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App spese di viaggio: i vantaggi di una gestione efficace

La gestione delle spese di viaggio e dei rimborsi connessi risulta essere gravosa per gli uffici contabili delle imprese. La raccolta di tutti i giustificativi di spesa, la rendicontazione completa e l’attivazione del rimborso sono attività che possono richiedere addirittura settimane di lavoro alle aziende più grandi e con tante trasferte in attivo.

A supporto di queste incombenze, però, da qualche anno la tecnologia sta facendo passi da gigante. Esistono oggi software specializzati che permettono di gestire in modo automatizzato tutto questo processo: specifiche app per le spese di viaggio, integrabili nel sistema informativo e gestionale, oltre che attivabili su qualsiasi dispositivo.

Con un’app, la gestione delle spese diventa più semplice ed efficace, con diversi vantaggi per gli uffici amministrativi ma anche per dipendenti e trasfertisti.

In questo articolo vediamo di approfondire:

  • cosa sono e come funzionano le app per le spese viaggio;
  • le loro caratteristiche;
  • come sfruttarle al meglio.

Cosa sono e come funzionano le app per le spese di viaggio

Già molte aziende, soprattutto le più strutturate, utilizzano e integrano, all’interno dei propri sistemi gestionali, specifiche applicazioni per la gestione delle spese di viaggio.

Questi software fanno confluire in un unico flusso digitale la pianificazione, l’autorizzazione e la prenotazione del viaggio, oltre poi alla rendicontazione, riconciliazione e contabilizzazione di tutte le spese collegate.

Il funzionamento è facile e immediato, attraverso una semplice app: chi opera la trasferta può registrare direttamente i giustificativi delle spese, e archiviarli con una semplice foto. In questo modo il rimborso viene direttamente registrato e contabilizzato, rispettando la regolamentazione legislativa e le policy aziendali.

Le caratteristiche di un’app per spese di viaggio

Queste applicazioni, oltre a fornire un valido supporto per l’amministrazione, sono uno strumento che entra a far parte integrante dell’azienda e delle pratiche dei suoi dipendenti.

Il primo punto fondamentale che permette tutto ciò è l’elevata personalizzazione. Nell’aspetto grafico l’applicazione può, infatti, essere coordinata con i colori e il logo dell’azienda, così da risultare come uno strumento aziendale agli occhi degli utilizzatori. Questo facilita l’inserimento dell’app nelle quotidiane attività lavorative all’interno dell’azienda.

Un altro aspetto che ne agevola l’utilizzo è senz’altro la sua natura multi-device. Come accade per altre applicazioni, anche quella che riguarda la gestione delle spese di viaggio può essere installata su qualsiasi dispositivo, anche portatile. La fruizione è quindi flessibile e lascia piena libertà a chi la utilizza, agevolandone l’utilizzo fuori sede o in contesti particolarmente difficili.

L’applicazione, inoltre, può essere totalmente integrata all’interno del sistema informatico aziendale per permettere un dialogo diretto con dispositivi come stampanti e scanner. È, quindi, possibile scansionare più giustificativi di spesa, inviarli direttamente al software ed eventualmente ad altri destinatari, a seconda delle esigenze. Questo permette ulteriormente di ridurre i tempi di raccolta e rimborso delle spese di viaggio.

Passando ad aspetti più tecnici, va sottolineato che queste applicazioni possono essere anche adattate a specifiche necessità, comprese quelle più articolate. Con un supporto di programmazione, infatti, l’app può ereditare le policy aziendali, dalle più comuni alle più complesse. In questo modo la nota spese viene generata rispettando le condizioni richieste dall’azienda, proprio come se l’operazione fosse fatta manualmente. A supporto, possono essere attivati anche degli avvisi in caso di inserimenti che non rispondono alle regole prefissate.

Infine, ma non meno importante, considera sempre che l’utilizzo di questi sistemi automatizzati permette la riduzione dei documenti cartacei. Secondo le disposizioni di legge, infatti, tutti i documenti possono essere archiviati o anche gettati una volta archiviati digitalmente. L’app funge quindi anche da archivio legale protetto delle spese di viaggio inerenti l’attività.

App per spese viaggio: Captio e il valore aggiunto di Validata

Un’app per le spese di viaggio può essere uno strumento indispensabile per la gestione delle pratiche legate ai rimborsi.

Non tutte, però, sono uguali: per poter trarne il maggior beneficio, è fondamentale che siano altamente personalizzabili e che permettano l’integrazione completa con i sistemi informatici aziendali o di terze parti.

Ecco perché con Validata puoi avere una serie di vantaggi concreti, che ti permettono di sfruttare un’applicazione efficace come Captio e di aggiungere funzionalità davvero strategiche per la tua azienda.

Tra le implementazioni principali:

  • Business Intelligence, per trasformare i dati di spesa in conoscenza just-in-time, per monitorare, eseguire analisi e proiezioni, distribuirne le risultanze agli interessati;
  • gestione documentale integrata, che permette di avere pieno controllo dei giustificativi senza possibilità di errore;
  • archiviazione elettronica conservativa di tutti i documenti che per legge devono essere mantenuti dall’azienda, con un notevole risparmio nella logistica;
  • riconciliazione dei metodi di pagamento con l’app, per un tracciamento costante e preciso dei giustificativi delle spese effettuate a nome dell’azienda;
  • riconciliazione tra E-bill e giustificativi di spesa, attività complicata dalla fatturazione elettronica;
  • recupero del valore IVA, stimabile al 7,21% della spesa;
  • integrazione diretta con le buste paga, per avere un supporto completo dal sistema anche in fase di calcolo delle retribuzioni e dei rimborsi;
  • integrazione con i software di contabilità, che permette di dare continuità alle attività contabili dell’azienda oltre a migliorarle;
  • creazione di un report di dati analitici delle spese di viaggio, per fornire all’azienda una rendicontazione completa e approfondita dei costi legati alle trasferte;
  • privacy compliance.


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