captio, applicazione che permette di automatizzare tutto il processo di allineamento tra spese e pagamenti, tenendo conto sia delle transazioni effettuate in contanti che quelle con carta di credito.

La riconciliazione automatica garantisce, così, un controllo finanziario immediato, senza errori e con estrema facilità.
Captio è un software che può esserti utile, inoltre, anche per moltissime altre funzionalità: scoprile tutte qui oppure contattaci oggi stesso per ricevere maggiori informazioni.

Ore di viaggio in trasferta e rimborso spese come orario di lavoro

Tra chi viaggia molto per lavoro e i responsabili aziendali la domanda ricorre spesso: le ore di viaggio durante una trasferta sono considerate come ore lavorative retribuite?

La legge è stata più volte interpellata a questo proposito, e prevede una regolamentazione dei casi in cui la trasferta rientra nell’orario lavorativo e di quelli in cui il tempo per lo spostamento non dev’essere calcolato.

La trasferta, in ambito lavorativo, è identificata come la prestazione temporanea della propria professionalità in una sede diversa da quella abituale designata dal contratto di lavoro.

Per chiarire al meglio ogni altro dubbio, passeremo ora in rassegna i seguenti punti: 

  • quando le ore di viaggio in trasferta non vengono calcolate;
  • quando il viaggio è parte dell’orario lavorativo retribuito;
  • come avviene il rimborso spese di viaggio.

Quando le ore di viaggio in trasferta non si devono calcolare

Quando il lavoratore svolge attività lavorativa presso una sede diversa da quella abituale, non sempre le ore vengono calcolate come lavorative.

Nella maggior parte dei casi, il lavoratore può scegliere in autonomia i dettagli e le modalità del viaggio, quindi senza sottostare a direttive da parte del datore di lavoro. In questo caso specifico, le ore di viaggio impiegate per raggiungere la meta è paragonato al tempo che il lavoratore impiega per raggiungere la sede, e non è pertanto calcolato.

Il calcolo delle ore di trasferta, e della rispettiva retribuzione, dipende in sostanza dallo scopo dell’attività: se lo spostamento ha valore preparatorio, l’ammontare delle ore di viaggio non viene calcolato. Il tempo trascorso su mezzi di trasporto per recarsi al luogo di lavoro rientra tra le azioni di preparazione allo svolgimento delle proprie mansioni e quindi non può né essere calcolato entro l’orario lavorativo, né ricevere retribuzione.

Il disturbo collegato alla trasferta, che sia di natura fisica o materiale, è comunque ricompensato per legge dall’indennità di trasferta riconosciuta al lavoratore. Questo principio è stato confermato più volte dalla Cassazione (sentenze n. 5359 del 10 aprile 2001 e n. 1555 del 3 febbraio 2003).

Quando il viaggio è parte dell’orario lavorativo retribuito

Innanzitutto è bene chiarire, in generale, cosa si intende con orario lavorativo e quali attività devono quindi essere ricompensate per legge.

Il Ministero del Lavoro prevede che per orario di lavoro si intenda il lasso di tempo in cui si possono riscontrare queste tre condizioni:

  • il lavoratore si trova presso la sede di lavoro;
  • il lavoratore è al servizio del proprio datore;
  • il lavoratore sta eseguendo le proprie mansioni.

Questo comporta che, una volta ricevuti ordini espliciti da parte del direttivo a recarsi presso un’altra sede, il tempo di trasferimento rientra nel normale orario di lavoro. Questo vale anche quando si oltrepassa la soglia di ore lavorative previste da contratto, le quali dovranno essere ricompensate in qualità di prestazioni straordinarie. Questo concetto prende il nome di principio di funzionalità.

Un altro caso previsto per legge tiene invece in considerazione gli spostamenti richiesti dal datore di lavoro una volta raggiunga la sede abituale dell’attività: anche qui, il tempo che al lavoratore serve per arrivare al nuovo recapito deve essere retribuito.

Quindi:

  • il tempo di viaggio viene computato nell’orario normale di lavoro, se è funzionale alla prestazione lavorativa richiesta dal datore (ad esempio, per lo spostamento dalla sede aziendale al luogo in cui il lavoratore dovrà esercitare la mansione);
  • non viene considerato orario di lavoro il tempo impiegato per raggiungere la sede di lavoro durante il periodo della trasferta.

I casi in cui vengono riconosciute le ore di viaggio in trasferta non sono molti e non è sempre facile individuarli. Per regolarsi, il consiglio è quello di tenere sempre ben presenti i tre punti che determinano la definizione di orario di lavoro, considerando però che per alcune attività il computo dell’orario lavorativo viene regolato caso per caso (ad esempio per giornalisti, lavoratori a domicilio e di telelavoro, personale viaggiante dei servizi pubblici e di trasporto terrestre e altri ancora).

Come si calcola il rimborso delle spese di viaggio

I dipendenti che anticipano alcune spese durante la loro attività professionale – quindi anche in trasferta – riceveranno un rimborso in busta paga, a fronte di un precedente accordo con i responsabili aziendali.

Il rimborso ai dipendenti, in generale, varia in base al luogo in cui è avvenuta la trasferta:

  • se lo spostamento è avvenuto entro il comune in cui ha sede l’azienda, le spese vengono già calcolate all’interno della retribuzione e non vengono quindi accordate ulteriori somme. Unica eccezione sono le spese di viaggio documentate, che prevedono invece il rimborso;
  • se, invece, la trasferta avviene in aree esterne al comune di riferimento aziendale, lavoratore e datore dovranno precedentemente accordarsi sulla modalità di rimborso. Per approfondire la differenza tra rimborso forfettario, analitico e misto leggi il nostro articolo dedicato.

Tramite sistemi integrati per il calcolo e la rendicontazione dei rimborsi spese di viaggio, è possibile automatizzare e semplificarne la gestione.

Con l’app Captio puoi fruire d’un sistema avanzato per la gestione digitale delle trasferte e delle note spese e – grazie a Validata – aggiungere i seguenti vantaggi:

  • detrazione cumulativa dell’IVA dalle fatture di modico importo, con una sola registrazione;
  • integrazione con l’unico processo di archiviazione elettronica che soddisfa gli obblighi di conservazione per le note spese avvalendosi di previa approvazione della Agenzia delle Entrate;
  • integrazione certificata ISO/IEC 27001:2013 con i sistemi informativi dell’azienda o di terze parti;
  • riconciliazione con i flussi delle carte di credito utilizzate;
  • riconciliazione tra le fatture elettroniche e i giustificativi di spesa che le hanno originate;
  • analisi e setup iniziale di categorizzazione delle spese e di applicazione / controllo delle policy aziendali;
  • attivazione massiva dei trasfertisti;
  • sessioni online di presentazione o formazione;
  • servizio di Admin-as-a-Service per l’amministrazione dell’app.

Per maggiori informazioni, o ricevere una demo gratuita, non esitare a contattarci qui.

Scontrino elettronico 2019: cos’è e cosa cambia

Dopo l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, in vigore dal 1° gennaio di quest’anno, è arrivato un nuovo cambiamento dal punto di vista fiscale e amministrativo, che riguarda altre categorie di aziende e attività che non erano state incluse nel precedente provvedimento.

Stiamo parlando dello scontrino elettronico, che dal 1° luglio 2019 deve essere emesso al posto del tradizionale scontrino fiscale.

In questo articolo vogliamo fare chiarezza su questo argomento, sia dal punto di vista applicativo e tecnologico che organizzativo e metodologico, approfondendo:

  • cos’è lo scontrino elettronico;
  • cosa cambia con lo scontrino elettronico;
  • come si devono adeguare i commercianti.

Cos’è lo scontrino elettronico

La nuova legge di bilancio 2019, che ha rivisto sotto molti aspetti la gestione delle entrate fiscali in Italia, ha previsto la sostituzione dello scontrino fiscale con un documento elettronico da trasmettere per via telematica direttamente all’Agenzia delle Entrate.

In sostanza, diciamo addio ai tradizionali scontrini e cominciamo a prendere confidenza con le nuove disposizioni.

Questo cambiamento riguarda, oltre ai consumatori, tutti i proprietari di attività di commercio al minuto e assimilato (articolo 2 del D.Lgs. del 05/08/2015 n. 127). Le uniche esonerate da questo nuovo obbligo sono alcune categorie, quali i giornalai, i tabaccai, i tassisti e i venditori di prodotti agricoli, per i quali rimane comunque l’obbligo di rilasciare ricevuta cartacea.

Il cambiamento, ad ogni modo, è graduale. A inaugurare l’era dello scontrino digitale dal 1° lugliosono solo i contribuenti con ricavi superiori a 400mila euro, mentre per tutti gli altri – anche i più piccoli – la scadenza sarà posticipata a gennaio 2020.

Questo cambiamento, nella pratica, si traduce in un maggiore controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate, che riceverà i corrispettivi al momento dell’emissione dello scontrino elettronico. Per fare questo, però, sarà necessario per i commercianti acquistare o adattare i propri registratori di cassa, in modo che possano trasmettere le informazioni in modo digitale.

Per questi cambiamenti, lo Stato riconosce nel biennio 2019-2020 un contributo del 50%, fino a un massimo di 50€ per i registratori aggiornati e di 250€ per quelli nuovi.

Cosa cambia con lo scontrino elettronico

Come detto, il principale cambiamento visibile riguarda l’assenza dello scontrino cartaceo, ma ci sono molti e importanti aspetti che i commercianti dovranno comprendere e tenere in considerazione nello svolgimento delle proprie attività.

Per cominciare, i registratori di cassa potranno essere registratori telematici (in sigla RT) o server telematici (ST) e, per chi li acquista nuovi, dovranno corrispondere ai modelli approvati dall’Agenzia delle Entrate. Esiste anche una procedura gratuita per la registrazione degli scontrini elettronici, messa a disposizione sul portale “Fatture e corrispettivi” dell’AdE.

A meno che non richieda la fattura, al cliente viene comunque rilasciato un documento commerciale in sostituzione al vecchio scontrino. Tale documento è valido ai fini fiscali e può essere utilizzato per certificare le spese per deduzioni e detrazioni.

I registratori di cassa dei commercianti, di conseguenza, dovranno ancora essere in grado di stampare lo scontrino e questo rimarrà valido anche come documento di garanzia o per il cambio merce.

Scontrino elettronico 2019: come si devono adeguare i commercianti

Ora che abbiamo visto i principali cambiamenti portati dall’introduzione dello scontrino digitale, vediamo anche quali sono gli obblighi dal punto di vista amministrativo.

Se è vero che i nuovi registratori telematici faranno il grosso del lavoro, ovvero trasmettere le informazioni di vendita direttamente all’organo preposto, è necessario sottolineare che al commerciante rimangono ancora importanti incarichi. Stiamo parlando della conservazione e della memorizzazione dei dati.

A tutti i contribuenti con attività di commercio al minuto e assimilato viene chiesto di memorizzare gli scontrini elettronici prodotti nel registratore di cassa e di inviarli attraverso l’applicazione web “Fatture e corrispettivi” prima citata.

La seconda richiesta prevede invece la conservazione degli scontrini digitali per la consueta durata di dieci anni, come previsto dal Codice Civile, fiscale e contabile, oltre che dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

A differenza di quanto accade per la fatturazione elettronica, dove l’Agenzia delle Entrate offre un programma gratuito per la conservazione (con i limiti che abbiamo descritto qui), ciò non avviene per quella degli scontrini digitali.

Questo significa che dovranno essere i produttori dei registratori di cassa e dei software che dovranno affidarsi a imprese specializzate nella conservazione a norma di tali scontrini.

Questi obblighi, assieme a quelli visti precedentemente, sono effettivi dal 1° luglio, e la non osservanza sarà punita con cospicue sanzioni. Non sono esclusi da questi provvedimenti né gli esercizi commerciali in zone ancora non completamente coperte dal servizio internet, né i contribuenti che continueranno a documentare le vendite con i tradizionali registratori di cassa (risposta n. 9/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate).

Le penali saranno pari al 100% dell’imposta riguardante l’entrata non documentata e, se l’errore si ripresenterà per quattro volte in un lasso di tempo di cinque anni, è prevista anche l’aggiunta di una multa accessoria che sospende l’esercizio commerciale per un periodo che può variare dai 3 giorni al mese.

Come detto, al cliente viene comunque rilasciato un documento commerciale, in sostituzione al vecchio scontrino, per certificare le spese per deduzioni e detrazioni. Con Captio, software professionale per la gestione delle spese, è possibile estrarre in automatico le informazioni contenute nello scontrino, scattando semplicemente una foto con lo smartphone e inviando i dati al proprio gestionale aziendale.

Scopri qui tutti i vantaggi oppure contattaci per saperne di più.

Spese di viaggio: limiti di deducibilità in Italia e all’estero

La deducibilità delle spese di viaggio è un tema molto comune tra i lavoratori e merita pertanto un approfondimento per chiarirne modalità e limiti previsti per legge.

Di conseguenza, la deducibilità delle spese viaggio diventa fondamentale anche per quelle aziende che le prevedono per le proprie attività. Un attento sistema di gestione dei costi, il completo controllo sulla propria travel policy e il consapevole trattamento fiscale dei rimborsi sono fattori da tenere in grande considerazione.

Prima di passare in rassegna, però, i limiti di deducibilità e le diverse alternative di rimborso spese di viaggio, è necessario dare una chiara definizione di trasferta. La deducibilità è infatti riconosciuta solamente in caso di trasferta, che bisogna distinguere dal trasferimento: mentre quest’ultimo non prevede un limite temporale e richiede l’identificazione di una nuova sede di lavoro, la trasferta si caratterizza per il rientro alla normale sede lavorativa dopo un tempo circoscritto e definito.

Per questo stesso motivo, non possono essere considerate spese di trasferta quelle che il lavoratore sostiene per recarsi al lavoro, anche se in un comune differente da quello di residenza.

In questo articolo approfondiremo:

  • cosa rientra nelle spese di viaggio;
  • come e quanto spetta per la deducibilità;
  • i diversi sistemi di rimborso.

Cosa rientra nelle le spese di viaggio

Le spese di viaggio sono i costi che un lavoratore sostiene a fronte di una trasferta di lavoro. Si possono quindi nominare il vitto, l’alloggio e il trasporto.

Ognuno di questi costi può essere sostenuto secondo la discrezione del dipendente, in accordo con l’azienda, perciò possono rientrare nelle spese di viaggio quelle per l’automobile, ma anche per treno, taxi, aereo o metro, oltre ai costi di hotel, appartamenti e alle spese sostenute per i pasti durante la trasferta.

Mentre si ha piena libertà sulle modalità di trasferta, per la deducibilità delle spese viaggio esistono delle limitazioni. Proseguendo con la lettura approfondiremo i diversi sistemi di riconoscimento dei rimborsi previsti per legge.

Deducibilità spese viaggio: come e quanto?

Per il rimborso di vitto e alloggio relativo alle trasferte dei lavoratori, esistono tre diversi sistemi di calcolo e assegnazione:

  • rimborso analitico o rimborso a pié di lista;
  • rimborso forfettario;
  • rimborso misto.

Questi sistemi sono regolamentati e distinguono tra trasferta nazionale e trasferta estera, per un corretto calcolo della deducibilità delle spese.

Rimborso analitico (o a pié di lista)

Il rimborso analitico è disciplinato dall’art. 93 comma 3 Tuir, il quale dichiara:

Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero.

Le limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio, secondo il rimborso analitico, prevedono quindi un limite di 180,76€ per le trasferte fuori dal territorio comunale e di 258,23€ per quelle all’estero.

La deducibilità delle spese di trasporto, invece, non prevedono soglie, ma piuttosto riduzioni di validità.

Tutti i costi sostenuti per il veicolo di proprietà o per un’automobile a noleggio durante la trasferta – ad esempio il pedaggio autostradale o il carburante – si possono dedurre dal reddito d’impresa solamente se non si superano i 17 cavalli fiscali o i 20 cavalli in caso di vettura diesel, secondo le tabelle ACI.

Per il rimborso, il lavoratore dovrà presentare i documenti giustificativi di viaggio (fatture, scontrini, biglietti) e riassumerli in una nota spese.

Rimborso forfettario

In alternativa al sistema di rimborso analitico, l’azienda può decidere di riconoscere al lavoratore un rimborso forfettario. Questo consiste nel riconoscimento di una somma indicativa di rimborso per le spese sostenute, senza l’obbligo di presentare documenti giustificativi.

La deducibilità delle spese di viaggio sono disciplinate in questo caso dall’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986, che prevede un limite di 46,48€ al giorno in caso di trasferte fuori dal territorio comunale e di 77,46€ al giorno in occasione di trasferte all’estero.
In questo sistema va sottolineato che gli importi indicati sono giornalieri e non dipendono dalla durata della trasferta, inoltre non sarà obbligatorio documentare le spese di vitto e alloggio ai fini fiscali.

Il rimborso delle spese di trasporto, invece, segue la stessa procedura prevista dal rimborso analitico, integrando le spese forfettarie. Sono quindi esenti da tassazione i rimborsi di trasporto che vengono dichiarati con i rispettivi giustificativi.

Rimborso misto

Quest’ultimo sistema di rimborso delle spese di viaggio sta nel mezzo delle soluzioni previste dal rimborso analitico e da quello forfettario: oltre al rimborso analitico di vitto e alloggio, infatti, al lavoratore viene riconosciuta anche un’indennità di trasferta.

La normativa che ne regola la deducibilità prevede che il datore di lavoro possa aggiungere come indennità esente da tassazione un massimo di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e di 51,65€ al giorno per le trasferte all’estero.

Queste cifre corrispondono a un’indennità forfettaria di 2/3 dei limiti imposti al rimborso forfettario, ma possono essere applicati anche limiti di 1/3 che corrispondono quindi a 15,49€ al giorno per le trasferte in Italia e 25,82€ per trasferte all’estero.

Oltre a queste cifre, anche nel caso del rimborso misto viene riconosciuta al lavoratore la deducibilità delle spese di trasporto. Come per i sistemi precedenti, dunque, è fondamentale la presenza di documenti giustificativi che permettano il calcolo del rimborso secondo le tabelle ACI. 

Per la corretta gestione delle spese di viaggio, ogni azienda dovrebbe dotarsi prima di tutto di un proprio sistema che agevoli il controllo efficace di tali costi. A questo scopo esiste uno specifico strumento, Captio, che permette di gestire in modo completamente digitale tutto il processo legato alle spese di viaggio e alle note spese.

Un software che consente di eliminare il cartaceo, creando le note spese in automatico e senza bisogno di conservare scontrini e giustificativi di spesa. Scopri ora i vantaggi di Captio e del nostro servizio di Business Travel & Expense Management oppure contattaci per saperne di più.

Controllo finanziario aziendale: un valore aggiunto

Il successo di un’azienda, piccola o grande che sia, passa da un controllo finanziario efficiente ed efficace.

Capire se l’attività stia rispettando gli obiettivi prefissati, e se vi siano scostamenti tra la strategia e i risultati che si stanno ottenendo, permette di avere sotto controllo la gestione aziendale e capire come pianificare gli step successivi.

Il controllo finanziario, o controllo dei costi, permette all’azienda di avere parametri ben stabiliti e di ottenere vantaggi concreti per il futuro dell’impresa. Vediamo, in questo articolo, perché è importante.

Controllo finanziario aziendale: cos’è

Il controllo finanziario è uno strumento che permette di avere, in qualsiasi momento, un’istantanea precisa della situazione finanziaria della società, in modo da capire se le risorse impiegate stiano concorrendo in modo efficace al raggiungimento degli obiettivi.

Tale controllo parte da un’analisi approfondita della situazione societaria e prende in considerazione elementi quali:

  • situazione patrimoniale;
  • situazione economica;
  • situazione reddituale;
  • flussi economici.

Controllare la gestione finanziaria richiede, innanzitutto, una chiara definizione degli obiettivi e dei mezzi per raggiungerli: tali indicatori saranno il punto di riferimento per poter capire se ci sono scostamenti tra il piano strategico e quello operativo.

In questo modo, sarà possibile intervenire:

  • a livello strategico, per capire quali sono le deviazioni e come correggerle;
  • a livello di investimenti, per analizzare il ritorno di quelli in atto e programmare quelli futuri;
  • a livello di costi (diretti e indiretti, fissi e variabili) del prodotto o servizio, per una definizione dei prezzi più congrua.

Vantaggi di un controllo finanziario efficace

Il controllo finanziario aziendale, se svolto in modo preciso e attento, può innanzitutto aiutare l’impresa a capire se la strada che sta seguendo è quella corretta o se, al contrario, ci sono delle problematiche da risolvere.

Il fatto di avere una fotografia dettagliata della situazione finanziaria dell’azienda, sia in generale che per reparti specifici, permette di individuare con più facilità le criticità che, a lungo andare, possono incidere sul futuro dell’impresa.

Individuare gli errori strategici per tempo permette di giocare d’anticipo e mettere in atto le misure correttive necessarie al raggiungimento degli obiettivi: un vantaggio concreto per le aziende, soprattutto per quelle più strutturate, dove la gestione dei costi può risultare maggiormente complessa e articolata.

Questo incide, dunque, anche sull’efficacia delle scelte decisionali: il controllo finanziario fornisce analisi e dati concreti, che possono fungere da riferimento più obiettivo nella definizione degli step futuri.

Infine, a trarne giovamento può essere anche la trasparenza nei confronti di lavoratori e dipendenti, che possono essere messi al corrente dei punti di forza e di debolezza dell’azienda ed essere più coinvolti nel processo di miglioramento o di raggiungimento degli obiettivi.

Controllo finanziario aziendale: risorse e strumenti

È chiaro che, per avere un’analisi e un controllo attendibile della situazione finanziaria aziendale, è fondamentale affidarsi a professionisti con competenze specifiche, che siano in grado ad esempio di:

  • predisporre il budget per le diverse unità aziendali;
  • verificare che costi e ricavi siano conformi alle previsioni e agli obiettivi;
  • proporre soluzioni correttive o di miglioramento;
  • predisporre le analisi finanziarie;
  • adottare adeguati strumenti metodologici e informatici di controllo delle attività.

Un controllo finanziario efficace, però, passa anche dall’utilizzo dell’azienda di strumenti che riducano al minimo gli errori di contabilità, per permettere al controller di avere dei dati attendibili sui quali fare affidamento.

La compilazione della nota spese, ad esempio, è uno degli ambiti nei quali si registra il più alto numero di imprecisioni, che possono incidere parecchio sulle risorse economiche di un’impresa.

Utilizzare software che semplifichino l’intero processo digitale permette:

  • ai dipendenti, di compilare la nota spese in modo facile e veloce;
  • all’azienda, di avere un quadro più fedele delle voci di costo.

Captio, di cui siamo rivenditori e integratori ufficiali in Italia, è un’applicazione multipiattaforma che garantisce un processo digitale più efficiente, controllato ed economico rispetto a quello tradizionale cartaceo.

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Spese di rappresentanza: cosa sono, deducibilità e detraibilità IVA 2019

Le spese di rappresentanza sono quei costi che le imprese sostengono per accrescere l’immagine dell’azienda e, di conseguenza, gettare delle basi potenziali per la creazione di nuovo business.

Secondo la definizione che ne dà il DM 19/11/2008, si tratta di “spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Tali spese, in base all’art. 108, comma 2, del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) sono deducibili nel periodo di imposta di sostenimento (sempre che rispondano ai requisiti di inerenza previsti).

In questo articolo approfondiremo, nel dettaglio:

  • cosa sono le spese di rappresentanza
  • deducibilità
  • detraibilità IVA 2019

Spese di rappresentanza: cosa sono

Le spese di rappresentanza sono considerate tali quando hanno i seguenti requisiti:

  • gratuità del bene o servizio (assenza di corrispettivo o controprestazione da parte del destinatario)
  • finalità promozionali o di pubbliche relazioni
  • creazione di un beneficio economico per l’azienda (anche potenziale) o coerenza con le pratiche commerciali di settore

Alcuni esempi di spese deducibili possono essere quelle sostenute per viaggi turistici che prevedono attività promozionali di beni o servizi (e la cui produzione o scambio costituisca oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa).

Oppure, quelle per feste, ricevimenti o altri eventi di intrattenimento organizzati per: 

  • ricorrenze aziendali, festività nazionali o religiose;
  • inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’azienda;           
  • mostre, fiere, ed eventi simili, in cui sono esposti i beni e servizi prodotti dall’impresa.

Sono spese di rappresentanza deducibili anche quelle relative a beni e servizi distribuiti gratuitamente a convegni, seminari e manifestazioni simili (ad esempio, quelle per i gadget).

Queste sono solo alcune casistiche citate nel DM del 19 novembre 2008: in generale, infatti, tutte le spese aventi i requisiti sopra elencati possono essere di rappresentanza, a patto che siano opportunamente documentate.

Spese di rappresentanza 2019: deducibilità

Le spese di rappresentanza sono deducibili nell’anno in cui vengono sostenute, in modo proporzionale a seconda dei ricavi/proventi dell’azienda:

  • fino a 10 milioni di euro di ricavi: 1,5% di importo massimo deducibile;
  • da oltre 10 milioni fino a 50 milioni: 0,6% di importo massimo deducibile;
  • oltre 50 milioni: 0,4% di importo massimo deducibile.

Le spese di rappresentanza in eccedenza dovranno essere inserite nella dichiarazione dei redditi e tassate in base alle normative vigenti: non è possibile, infatti, riportare l’eccedenza nel periodo di imposta successivo.

Al contrario, le spese che riguardano beni ceduti gratuitamente (omaggi aziendali), e con valore unitario non superiore ai 50 euro, sono deducibili dal reddito nel loro intero ammontare, anche senza considerare i limiti citati poco fa.

Le spese sostenute a beneficio dei dipendenti, invece, vengono considerate inerenti all’attività se hanno finalità educative, di istruzione, ricreazione, assistenza sociale, sanitaria o di culto. In tal caso, sono totalmente deducibili dalle imposte sui redditi, nel limite del 5 per mille dell’ammontare delle spese sostenute per lavoro dipendente (risultanti dall’ultima dichiarazione dei redditi).

Deducibilità spese di vitto e alloggio

L’articolo 109 del DPR n. 917/86 (comma 5) stabilisce la deducibilità per le spese di vitto, alloggio e somministrazione di alimenti e bevande sostenute per fornitori, clienti, agenti e autorità (al di fuori di quelle dovute a manifestazioni ed eventi di promozione).

Queste spese sono considerate anch’esse di rappresentanza, ma la deducibilità è limitata al 75% del loro ammontare. Tali costi andranno, quindi, prima ridotti al 75% e poi cumulati alle altre spese di rappresentanza: il totale sarà quello deducibile (purché entro i limiti, sopra citati, relativi a ricavi/proventi).

Spese di rappresentanza: detraibilità IVA 2019

La detraibilità IVA per le spese di rappresentanza nel 2019 riprende quanto previsto dalle normative negli ultimi anni, con riferimento al Decreto Iva (DPR 633/72).

In sostanza, è ammessa la detraibilità totale delle “spese di vitto e alloggio per ospitare clienti per mostre, fiere ed eventi simili e/o per le trasferte dei propri dipendenti e/o collaboratori”.

Tuttavia, “non è ammessa la detrazione dell’IVA relativa alle spese di rappresentanza, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore ad euro 50.”

Di conseguenza, ai fini Iva, è prevista:

  • la detraibilità del 100% delle spese di rappresentanza con importo non superiore a 50 euro;
  • l’indetraibilità del 100% delle spese di rappresentanza con importo superiore a 50 euro.

Per avere sempre sotto controllo le spese aziendali, in modo efficace e intuitivo, moltissime imprese si affidano a Captio, un utile strumento che permette di digitalizzare i processi di programmazione, autorizzazione e prenotazione di viaggi e trasferte, oltre a quelli di monitoraggio, riconciliazione, contabilizzazione dei costi e archiviazione della nota spese.

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Gestione del tempo: 3 consigli per ottimizzare le attività

Rendere efficaci i processi aziendali significa gestire il tempo a disposizione al meglio per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Il mercato del lavoro è sempre più frenetico e multitasking: la tecnologia si evolve in modo costante, semplificando e velocizzando le azioni a una velocità impensabile anche solo fino a qualche anno fa.

Ecco perché, oggi, una delle esigenze più sentite dalle imprese è quella di ottimizzare le attività per:

  • evitare di sprecare tempo inutilmente
  • avere sotto controllo gli impegni e i progetti da portare a termine 
  • velocizzare i processi senza rinunciare alla qualità del lavoro

In questo articolo abbiamo individuato alcuni fattori da tenere in considerazione per una gestione del tempo e delle attività più efficace. Ecco qualche consiglio.

1) Stabilire delle priorità per pianificare il lavoro

Gli impegni quotidiani possono essere tanti, ma non tutti hanno lo stesso peso: sia in termini di importanza che di tempo da dedicare.

Pianificare le attività, ordinandole in base alle priorità, può aiutare nel seguire un programma più preciso e nell’avere sotto controllo ciò che devi fare. Certo, ci sono situazioni inaspettate che possono emergere in un secondo momento, ma proprio per questo avere un quadro definito degli impegni permette di gestire al meglio l’imprevisto e sapere come e dove inserirlo.

È possibile ragionare in due modi: una pianificazione settimanale generale, che tenga conto solo delle attività davvero imprescindibili, e una giornaliera – più specifica – dove fare il punto della situazione a inizio mattinata, creando una to-do-list degli impegni in ordine di priorità. In certi casi, può essere utile anche rivedere questa lista a metà giornata, a seconda delle nuove esigenze emerse in corso d’opera.

2) Gestione del tempo efficace: eliminare gli sprechi

Ci sono mansioni che necessitano di attenzione immediata e che vanno portate a termine il prima possibile, altre che possono essere affrontate in un secondo momento e altre ancora, invece, che si rivelano essere solo perdite di tempo.

La matrice di Eisenhower è un modello utile nella definizione di questi parametri. Dividendo un foglio in quattro quadranti, vi andranno inserite le diverse attività in base alle seguenti caratteristiche:

  • urgente e importante (crisi)
  • non urgente ma importante (opportunità)
  • urgente ma non importante (inganno)
  • non urgente e non importante (spreco)

In questo modo, risulteranno più chiari quegli elementi che rischiano di sottrarre tempo prezioso ai lavori più importanti.

Eliminare gli sprechi di tempo permette una pianificazione del lavoro più efficace e senza distrazioni. Un esercizio utile per una miglior definizione di ciò che è urgente e/o importante, può essere quello di annotare il tempo dedicato ad ogni attività, una volta portata a termine: basterà farlo per una o due settimane, in modo da avere una panoramica reale di quali sono gli impegni che occupano la maggior parte della giornata.

3) Utilizzare gli strumenti adeguati per ottimizzare i tempi

Impiegare strumenti efficaci, nel proprio lavoro, garantisce non solo una riduzione dei tempi ma anche risultati migliori.

Con l’evoluzione del digitale, molte attività possono essere semplificate e, al tempo stesso, assicurare performance nettamente migliori.

Ad esempio, digitalizzare la gestione delle trasferte e delle note spese, permette all’azienda di:

  • ridurre i tempi
  • ottimizzare le procedure
  • ridurre gli errori (e, di conseguenza, risparmiare in modo concreto)  

Rispetto al tradizionale processo cartaceo, dunque, quello digitale risulta più controllato, trasparente ed economico.

Un’efficace organizzazione del tempo passa anche dalla conoscenza delle innovazioni e dall’apertura a nuovi strumenti: per saperne di più su Captio, applicazione per smartphone e tablet di cui siamo rivenditori e integratori ufficiali in Italia, leggi qui di cosa si tratta oppure contattaci.